Kanban-Karte. Was ist das und wie kann man es in der täglichen Arbeit eines Vertriebsmitarbeiters nutzen?

Wenn Sie in einer Vertriebsabteilung arbeiten, kann Ihre Arbeit manchmal “unsichtbar” sein. Ein Kanban-Board ist ein Werkzeug, das Ihnen helfen kann, Ihre täglichen Aktivitäten Ihren Kollegen zu zeigen, sie zu visualisieren und den Arbeitsablauf zu verbessern. Um den Begriff Kanban zu verstehen, müssen wir zurück in die Zeit des 17. Jahrhunderts Japans.

Kanban-Pläne oder Reisen in der Zeit

Das Wort “kanban” ist die Kombination der beiden japanischen Wörter „board“ und „visual sign“. Wenn man die Geschichte eines Kanban-Boards verstehen will, muss man in das Japan des 17. Jahrhunderts zurückkehren und die Straßen dieser Stadt erkunden.

Japan war nach einer Reihe von verheerenden bewaffneten Konflikten in eine Phase wirtschaftlichen Wachstums eingetreten. Die Einwohner begannen, kleine Geschäfte und Betriebe zu eröffnen, weil sie diese Situation nutzen wollten. Was hatten sie getan, um die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu erregen? Sie zeichneten sich durch die Erstellung von Werbetafeln von anderen Ladenbesitzern ab.

Eine Kanban-Karte ist daher ein “verwandter Verwandter” der handgefertigten Schilder, die den Ladenbesitzern im Japan des 17. Jahrhunderts gehörten. In dem Artikel “Handgefertigte japanische Ladenbeschilderungen vervollkommnen die Kunst der Werbung” erklärt Claire Voon, dass Ladenbeschilderungen aus Holz von lokalen Künstlern erstellt wurden, die als „Shodo“ bekannt waren. kanban-shi.

Die von den begabtesten Künstlern geschaffenen Ladenbeschilderungen vermittelten wichtige Botschaften, zum Beispiel über die Waren, die in den Geschäften erhältlich waren, oder über die Reichtümer des Besitzers. Ihr Ziel war offensichtlich: die Botschaft zu vermitteln, die von allen verstanden wurde.

Was hat ein Kanban-Board mit dem Toyota-Produktionssystem gemein?

Eine Kanban-Karte oder eigentlich ein Stück Papier, auf dem eine Nachfrage nach Produkten angegeben ist, wurde erstmals von einem jungen japanischen Ingenieur, Taiichi Ōno, verwendet, der nach dem Zweiten Weltkrieg für Toyota arbeitete.

Damals erlebte Toyota in der Automobilindustrie eine Stagnation und konnte nicht mit einem einzigen amerikanischen Unternehmen konkurrieren. Taiichi Ōno hatte Bereiche identifiziert, die zu Verlusten führten, wie beispielsweise unnötige Transportwege, Überproduktion und fehlerhafte Produktion. Anschließend wollte er eine Lösung finden, um die Produktivität zu steigern.

Am Ende verbesserte Taiichi Ōno den gesamten Prozess durch die Einführung der Lean-Produktion. Das Unternehmen wollte Überproduktion vermeiden, daher produzierte es nur solche Waren, für die tatsächlich Nachfrage bestand. Die Lean-Produktion beruhte auf der Regel, dass jeder verkaufte Artikel eine Kennzeichnung aufwies.

Wenn die Karten in exakt gleichen Mengen zurückkehrten, würden die Mitarbeiter beginnen, die benötigten Teile herzustellen. Die Karten wurden jedem verwendeten Material zugesetzt, sodass ein Signal über die Nachfrage in die gesamte Produktionshalle gelangte.

Heutzutage werden Kanban-Boards weiterhin zur Überwachung des Arbeitsablaufs verwendet, und Papierbögen werden durch Klebestifte oder digitale Tafeln ersetzt. Es gibt auch cloudbasierte Boards, die nützliche Werkzeug für die Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit sind und Teammitgliedern dabei helfen, online zu arbeiten.

Bevor Sie mehr über ein modernes Kanban-Board erfahren, sollten Sie sich mit dem Thema Kanban-Methodik beschäftigen.

Unsichtbares Arbeiten und ein Aufgabenmanagement-Tool

Sie können Fragen zu Ähnlichkeiten zwischen der Visualisierung von Arbeit, dem Produktionsprozess und Ihrer Arbeit stellen. Es stellt sich heraus, dass diese Konzepte mehr mit Ihrer täglichen Routine zu tun haben, als Sie sich vorstellen können.

Als die Informationen über die Produktion von Toyota bekannt wurden, begannen viele Branchen, einschließlich Unternehmen, die mit der Softwareentwicklung befasst sind, ähnliche Lösungen zu implementieren.

Sie wollten eine Lösung finden, um Aufgaben priorisieren und verwalten zu können sowie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen zu können. Sie suchten nach einer Lösung, die die Effizienz maximieren und Geschäftsprozesse verbessern würde.

Infolgedessen entstanden neue Projektmanagementmethoden (Scrum und Agile). Sie prägten die Form des Kanban-Systems, das in Unternehmen weltweit eingesetzt wird.

Seitdem ist die Kanban-Methode nicht nur in Produktionssystemen angewendet worden. Das Kanban-System wurde auch zur Verbesserung der Wissensarbeit eingesetzt.

Einige Quellen verwenden den Begriff “Kanban-Methodik”. Kanban University weist jedoch darauf hin, dass die Methodik nur bestimmte und definierte Bereiche umfasst, beispielsweise die Softwareentwicklung, die Aufgabenverwaltung oder das Projektmanagement. Die Universität gibt ihre eigene Definition:

“Kanban ist weder eine Methodik noch ein Prozessrahmenwerk. Vielmehr handelt es sich um eine Managementmethode oder -ansatz, der auf einen bestehenden Prozess oder eine Arbeitsweise angewendet werden sollte. Es geht niemals darum, Kanban gegenüber einer bestimmten Methodik oder einem bestimmten Rahmenwerk anzuwenden. Vielmehr handelt es sich immer um die Integration von Kanban in eine bestehende Methodik, ein bestehendes Rahmenwerk oder eine bestehende Arbeitsweise.”.

Der Ursprung der Kanban-Methode

Der offizielle Name – Kanban-Methode – wurde 2007 eingeführt, nachdem Dawid Anderson eine Präsentation gehalten hatte. Damals arbeitete er bei Microsoft und war für ein Projekt verantwortlich, das Änderungen in einem anderen Unternehmen umsetzen sollte.

“Kanban basiert auf einer sehr einfachen Idee: Die Arbeit in Vorbereitung (WIP) sollte reduziert werden, und neue Arbeit kann erst begonnen werden, wenn die aktuelle Arbeit abgeschlossen oder gestrichen ist. Eine Kanban-Karte (oder Signalkarte) gibt Ihnen ein visuelles Signal, dass Sie eine neue Aufgabe beginnen können, wenn die aktuelle Anzahl an Aufgaben nicht dem Limit entspricht. Das klingt nicht sehr revolutionär und hat anscheinend keine signifikante Auswirkungen auf die Leistung, die Kultur, die Fähigkeiten und die Reife des Teams und der Organisation. Aber das sind nur Scheinwirkungen! Kanban scheint eine kleine Änderung zu sein, doch sie verändert alles im Geschäftsleben. (…) Wir haben erkannt, dass Kanban ein Ansatz zur Veränderung der Art und Weise ist, wie wir arbeiten. (…) Das Hauptprinzip von Kanban ist, dass man mit dem beginnt, was man derzeit hat.”

Da die Kanban-Methode davon ausgeht, dass man seine Arbeit mit dem, was man gerade hat, beginnt, sollten die Änderungen in den Organisationen schrittweise erfolgen. Die Kanban-Methode basiert eher auf kleinen Änderungen als auf einer Revolution.

Wie funktioniert die Kanban-Methode?

Anderson hat bereits in einer Erläuterung der Definition der Kanban-Methode die erste Regel erwähnt. Sie sollten jedoch alle Grundsätze der Änderungsmanagement- und Servicebereitstellungsstrategien kennenlernen.

Prinzipien der Änderungsmanagement-Strategie:

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun. – Sie sollten den aktuellen Prozess in Ihrem Unternehmen verstehen und die bestehenden Rollen der Teammitglieder respektieren.
2. Einverstanden, die Verbesserung durch evolutionäre Veränderungen voranzutreiben – große Veränderungen können den Arbeitsablauf stören und Chaos verursachen,
3. Fördern von Führungsaktivitäten auf allen Ebenen – Das Kanban-System setzt voraus, dass Änderungen aus verschiedenen Quellen und auf verschiedenen Ebenen kommen können, nicht nur von SEOs oder Projektmanagern. Die Mitarbeiter verfügen über Kenntnisse in der Aufgabenverwaltung und jeder Vorschlag zählt.

Die Kanban-Methode hilft, Geschäftsprozesse zu verstehen und zu organisieren. Sie ermutigt jedoch auch Unternehmen, sich den Bedürfnissen der Kunden zu widmen und auf Dienstleistungen zu achten.

“Ihre Organisation ist eine organische Einheit, bestehend aus einem Netzwerk von Dienstleistungen, die alle leben und atmen und sich weiterentwickeln. Kundenanfragen fließen durch dieses Netzwerk von Dienstleistungen. Wenn wir die Servicequalität verbessern wollen, sollten diese Verbesserungen von einem Satz von Prinzipien geleitet werden.” – so schreibt Kanban University über die Kanban-Methode.

Die Grundsätze der Dienstleistungserbringung sind:

1. Verstehen und konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden.
2. Verwalten Sie die Arbeit, steuern Sie den Ablauf und lassen Sie die Mitarbeiter selbst organisieren.
3. Überprüfen Sie regelmäßig das Netzwerk von Dienstleistungen und Prozessrichtlinien, um die Ergebnisse zu verbessern.

Die Prinzipien wurden daher entwickelt, um den Menschen zu zeigen, dass es wichtiger ist, sich auf den Arbeitsablauf zu konzentrieren als auf die individuellen Leistungen eines Teammitglieds. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Aufgabenplanung zu optimieren, den Fortschritt zu verfolgen und Feedback zu Kundenservice oder der Arbeit der Teammitglieder zu erhalten.

Sechs Kernprinzipien des Kanban-Managements, die die Implementierung der Methode erleichtern

Wenn Sie an der Kanban-Methode interessiert sind und sich fragen, wie sie Aufgaben und mehrere Projekte verwalten kann, erfahren Sie mehr über die sechs Kernprinzipien der Kanban-Methode.

1. Visualisieren Sie den Workflow – Das Kanban-System visualisiert den Arbeitsablauf. Es legt jedoch keine einzige Vorlage für das Kanban-Board fest. Das Kanban-Board sollte jedoch die wichtigsten Punkte für Engagement und Serviceleistungen enthalten. Eine der von D. Anderson und A. Carmicheal vorgeschlagenen Ideen basiert auf der Zusammenfassung der Aufgaben, die vor dem nächsten Schritt erledigt werden müssen.
2. Arbeit im Vorfeld begrenzen (oder WiP-Limits) – wenn Sie Aufgaben begrenzen, die nur teilweise erledigt sind, beeinträchtigen Sie die Qualität der Dienstleistungen. Nach dem Prinzip der WiP-Limits verlängert sich die Lieferzeit von Produkten oder Dienstleistungen, wenn Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Stattdessen sollten Sie die Anzahl der Elemente in einem bestimmten Stadium maximieren. Eine Karte kann erst in eine weitere Stufe übergehen, wenn Ressourcen verfügbar sind (dies regelt die Ressourcenverwaltung).
3. Fließverhalten steuern – Wenn der Workflow über das Kanban-System effizient ist, maximiert er den Wert der bereitgestellten Dienstleistungen. Es gibt 4 Modelle für Latenzkosten: Dringlich, festdatumbasiert, standardmäßig und ungewiss. Latenzkosten sind Verluste, die das Ergebnis unabgeschlossener Aufgaben sind. Die Namen der Modelle helfen dabei, die Zeit zu definieren, die für die Priorisierung von Aufgaben benötigt wird.
4. Prozessrichtlinien explizit festlegen – Die Kanban-Methode ermutigt Teams, gut definierte und transparente Regeln zu erstellen, die geändert werden können. Regeln erleichtern es den Teammitgliedern, Aufgaben selbst zu organisieren.
5. Implementieren Sie Feedback-Schleifen – Wenn Sie in Ihrem Unternehmen komplexe Projekte durchführen, bietet Ihnen die Kanban-Methode die ultimative Kontrolle über das, was getan wird. Darüber hinaus erhalten Sie dank der Implementierung von Feedback-Schleifen direkten Input von Ihren Kunden und Teammitgliedern.
6. Kooperation, Evolution und Entwicklung durch Experimente – Die Methode basiert auf kontinuierlicher Verbesserung der Geschäftsprozesse. Daher wird jede Verbesserung, die Sie vornehmen, keine endenlose Fortentwicklung bedeuten. Jede Organisation muss sich weiterentwickeln.

Wie sieht ein moderner Kanban-Board aus?

Sie haben bereits erfahren, wie das Kanban-Board und das System funktionieren. Jetzt sollten Sie wissen, wie das Board aussieht und wie Sie dieses Aufgaben- und Projektmanagement-Tool in der Praxis nutzen können.

Die Kanban-Plattformen dienen dazu, die Kanban-Systeme zu visualisieren. Die Plattform zeigt einzelne Aufgaben an und ordnet sie in Spalten an, sodass die Spalten die nächsten Arbeitsschritte widerspiegeln. Allerdings können verschiedene Unternehmen und Unternehmen unterschiedliche Werkzeugsysteme für die Aufgabenverwaltung (oder Projektmanagementsoftware) implementieren.

Traditionelle Pinnwände sind mit bunten Klebestempeln ausgestattet, auf denen Informationen zu Projekten notiert werden können. Die Vertriebsteams hingegen nutzen digitale Lösungen: Aufgabenmanagementsoftware und CRM, um Aufgaben zu vergeben und zu erledigen.

Ein CRM-System und eine Aufgabenverwaltung ermöglichen es Ihnen, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren. Sie müssen lediglich klicken, um Ihre Arbeit zu beginnen, mehrere Projekte zu verwalten und Teamaufgaben zu verwalten.

Jedes Aufgabenmanagement-Tool, das auf der Kanban-Methode basiert, funktioniert ähnlich: Mit zunehmender Arbeit werden Aufgaben von links nach rechts verschoben. Neue Aufgaben erscheinen links, und wenn Sie Aufgaben erledigen, verschwinden diese rechts.

Was sind Engagementpunkte?

Kanban-Boards verwenden Messgrößen, um die Arbeit eines Teams zu veranschaulichen und den Arbeitsablauf zu verbessern.

Die Messgrößen sind:

• Zielpunkt,
• Discovery Kanban,
• Lieferpunkt, Lieferzeit oder Zykluszeit,
• Work in Progress, WiP-Limits,
• Lieferungsrate.

Der Verpflichtungspunkt ist der Moment, in dem ein Teammitglied oder eine Gruppe eine Entscheidung darüber trifft, ihre Arbeit zu beginnen oder eine neue Aufgabe anzugehen, zum Beispiel in einem Vertriebsbereich kann dies der Kontakt mit einem Kunden sein. Vor diesem Zeitpunkt können Sie auch zahlreiche Ideen oder Aktivitäten finden. Sie können als Folgendes beschrieben werden: discovery Kanban und sind mit den Aufgaben verbunden, die vor dem Verpflichtungspunkt erledigt werden müssen.

Der nächste Schritt ist die Lieferort (Lieferzeit oder Zykluszeit). Tt bezeichnet die Zeit zwischen dem Start einer Aufgabe und deren Ausführung.

Verschiedene Quellen zum Kanban weisen auf den Unterschied zwischen dem Lieferpunkt und dem Lieferpunkt für einen Kunden hin. Die Zeit, die für die Erledigung beider Aufgaben benötigt wird, kann unterschiedlich sein. Viele Spezialisten können beispielsweise mit denselben Kunden zusammenarbeiten und die Lieferzeit kann länger sein.

Die nächste Metrik ist die Arbeit in Vorbereitung Dies zeigt die Anzahl der Aufgaben, an denen Ihr Team arbeitet; was den Vertriebsteam angeht, kann diese Kennzahl die Anzahl der Kunden umfassen.

Die letzte Metrik ist die Lieferungsrate. Es handelt sich um die Zeitspanne von dem Ende des letzten Lieferpunkts bis zum nächsten Lieferpunkt.

Kanban-Boards verfügen über Aufgabenvorlagen (oder Projektvorlagen) und ein Planungs-System, das sich an den Bereichen orientieren kann, die mit bestimmten Projekten zusammenhängen. Sie können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen, wiederkehrende Aufgaben oder Unteraufgaben markieren und Aufgaben zuweisen. Jede Karte oder E-Mail-Nachricht durchläuft verschiedene Aktivitäten (Workflow). Die Spalten bedeuten weitere Schritte im Prozess, und manchmal fügen Teams neue Zeilen in die Spalten ein, um Lücken zu füllen.

Verwenden Sie eine Task-Management-Software von Salesbook und erstellen Sie Ihr eigenes Board

Die Kanban-Methode wird auch von Salesbook und seinem CRM-System (Customer Relationship Management) eingesetzt, das zusammen mit einer App die Vertriebsteams bei der täglichen Arbeit unterstützt.

Salesbook ist ein Beispiel für ein CRM-System, eine Aufgabenverwaltung und ein Team-Collaboration-Tool, das die Koordination der Arbeit der Vertriebsmitarbeiter unterstützt. Es ist auch eine App, die von einem Vertriebsmitarbeiter während eines direkten Meetings genutzt werden kann. Wie funktioniert es? Die von einem Vertriebsmitarbeiter erhobenen Informationen werden automatisch in das CRM-System übertragen.

Welche Vorteile sollte die beste Aufgabenverwaltungsoftware haben? Zum einen ermöglicht Salesbook es Ihnen, von Grund auf Ihr eigenes Dashboard zu erstellen. Zum anderen können Sie es an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen. Es wird einfacher sein, wenn Sie ein definierter Verkaufsfunken Das spiegelt den Verkaufsprozess und die Entscheidungen der Kunden wider.

Task-Management-Software in der Praxis

Salesbook ist ein umfassendes Tool, das viele Aspekte der Vertriebsteams berücksichtigt und viele wichtige Funktionen bietet. Es ist eine Aufgabenverwaltungslösung, mit der Sie Aufgabenlisten erstellen und Spalten erstellen können, die den Vertriebsprozess in Ihrem Unternehmen abbilden.

Sie können auch Spalten benennen und ihnen entsprechende Zustände zuweisen. Im folgenden Beispiel finden Sie solche Zustände wie Lead, Taken, No Contact oder Contact. Natürlich können Sie diese Namen ändern und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wenn Sie CRM- und Aufgabenmanagementsoftware von Salesbook verwenden, können Sie verschiedene Farben verwenden und diese den Statusen zuordnen (wie in der Kanban-Methode).

Sie können Verkaufsthreads (mit definierten Statusen) innerhalb jeder Spalte platzieren. Zum Beispiel können Sie einen Kunden in den Thread „Aktiv“ platzieren, was bedeutet, dass ein Vertriebsmitarbeiter mit dieser Person Kontakt aufgenommen hat. Dank dieser Organisation sehen Sie wiederkehrende Aufgaben, Fälligkeitsdaten, den geschäftlichen Wert von Transaktionen oder die Interaktion zwischen Verkäufern und Aufgaben.

Neben den Statusen können Sie die Anzahl der Themen (einer Ihrer Kunden) sehen.

Jedes Mitglied Ihres Teams hat den gleichen Zugriff auf dieses Board und das CRM. Wenn jemand bemerkt, dass ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufsprozesses fehlt, kann man ihn einfach hinzufügen.

Verwalten Sie den Arbeitsablauf und nutzen Sie Salesbook

Salesbook vereinfacht die Aufgabenverwaltung und organisiert die Arbeit der Vertriebsteams. Sie verwalten Ihre Arbeit genauso wie in der Kanban-Methode – von links nach rechts.

Als Vertriebsmanager legen Sie WiP-Limits fest, und wenn ein Verkäufer alle Phasen eines Verkaufsfunks durchlaufen muss, um einen Deal abzuschließen. Es ist eine wichtige Entscheidung, da sie darüber entscheidet, ob Sie vollständige Informationen über den Prozess erhalten oder nicht.

Ihr Board kann zusätzliche Elemente enthalten, die Ihnen helfen, Aufgaben besser zu organisieren, beispielsweise Symbole für abgesagte Meetings sowie für Gewinner- und Verliererstatus.

Sie verwenden unterschiedliche Farben, um spezielle Kunden (Verkaufsthreads) zu kennzeichnen.

Wenn Sie sich die Details in den Threads ansehen, können Sie den Namen des Unternehmens, dessen Adresse, den Namen und den Nachnamen eines Verkäufers, den Verkaufswert und weitere Informationen sehen.

Sie haben Zugriff auf alle Kundendaten und können diese in Bezug auf die Quelle der Leads, E-Mails, SMS-Nachrichten, Angebote usw. analysieren.

Zusammenfassung

Kanban- und Aufgabenplattformen helfen, die Arbeit eines Teams und den gesamten Verkaufsprozess zu visualisieren. Da ein CRM-System und ein Aufgabenmanagement-Tool von Salesbook den Verkaufsprozess in Ihrem Unternehmen abbilden können, ist es für die Verkäufer einfacher, ihn zu verstehen und effektiv zu arbeiten.

Probieren Sie Salesbook aus

Erfahren Sie, wie Salesbook Ihnen bei der Organisation von Aufgaben helfen kann. Testen Sie es einfach aus. kostenlose Demoversion.