Kanban-Tafel. Was ist das und wie lässt sie sich im Arbeitsalltag eines Verkäufers einsetzen?

Wenn du im Vertrieb arbeitest, kann es vorkommen, dass deine Arbeit manchmal „unsichtbar” ist. Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug, das dir nicht nur dabei helfen kann, deine Arbeit visuell darzustellen, sondern auch deren Ablauf zu optimieren. Um zu verstehen, was Kanban ist, begeben wir uns auf die Straßen des Japans des 17. Jahrhunderts.

Kanban-Tafeln – eine Zeitreise

Der Begriff „Kanban” ist eine Zusammensetzung aus zwei japanischen Wörtern, die „Tafel“ und „visuelles Signal“ bedeuten. Um seine Geschichte zu verstehen, lohnt es sich, viele Jahrhunderte in die Vergangenheit zu reisen, bis in die Anfänge des 17. Jahrhunderts. Damals trat Japan nach einer Zeit verheerender bewaffneter Konflikte in eine Phase des Wirtschaftswachstums ein. Die Einwohner begannen, diese Situation zu nutzen und kleine Geschäfte zu eröffnen. Was taten sie, um die Aufmerksamkeit der Kunden auf sich zu lenken? Sie mussten sich mithilfe von Schildern von anderen Ladenbesitzern abheben.

Das Kanban-Schild ist also eine „entfernte Verwandte” der handgefertigten Schilder, die man an den kleinen Läden und Werkstätten im Japan des 17. Jahrhunderts sah. In dem Artikel „Handcrafted Japanese Shop Signs Perfected the Art of Advertising” erklärt Claire Voon, dass die Inhaber kleiner Geschäfte die Anfertigung dieser Schilder lokalen Künstlern in Auftrag gaben, die als Kanban-shi, die sie aus Holz herstellten.

Die Schilder der begabtesten Künstler vermittelten mithilfe von Verzierungen und Skulpturen Informationen darüber, welche Waren im Laden erhältlich waren und ob es dem Besitzer gut ging. Dabei ging es darum, dass ihre Botschaft klar und für alle verständlich war.

Was hat eine Kanban-Tafel mit Toyota zu tun?

Die Kanban-Tafel – oder besser gesagt, zunächst ein einfaches Blatt Papier, das dazu diente, die Nachfrage nach Produkten anzuzeigen und nachzuverfolgen – wurde von dem jungen japanischen Ingenieur Taiichi Ōno eingeführt, der nach dem Zweiten Weltkrieg für Toyota arbeitete.

Toyota befand sich damals in einer Stagnationsphase in der Automobilindustrie und konnte mit keinem amerikanischen Konkurrenten mithalten. Taiichi Ōno identifizierte zunächst Bereiche, die mit Verlusten verbunden waren, z. B. unnötiger Transport, unnötige Bewegungen, Überproduktion oder fehlerhafte Produktion, und suchte anschließend nach einer Lösung für das Problem.

Letztendlich optimierte Taiichi Ōno den Produktionsprozess bei Toyota durch das sogenannte „Lean Manufacturing“ – auf Englisch „lean manufacturing“. Um Überproduktion zu vermeiden, produzierte das Werk nur das, was der tatsächlichen Nachfrage entsprach. Lean Manufacturing basierte auf Kanban-Karten, was bedeutete, dass jedem verkauften Teil eine solche Karte beigelegt wurde.

Erst wenn die Karten wieder in die Produktion zurückkehrten – und zwar in einer bestimmten Stückzahl –, wurde mit der Fertigung des benötigten Teils begonnen. Den Karten wurden zudem alle verwendeten Materialien beigefügt, was bedeutete, dass die Bedarfsmeldung die gesamte Produktionskette durchlief.

Heutzutage werden Kanban-Tafeln auch zur Überwachung des Arbeitsablaufs eingesetzt, wobei Papierkarten durch Haftnotizen und physische oder digitale Kanban-Tafeln ersetzt werden. Beispielsweise können Cloud-Kanban-Tafeln dazu beitragen, dass Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Bevor du erfährst, wie ein modernes Kanban-Board aussehen kann, solltest du dich zunächst etwas näher mit der Methode selbst befassen.

Arbeit, die für das Auge nicht wahrnehmbar ist

Vielleicht fragst du dich, was die Visualisierung von Arbeitsabläufen und Produktionsprozessen mit deiner Arbeit zu tun hat? Es stellt sich heraus, dass der Zusammenhang größer sein könnte, als du denkst, und dass der Einsatz von Kanban-Tafeln viele Arbeitsabläufe optimiert.

Als die Produktionsmethoden bei Toyota für Aufsehen sorgten, versuchten viele Branchen, darunter auch die Softwareentwicklung, ähnliche Ansätze bei sich einzuführen, um verschiedene Prozesse zu optimieren. Es entstanden neue Projektmanagementmethoden wie Scrum oder Agile, die die spätere Entwicklung der Kanban-Methode beeinflussten.

Sie betraf nicht mehr nur den Produktionsprozess. Sie wurde auch zu einer Methode zur Optimierung der geistigen Arbeit (im Englischen – Wissensarbeit, d. h. ins Polnische übersetzt: unsichtbar, für das Auge nicht wahrnehmbar), die von geistig Beschäftigten ausgeübt wird.

Die Kanban-Methode und ihre Anfänge

Der offizielle Name – die Kanban-Methode – wurde 2007 eingeführt, nachdem David J. Anderson während seiner Tätigkeit bei Microsoft einen Vortrag gehalten und an einem Veränderungsprojekt in einem anderen Unternehmen mitgewirkt hatte.

Anderson beschreibt die Kanban-Methode wie folgt:

„Kanban basiert auf einer sehr einfachen Idee: Die Menge der laufenden Arbeiten (Work in Progress – WIP) sollte begrenzt werden, und neue Arbeiten dürfen erst dann begonnen werden, wenn die aktuell ausgeführte Arbeit abgeschlossen oder storniert wurde. Kanban (oder die Signalkarte) sorgt dafür, dass ein visuelles Signal erscheint, das anzeigt, dass mit einer neuen Aufgabe begonnen werden kann, sobald die aktuelle Anzahl der Aufgaben das Limit nicht mehr erreicht. Das klingt nicht besonders revolutionär und hat auf den ersten Blick keinen nennenswerten Einfluss auf die Produktivität, die Kultur, die Fähigkeiten und die Reife des Teams und der Organisation. Aber der Schein trügt! Kanban scheint eine kleine Veränderung zu sein, und doch verändert es alles im Geschäftsleben. (…) Wir haben erkannt, dass Kanban ein Ansatz zur Veränderung der Führungsweise ist. (…) Das Hauptprinzip von Kanban ist, dass man mit dem beginnt, was man gerade hat.”.

Da das Kanban-System darauf basiert, mit dem zu beginnen, was gerade ansteht, werden Veränderungen in der Organisation schrittweise umgesetzt. Die Kanban-Methode beruht eher auf evolutionären Veränderungen als auf einer Revolution. Beginnen wir mit der Theorie.

Wie funktioniert die Kanban-Methode?

Bei der Erläuterung der Grundlagen der Kanban-Methode hat Anderson bereits teilweise eines der Prinzipien angesprochen, auf denen die Methode basiert und das im Folgenden als erstes vorgestellt wird. Es lohnt sich jedoch, auch die übrigen Prinzipien kennenzulernen. Die Prinzipien der Kanban-Methode betreffen sowohl das Änderungsmanagement als auch die Dienstleistungserbringung.

Grundsätze des Veränderungsmanagements in der Kanban-Methode:

1. Fang mit dem an, woran du gerade arbeitest – Es geht darum, die aktuellen Abläufe im Unternehmen zu verstehen und die Rollen der daran beteiligten Personen zu respektieren.
2. Einvernehmliches Einverständnis, auf dem Weg der Evolution Veränderungen anzustreben – Große Veränderungen, die überstürzt eingeführt werden, können den Arbeitsablauf des Teams stören und Chaos verursachen.
3. Eine Führungsrolle übernehmen – unabhängig von der Position, die man innehat – Die Kanban-Methode geht davon aus, dass Veränderungen aus jeder Quelle kommen können, nicht nur „von ganz oben”, und dass die Mitarbeiter wissen, was funktioniert und was noch verbessert werden könnte. Selbst kleine Vorschläge sind von Bedeutung.

Kanban hilft dabei, die Prozesse in einem Unternehmen zu verstehen und zu strukturieren, regt aber auch dazu an, den Fokus auf die Kundenbedürfnisse zu legen und dienstleistungsorientiert zu arbeiten.

„Ihre Organisation ist wie ein lebendiger Organismus, der aus einem Netzwerk von Dienstleistungen besteht, die leben, atmen und sich weiterentwickeln. Die Kundenanforderungen fließen durch dieses Netzwerk von Dienstleistungen. Wenn wir die Umsetzung und Bereitstellung von Dienstleistungen verbessern wollen, sollte der Verbesserungsprozess durch eine Reihe von Grundsätzen geleitet werden” – so beschreibt die Kanban University die Kanban-Methode.

Die Grundsätze der Leistungserbringung nach der Kanban-Methode lauten wie folgt::

1. Konzentriere dich auf die Bedürfnisse deiner Kunden und versuche, sie zu verstehen.
2. Verwalten Sie die Arbeit und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich selbstständig darauf einzustellen.
3. Überprüfen Sie regelmäßig das Dienstleistungsangebot und die damit verbundenen Richtlinien. Optimieren Sie die Ergebnisse.

Die Grundsätze wurden unter anderem entwickelt, um zu verdeutlichen, dass es wichtiger ist, die Arbeitsabläufe zu beobachten, als sich auf die individuelle Arbeit zu konzentrieren. Nur so lässt sich die Arbeit optimieren und wichtiges Feedback zur Betreuung von Geschäftspartnern oder zur Teamarbeit gewinnen. Jede Organisation, die nach der Kanban-Methode arbeitet, wendet nicht nur die oben genannten Grundsätze an, sondern konzentriert sich auch auf die praktische Umsetzung.

6 Kanban-Praktiken, die die Einführung der Methode erleichtern

Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren und sich fragen, inwieweit der Einsatz einer Kanban-Tafel und eines dieser Methode entsprechenden Arbeitsablaufs Ihr Team unterstützen könnte, lernen Sie die 6 Kanban-Praktiken kennen, die deren Umsetzung ermöglichen.

1. Visualisierung der Arbeit – Die Verwendung einer Kanban-Tafel dient der Visualisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Kanban schreibt kein einheitliches Design der Tafel vor, diese sollte jedoch die wichtigsten Meilensteine und Liefertermine enthalten. Eine der Ideen, die D. Anderson und A. Carmichael in ihren Ausführungen zum Kanban-Board vorschlagen, lautet, die Maßnahmen zusammenzufassen, die ergriffen werden müssen, damit das Team zur nächsten Phase übergehen kann.
2. Begrenzung der laufenden Arbeiten, Begrenzung der WIP-Mengen – (auf Englisch: „Limit Work in Progress“, WiP-Limits) Die Begrenzung der Anzahl teilweise erledigter Aufgaben trägt zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität bei, da die gleichzeitige Arbeit an mehreren Aufgaben die Lieferzeit eines Produkts oder einer Dienstleistung verlängert. Kanban basiert darauf, die maximale Anzahl von Elementen in einer bestimmten Phase festzulegen. Eine Karte kann erst dann in die nächste Phase übergehen, wenn Ressourcen für die weitere Bearbeitung verfügbar sind.
3. Workflow-Management – (auf Englisch: „Manage Flow“) Ein reibungsloser Arbeitsablauf im Kanban-System maximiert den Wert der erbrachten Dienstleistung. Kanban unterscheidet in diesem Zusammenhang vier Modelle von Verzögerungskosten: dringend, mit festem Termin, standardmäßig, ungewiss. Verzögerungskosten sind Verluste, die durch unvollendete Aufgaben entstehen, und die Definition dieser Modelle kann zur Festlegung von Aufgabenprioritäten dienen.
4. Erstellung eines Katalogs gemeinsamer Grundsätze – (im Englischen: „Explicit Policies“) – dabei geht es in diesem Fall nicht um Anweisungen zur Ausführung der Arbeit durch einzelne Teammitglieder. Kanban regt dazu an, klar definierte und transparente Regeln zu erstellen, die geändert werden können und der Selbstorganisation dienen.
5. Aufbau eines Mechanismus für den Informationsrückfluss – (auf Englisch: „Implement Feedback Loops“) – Die kontinuierliche Beobachtung von Veränderungen in Ihrem Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, und Kanban legt den Schwerpunkt darauf, wie wichtig es ist, Feedback sowohl von Kunden als auch von Ihrem Team zu erhalten.
6. Zusammenarbeit, Weiterentwicklung und Fortschritt durch Experimente – Kanban basiert auf der kontinuierlichen Verbesserung, das heißt, die Verbesserungen, die Sie in Ihrem Unternehmen einführen, werden niemals enden, da sich keine Organisation der Weiterentwicklung entziehen kann.

Wie sieht eine moderne Kanban-Tafel aus?

Du weißt bereits, wie das Kanban-System theoretisch funktioniert und wozu eine Kanban-Tafel dient. Jetzt ist es an der Zeit, herauszufinden, wie man mithilfe der Tafel einen bestimmten Prozess visuell darstellen kann.

Gerade mithilfe einer Kanban-Tafel wird meist grafisch veranschaulicht, wie Kanban-Systeme funktionieren. Die Tafel bildet einzelne Aufgaben ab und ordnet sie mithilfe visueller Signale in Spalten an. Die Spalten entsprechen den einzelnen Arbeitsschritten.

An den Pinnwänden befinden sich bunte Zettel, auf denen Projekte oder Aufgaben notiert werden, während die Mitglieder des Vertriebsteams ein modernes CRM-System nutzen.

Das CRM-System ermöglicht die Automatisierung – ein Wisch und ein Klick genügen, um das Dashboard zu starten und den Arbeitsablauf zu steuern.

Allen Aufgaben ist ein gemeinsamer Funktionsmechanismus zugrunde gelegt – das Verschieben der Arbeit von der linken zur rechten Seite der Kanban-Tafel. Auf der linken Seite erscheinen neue Aufgaben, während sie auf der rechten Seite der Tafel verschwinden, sobald die Dienstleistung an die Kunden geliefert wurde.

Ein paar Worte zu den Verpflichtungszielen

Kanban-Tafeln nutzen verschiedene Kennzahlen, um den Arbeitsablauf zu optimieren und zu veranschaulichen, wie ein bestimmtes Team arbeitet. Dazu gehören:

• Verpflichtungspunkt (engl. „commitment point“),
• Kanban entdecken (auf Englisch: „Discovery Kanban“),
• Lieferort (engl. „delivery point“ oder „lead time“),
• Darstellung des Arbeitsfortschritts und der Arbeitsgrenzen (engl. „Work in Progress“, WiP),
• Lieferquote (engl. „delivery rate“).

Verpflichtungspunkt bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein Teammitglied oder das Team beschließt, mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe zu beginnen; im Vertrieb ist dies beispielsweise die Kontaktaufnahme mit einem Kunden. Vor diesem Punkt kann sich auf dem Kanban-Board ein Pool mit Ideen oder anderen Maßnahmen befinden. Diese können wie folgt definiert werden: Discovery-Kanban und beziehen sich ausschließlich auf die Aufgaben, die vor dem Verpflichtungszeitpunkt zu erfüllen sind.

Eine weitere Angabe, die auf der Tafel zu finden ist, ist Lieferort. Das ist die Zeit zwischen der Übernahme eines Auftrags und dessen Fertigstellung.

Verschiedene Quellen zum Thema Kanban unterscheiden zudem zwischen dem Lieferpunkt und Lieferort beim Kunden, da die Bearbeitungszeit in beiden Fällen unterschiedlich sein kann. So kann es beispielsweise vorkommen, dass an einem Kunden mehrere Mitarbeiter arbeiten, was sich auf die Bearbeitungszeit der Dienstleistung auswirkt.

Die nächste Metrik ist Laufende Arbeiten (WiP) Das ist die Anzahl der Aufgaben, an denen das Team arbeitet. Im Falle des Vertriebsteams handelt es sich dabei um die Anzahl der Kunden.

Den Arbeitsablauf veranschaulicht auch der letzte Indikator, nämlich Lieferindex (auf Englisch: „delivery rate“). Dies ist die Zeit, die vom Abschluss des letzten Lieferpunkts bis zum nächsten gemessen wird.

Kanban-Tafeln werden zudem um Aufgaben ergänzt, die unterschiedliche Themen haben und verschiedene Bereiche betreffen können. Die Aufgaben werden meist in Form von Karten oder sogenannten Tickets dargestellt und durchlaufen zahlreiche Aktivitäten. Dies wird als Arbeitsablauf (im Englischen „Workflow“) bezeichnet. Die Spalten stehen für die einzelnen Schritte im Prozess; oft fügen Teams auch weitere Zeilen hinzu, um den Ablauf zu vervollständigen.

Erstellen Sie mit Salesbook eine Kanban-Tafel

Diese Vorgehensweise und diese Art von Kanban-Tafeln werden vom CRM-System von Salesbook genutzt (CRM ist ein Akronym für die englischen Begriffe „Customer Relationship Management“, was ins Polnische übersetzt ein System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen bedeutet), das entwickelt wurde, um das gesamte Vertriebsteam bei der täglichen Arbeit mit den Kunden zu unterstützen.

Salesbook ist sowohl eine CRM-Software als auch eine App, die Vertriebsmitarbeiter an jedem beliebigen Ort während eines Kundengesprächs nutzen können. Die Informationen, die der Vertriebsmitarbeiter in die App eingibt, werden direkt auch im CRM-System gespeichert. Konzentrieren wir uns jedoch zunächst auf die Erstellung eines Kanban-Boards.

Beginnen wir mit dem Dashboard selbst und der Tatsache, dass Salesbook dessen Funktionsweise in seinem System nutzt. Das bedeutet, dass du beim Arbeiten im CRM-System dein Dashboard von Grund auf neu erstellen kannst. Darüber hinaus kannst du sie genau an die tatsächlichen Arbeitsabläufe deines Vertriebsteams anpassen. Das wird dir leichter fallen, wenn du bereits Verkaufstrichter, der den Prozess widerspiegelt und auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten ist.

CRM-System und Darstellung des Arbeitsablaufs

Beginnen Sie die Arbeit an Ihrem Kanban-Board damit, den Arbeitsablauf darzustellen. Mit Salesbook können Sie gemeinsam mit unserem Spezialisten Spalten erstellen, die die Phasen des Verkaufsprozesses in Ihrem Unternehmen am besten widerspiegeln, und diesen bestimmte Status zuweisen. Im folgenden Beispiel sind die Status unter anderem: Lead, in Bearbeitung, kein Kontakt oder Kontakt (Verkauf). Selbstverständlich kannst du die Bezeichnungen beliebig ändern, damit sie optimal zu den Abläufen in deinem Unternehmen passen.

Im CRM-System von Salesbook kannst du, genau wie bei anderen Kanban-Tafeln, Farben verwenden und diese bestimmten Status zuordnen.

In jeder Spalte ordnest du Verkaufsthreads zu, die den von dir festgelegten Statusangaben entsprechen. Beispielsweise sollte in der Spalte mit dem Status „Angefangen“ der Kunde stehen, mit dem der Verkäufer den ersten Kontakt aufgenommen hat. Dank dieser Prozessorganisation weißt du immer, welche Aufgaben gerade in Bearbeitung sind. Direkt neben dem Status siehst du auch die Anzahl der Threads (deiner Kunden) in der jeweiligen Spalte.

Die Mitglieder des Vertriebsteams haben Zugriff auf die Ansicht des Board, sodass sie, falls sie feststellen, dass im gesamten Prozess ein wichtiges Element fehlt, dies einfach vorschlagen können. Dies ist ein Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung, die wir bereits zuvor erwähnt haben.

Da Salesbook CRM eine Cloud-Lösung ist, können Vertriebsmitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus arbeiten. Gleichzeitig werden alle von ihnen in der App durchgeführten Aktionen in Echtzeit an die CRM-Software übertragen.

Workflow-Management

Wie bereits erwähnt, dienen Kanban-Tafeln dazu, den Arbeitsablauf Ihres Teams zu organisieren und Ihnen die Verwaltung zu erleichtern. Bei Salesbook verläuft der Arbeitsablauf wie bei anderen Tafeln auch, nämlich von links nach rechts.

Da Sie selbst über die Struktur der Kanban-Tafel entscheiden, legen Sie auch eigenständig die WiP-Limits fest und bestimmen, ob der Verkäufer nacheinander alle Spalten des Trichters durchlaufen soll. Dies ist eine wichtige Entscheidung, wenn Sie Informationen über den Ablauf des gesamten Vertriebsprozesses im Unternehmen, die von den Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben sowie die Qualität der Kundenbetreuung sammeln möchten.

Auf deiner Pinnwand können zusätzliche Markierungen zu geplanten Aufgaben (das CRM-Programm kann dich daran erinnern), zu Terminen, die nicht stattgefunden haben, oder dazu erscheinen, ob ein bestimmter Fall als gewonnen oder verloren eingestuft wurde.

Du kannst auch selbst gewählte Farben verwenden, um deine selbst definierten Themen zu kennzeichnen.

Wenn Sie sich die Informationen in den Threads genauer ansehen, finden Sie dort: den Firmennamen, den Vor- und Nachnamen des Verkäufers, den Umsatzwert sowie die Herkunft des Threads. Durch Anklicken eines einzelnen Threads erhalten Sie Zugriff auf alle Details des Verkaufsprozesses bei dem jeweiligen Kunden. Sie können alle Details analysieren, angefangen bei der Quelle des Leads über versendete E-Mails, SMS und erstellte Notizen bis hin zur Art des Angebots und der Geschwindigkeit, mit der der Kunde den Vertrag unterzeichnet hat.

Zusammenfassung

Kanban-Tafeln sind Werkzeuge, die dabei helfen, die Arbeit des Vertriebsteams und den gesamten Prozess zu visualisieren. Da das CRM-System deren Funktionsweise nutzt, versteht jeder Vertriebsmitarbeiter die Struktur des Verkaufstrichters und findet sich im Arbeitsalltag besser zurecht.

Das CRM-System von Salesbook ist ein intuitives Tool, das nicht nur die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter strukturiert, sondern sich aufgrund folgender Faktoren auch positiv auf die Qualität der Kundenbetreuung auswirkt: Automatisierung zahlreicher Prozesse.

Testen Sie Salesbook CRM

Um zu erfahren, wie das CRM-System und die digitale Kanban-Tafel in der Praxis funktionieren und wie Sie diese zur Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse nutzen können, melden Sie sich an für kostenlose Demo.