Automatische Nachbereitung nach einem Kundengespräch. Sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf den Verkauf

Wusstest du, dass der Verkäufer in bis zu 80% Fällen fünfmal nachfassen muss, bevor er einen potenziellen Kunden zum Kauf bewegen kann? Es kommt nicht nur darauf an, dass er eine solche Nachricht versendet, sondern auch darauf, was er in den Text schreibt. Glücklicherweise kannst du dank der Automatisierung Zeit sparen, die du sonst für die Ausarbeitung der Details der Nachfassaktionen aufwenden müsstest.

Was ist ein Follow-up?

Fangen wir damit an, was ein Follow-up ist. Dabei handelt es sich um eine Nachricht an einen potenziellen Kunden, mit dem sich der Verkäufer zuvor getroffen hat. Sie enthält die wichtigsten Informationen zum Produkt oder zur Dienstleistung und fasst die Vereinbarungen zusammen, die beide Seiten getroffen haben.

Ein gutes Follow-up enthält zudem Vorschläge für die nächsten Schritte. Dies ist ebenfalls eine Form der Verkaufsunterstützung und trägt dazu bei, das Interesse an den Angeboten des Unternehmens im Hinblick auf eine zukünftige Zusammenarbeit zu wecken. Wenn der Kunde auf Ihre Nachricht antwortet, erfahren Sie darüber hinaus viel mehr über seine Bedürfnisse und Pläne.

Wenn Sie eine Folge-E-Mail versenden, sollten Sie bedenken, dass die Kommunikation mit Ihrem Kunden aus verschiedenen Gründen erschwert sein kann; daher sollten Sie sich nicht darauf beschränken, nur eine einzige Nachricht zu versenden. Leider kommt dies recht häufig vor.

Nachbereitung nach einem Kundengespräch und ihre unterschätzte Bedeutung

Einer der Gründe, warum die Bedeutung von Nachfassaktionen unterschätzt wird, ist die Annahme, dass der Kunde, sobald ein Treffen stattgefunden hat, sicherlich an dem Angebot interessiert ist und der Verkaufsprozess reibungslos verlaufen wird.

In dieser Zeit konzentrieren sich die Marketing- und Vertriebsabteilungen darauf, neue Leads zu generieren und zu betreuen, während der bereits angerufene Kunde ein wenig in Vergessenheit gerät. Das ist jedoch ein großer Fehler, wie die Daten deutlich zeigen.

Aus den verfügbaren Statistiken von IRC Sales Solutions geht hervor, dass bereits beim ersten Kontakt nur 2% Verkaufstransaktionen abgeschlossen werden können. Die jüngsten Daten von Invespcro zeigen hingegen, dass der Verkäufer in bis zu 80% Fällen fünf Mal nachfassen muss, bevor er potenzielle Kunden überzeugen kann.

Wenn dich das immer noch nicht überzeugt, spricht dich vielleicht die Information an, dass du durch Follow-ups bis zu 42% Kunden mehr zum Kauf bewegen kannst, als wenn du keine solche Nachricht versenden würdest (Daten von Invespcro).

Das Versäumen von Nachfassaktionen ist der schnellste Weg zum Verlust von Leads, deren Generierung schließlich nicht gerade billig ist.

Warum lohnt es sich, Follow-ups zu versenden?

• Du zeigst dem Kunden, dass er für dich ein wichtiger Geschäftspartner ist und dir die Zusammenarbeit am Herzen liegt.
• Indem du mit dem Kunden in Kontakt trittst, baust du Vertrauen auf und prüfst, ob er an dem Angebot interessiert ist. Außerdem sammelst du Informationen darüber, was ihn interessiert.
• Sollte ein Kunde Bedenken oder Fragen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung haben, kannst du sofort darauf reagieren. So erhält dein Geschäftspartner genau die Informationen, die er gerade benötigt. Das ist in jeder Phase des Verkaufsprozesses wichtig.
• Das Versenden von Follow-ups ist nicht schwer, vor allem wenn Sie Automatisierungsfunktionen nutzen, die diesen Vorgang vereinfachen können.

• Wenn der Geschäftspartner beschäftigt war, erinnern Sie ihn daran, welche Vorteile er durch die von Ihnen vorgeschlagene Lösung hat. Auf diese Weise können Sie seine Kaufentscheidung beschleunigen.
• Manchmal kommen Nachrichten nicht an oder landen im Spam-Ordner. Der Kunde ist möglicherweise gerade im Urlaub oder an einem Ort, an dem er keinen Internetzugang hat. Es lohnt sich, etwas Geduld zu haben und die Nachricht erneut zu senden.
• Wenn du Nachfassaktionen durchführst, bist du besser als deine Konkurrenz. Ganze 44% Verkäufer geben nach dem ersten Kontakt mit dem Kunden auf (Daten von Invespcro), während nur 8% Nachfassaktionen versenden (Daten von IRC Sales Solutions).

Wie oft sollte man Follow-ups versenden?

Du weißt bereits, dass es sich lohnt, Follow-ups zu versenden, aber wie oft sollte man das tun? Leider gibt es keine einheitliche Lösung, die für alle gilt.

Vieles hängt von der Größe des Unternehmens ab – kleine Unternehmen arbeiten in der Regel mit kleineren Marktteilnehmern zusammen, was meist zu einer begrenzten Anzahl von Nachfassaktionen führt. Für jeden der Partner zählt die Zeit, und sie wollen sich keine unnötigen Verzögerungen leisten.

Bei großen Konzernen kann es anders sein – dort kommt es wahrscheinlich erst nach mehreren Dutzend Follow-ups zum Abschluss der Transaktion.

Einerseits darf man die Nachfassaktionen nicht vergessen, andererseits sollte man jedoch bedenken, dass man es auch nicht in die andere Richtung übertreiben darf.

Es liegt auf der Hand, dass du als Vertriebsmitarbeiter ständig mit mehr als einer Person in Kontakt stehst und dein E-Mail-Postfach vor Nachrichten aus allen Nähten platzt. Bevor du also damit beginnst, automatisch Follow-ups zu versenden, vergewissere dich, dass der Kunde sich nicht bereits bei dir gemeldet hat. Andernfalls wirkst du unprofessionell.

Die Phasen des Verkaufstrichters und das Versenden von Follow-ups

Was dir bei der Festlegung der Häufigkeit von Follow-ups helfen kann, ist der Verkaufstrichter. Da du im Vertrieb tätig bist, weißt du wahrscheinlich bereits, was ein Conversion-Trichter ist, aber dir ist vielleicht nicht bewusst, wie wichtig es ist, seine Funktionsweise zu verstehen. Weißt du wirklich, was sich im Trichter befindet und was in den verschiedenen Phasen geschieht?

Vertriebs-Leads sind nicht nur Modelle, die zur Planung von Marketingmaßnahmen verwendet werden. Erfahren Sie, wie Sie sie nutzen können, um wirkungsvolle Folgekontakte zu versenden.

Was ist ein Verkaufstrichter und wie kann er Ihnen helfen?

Der Verkaufstrichter (auch als Konversionstrichter oder Kauftrichter bekannt) ist eine Metapher, die den Verkauf veranschaulicht, d. h. das Verhalten der Kunden sowie die Schritte, die ein Unternehmen nacheinander unternehmen sollte, um eine Transaktion abzuschließen.

Verkaufstrichter sind keine Einheitslösung, sondern sollten individuell gestaltet werden, je nach den Besonderheiten und der Art des Unternehmens. Sie sind ein gutes Mittel, um eine Handlungsstrategie zu entwickeln und die Konversionsrate zu steigern.

Wenn der Verkaufstrichter in Ihrem Unternehmen gut aufgebaut ist, können Sie leichter erkennen, wann es sinnvoll ist, Follow-ups an potenzielle Kunden zu versenden. Die Klassifizierung der Leads hilft dir dabei, sie besser kennenzulernen, und die Conversion-Analyse verschafft dir ein besseres Verständnis dafür, wie deine Geschäftspartner denken und warum sie sich in den verschiedenen Phasen des Trichters so und nicht anders verhalten.

Wie sieht der Verkaufstrichter in der Praxis aus und welche Prozesse laufen in den einzelnen Phasen ab? Das erfahren Sie im weiteren Verlauf des Artikels.

Warum lohnt es sich, den Verkaufstrichter zu berücksichtigen, bevor du eine Folge-E-Mail versendest?

Wir unterscheiden verschiedene Phasen des Verkaufstrichters, über die wir bereits ausführlicher in unserem Blog berichtet haben. An dieser Stelle konzentrieren wir uns daher nur auf die wichtigsten Informationen und fassen diese kurz zusammen.

Nach dem allgemeinen AIDA-Modell besteht der Verkaufstrichter aus den folgenden Stufen: Attention, Interest, Desire und Action, was aus dem Englischen übersetzt so viel bedeutet wie Aufmerksamkeit, Interesse, Kaufanreiz und Handlung.

Dies ist jedoch nicht das einzige bekannte Modell eines allgemeinen Verkaufstrichters.

Wir unterscheiden außerdem das ToFu-MoFu-BoFu-Modell (aus dem Englischen: oberer, mittlerer und unterer Teil des Verkaufstrichters), das den Verkaufstrichter in drei Ebenen unterteilt, deren Bezeichnungen sich auf die Struktur beziehen.

So sehen allgemeine Konversionstrichter und ihre Modelle aus. Ein speziell für die Umsetzung eines bestimmten Verkaufsprozesses konzipierter Verkaufstrichter besteht hingegen aus den folgenden Phasen:

1. Blei,
2. Kontakt,
3. Qualifikation,
4. Präsentation,
5. Angebot,
6. Verhandlungen,
7. Vertrag.

In jeder Phase des Verkaufstrichters lohnt es sich, darauf zu achten, was und wie Sie Ihren Kunden über Ihre Produkte und Dienstleistungen mitteilen. Warum ist das so wichtig?

Indem du Art, Form und Häufigkeit der Kommunikation an die jeweilige Phase des Trichters anpasst, versendest du keine Nachrichten ins Leere. Du überlegst dir stets, welche Informationen der Kunde bereits über dein Produkt oder deine Dienstleistung hat und was er noch wissen sollte. Sie gewinnen Erkenntnisse darüber, in welcher Phase des Entscheidungsprozesses sich Ihr Kunde befindet. Dadurch fällt es Ihnen leichter einzuschätzen, wie viele weitere Follow-ups Sie versenden sollten, um ihn zu überzeugen.

Was passiert in den einzelnen Phasen des Verkaufstrichters?

Wir möchten kurz noch einmal zusammenfassen, was im vereinfachten Modell des Verkaufstrichters geschieht.

Die Spitze des Verkaufstrichters (engl. „Top of the Funnel“) umfasst alle potenziellen Kunden, an die Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen richten können. Dies ist der Zeitpunkt für die Lead-Generierung. In der Regel werden potenzielle Kunden in dieser Phase durch Marketingmaßnahmen angesprochen, woraufhin eine Kontaktaufnahme und die Einstufung der Leads erfolgt.

Mitte des Verkaufstrichters (z j. ang. Mitte des Trichters) bis hin zur Weckung des Interesses. In dieser Phase zeigen die Kunden bereits ein vorläufiges Interesse an Ihrem Angebot, prüfen aber auch die Angebote der Konkurrenz.

Sie brauchen also einen zusätzlichen Anreiz von Ihrer Seite in Form von Kontaktaufnahme, kostenlosen Proben, Rabatten und wertvollen Inhalten auf Ihrer Website. Das ist eine Chance, sich von Ihrer besten Seite zu präsentieren und ein Angebot zu unterbreiten, das sich von den anderen Angeboten auf dem Markt abhebt.

Der untere Teil des Verkaufstrichters (aus dem Englischen: „bottom of the funnel“) – In dieser Phase kommt es zum Abschluss der Transaktion. In diese Phase des Trichters gelangen bereits konkrete Kunden, die tatsächlich an Ihrem Angebot interessiert sind. Jeder von ihnen verfügt bereits über Kenntnisse zu Ihrem Angebot, die er durch verschiedene Maßnahmen Ihres Unternehmens erworben hat.

In dieser Phase ist es an der Zeit für professionellen Kundenservice – Ihre Geschäftspartner stehen kurz davor, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden. Sie brauchen nur noch einen Anstoß, der sie zum Kauf bewegt.

Wenn Sie sich von Ihrer besten Seite präsentieren und sich als Experte profilieren, der sich mit den Bedürfnissen Ihrer Kunden auskennt und ihnen die richtigen Lösungen empfehlen kann, stehen die Chancen gut, dass der Vertrag zustande kommt.

Wenn du Termine planst, erscheine pünktlich und sei gut vorbereitet. Nimm jedes Mal Kontakt mit dem Kunden auf, wenn du das Gefühl hast, dass er bestimmte Aspekte der Dienstleistung möglicherweise nicht versteht. Vergiss nicht, wie wichtig Nachfassaktionen sind. Danach bleiben dir nur noch die Maßnahmen nach dem Verkauf.

Du weißt bereits, wie ein Verkaufstrichter aufgebaut ist und wie sich Kunden in den einzelnen Phasen verhalten können. Damit dieses Wissen zu deinem Erfolg führt, musst du jedoch bedenken, dass regelmäßiger Kontakt mit dem Kunden und das Versenden von Follow-ups von enormer Bedeutung sind. Leider kann es beim Verfassen dieser Nachrichten leicht zu Fehlern kommen.

Die größten Fehler beim Versenden von Follow-ups

• Du machst dir keine Gedanken darüber, wie der Verkaufsprozess in deinem Unternehmen abläuft. Dir ist zwar bewusst, dass es so etwas wie einen Verkaufstrichter gibt und dass es sinnvoll ist, die Nachrichten an den potenziellen Kunden anzupassen, aber für dich ist das Zeitverschwendung, weil du immer zu wenig Zeit hast. Oft schreibst du solche Nachrichten in Eile. Du hast zwar eine vorgefertigte Vorlage, verwendest diese aber, ohne sie in irgendeiner Weise zu personalisieren.
• Du verschickst überhaupt keine Follow-ups. Es kommt vor, dass du mit einem Kunden vereinbarst, ihm eine Zusammenfassung des Treffens zu schicken, aber du bist so beschäftigt, dass du das oft vergisst.Du hältst deine Versprechen nicht ein, was dem Kunden das Gefühl gibt, dass man sich nicht auf dich verlassen kann. Wie soll er sich also für etwas engagieren, wenn er nicht sicher ist, dass er auf dich zählen kann?

• Du passt den Inhalt deiner Nachrichten nicht an die jeweilige Phase des Verkaufsprozesses an, formulierst zu allgemein, und der Kunde ist sich nicht sicher, was du eigentlich vermitteln möchtest. Deine Nachrichten sind unklar, man kann ihnen nichts entnehmen. Um sicherzustellen, dass Sie sich mit dem Kunden verstehen, formulieren Sie das Ziel der Nachricht immer auf einfache Weise.
• Du gehst nicht auf das letzte Treffen ein und beachtest den Betreff der E-Mail nicht, wodurch alle Nachrichten im Posteingang des Kunden gleich aussehen. Daher kann er möglicherweise nicht erkennen, welche davon wichtiger sind.
• Sie nutzen keine Automatisierungsfunktionen, die Ihre Arbeit optimieren und Ihnen dabei helfen könnten, Folge-E-Mails zu versenden, die den Aufbau von Kundenbeziehungen fördern.

Wie versendet man automatische Follow-ups mit Salesbook?

Moderne Tools zur Vertriebsautomatisierung können Ihre Arbeit beschleunigen. Unseren Informationen zufolge verbringen fast 30% Vertriebsmitarbeiter täglich eine Stunde damit, Statistiken manuell in das System einzugeben.

Wenn man dazu noch die Zeit hinzurechnet, die man für das Verfassen von Zusammenfassungen und Folge-E-Mails nach den Besprechungen aufwendet, verlängert sich dieser Zeitaufwand erheblich.

Bei der Nutzung der Salesbook-App, die unterstützt die Arbeit von Vertriebsmitarbeitern und ganzen Vertriebsabteilungen, kannst du dir im Voraus Nachrichtenvorlagen erstellen und diese bei Bedarf verwenden.

Gewinnen Sie Zeit durch Automatisierung

Da Sie die Inhalte bereits im Vorfeld erstellen, müssen Sie nach dem Kundengespräch lediglich die erforderlichen Dateien anhängen, da alle Informationen bereits im System vorliegen. Die Erstellung eines automatischen Follow-ups dauert daher nur einen Augenblick.

Du kannst Follow-up-Listen erstellen und je nach Situation diejenige auswählen, die du gerade verwenden möchtest.

Sie können den Inhalt der Folge-E-Mails beliebig ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Außerdem können Sie Anhänge hinzufügen, die Ihre Botschaft ergänzen.

Wenn du eine fertige Nachrichtenvorlage hast, kannst du diese immer wieder verwenden. So sparst du Zeit, da du den Text nicht jedes Mal neu verfassen musst. Wenn du der Vorlage ein individuelles Symbol hinzufügst, findest du die gewünschte Vorlage schneller wieder.

Überprüfe, ob dein Team Follow-ups versendet

Wenn Sie als Manager sicherstellen möchten, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter die Nachfassaktionen nicht vergessen, können Sie diese in den Verkaufstrichter integrieren. So können Sie sehen, was in dieser Phase geschieht und ob die Anzahl der Nachfassaktionen ausreichend ist. Außerdem erfahren Sie, ob es in Ihrem Vertriebsteam einen Vertriebsmitarbeiter gibt, der diese nicht versendet.

Du kannst jederzeit die Details zu den durchgeführten Follow-ups sowie Notizen, Aufgaben und die Häufigkeit der Treffen einsehen.

Im Vertrieb steht oft viel auf dem Spiel. Wenn du das Gefühl hast, dass du dich bereits in der letzten Phase des Verkaufstrichters befindest und der Kunde trotz deiner Follow-up-Nachrichten nicht antwortet, kannst du noch einmal an dich erinnern.

Automatische SMS versenden

Bevor du anrufst – richte im System eine entsprechende SMS ein. Das ist eine gute Lösung, die man von Zeit zu Zeit anwenden kann. Erinnere den Kunden auf subtile Weise daran, dass du ihm einige Vorschläge unterbreitet hast, um ihm zu verstehen zu geben, dass es an der Zeit ist, weitere Schritte zu unternehmen.

Zusammenfassung

Als engagierter Verkäufer verbringst du jeden Tag viele Stunden damit, einen Abschluss zu erzielen, und kümmerst dich dabei um jede einzelne Phase des Verkaufstrichters.

Du weißt, wie wichtig der Aufbau von Kundenbeziehungen für den Verkaufsprozess ist, und deshalb bemühst du dich, deinen Geschäftspartnern in jeder Phase des Kontakts das Gefühl zu vermitteln, dass dir ihr Kundenerlebnis am Herzen liegt.

Das Versenden von Follow-ups kann Ihnen dabei helfen, die von Ihnen angestrebten Verkaufsziele zu erreichen und gute Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern zu pflegen. Wenn Sie moderne Automatisierungstools nutzen, verschwenden Sie keine Zeit mit sich wiederholenden und mühsamen Aufgaben.

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Salesbook ist ein gutes Tool, mit dem Sie potenzielle Kunden besser ansprechen, effektive Follow-ups planen und deren Versand automatisieren können.

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