Salesbook dla multiagencji – od pierwszej kalkulacji do wznowienia polisy 

Klient dzwoni w sprawie ubezpieczenia samochodu. Agent potrzebuje jego polisy, danych pojazdu i informacji o wcześniejszych ustaleniach. Przy okazji okazuje się, że klient zajmuje się też ubezpieczeniem auta żony, a za kilka tygodni kończy mu się ochrona mieszkania. Żeby dobrze poprowadzić tę rozmowę, trzeba widzieć powiązania między tymi sprawami. 

W Salesbooku dla multiagencji połączyliśmy obsługę klientów z zarządzaniem polisami, kalkulacjami, płatnościami i wznowieniami. Przygotowaliśmy nowe moduły ubezpieczeniowe i przebudowaliśmy widoki, z których agent korzysta na co dzień. Dzięki temu może przejść od danych klienta do oferty, a później wrócić do tej samej sprawy przy obsłudze polisy i kolejnej rozmowie o ochronie. 

Pulpit pokazuje sprawy, które wymagają działania 

Dzień w agencji może zacząć się od sprawdzenia kilku różnych list: kończących się polis, zadań, płatności i wysłanych ofert. W Salesbooku te informacje trafiają na pulpit agenta. Widać na nim wznowienia, rozpoczęte sprawy i kalkulacje oczekujące na odpowiedź klienta, a także zadania oraz informacje dotyczące płatności i zgód. 

Taki układ pomaga zaplanować pracę na podstawie konkretnych spraw. Agent widzi, do której oferty powinien wrócić, jakie zadanie wykonać i którym klientom zbliża się koniec ochrony. Nie musi samodzielnie odtwarzać tej listy z kalendarza, poczty i arkusza. 

Gdy dzwoni klient, może skorzystać z wyszukiwarki obejmującej różne części systemu. Wpisanie nazwiska lub numeru VIN pozwala znaleźć powiązane rekordy, w tym klienta, polisę i pojazd. To skraca drogę do informacji potrzebnej podczas rozmowy. 

Karta klienta uwzględnia także relacje między osobami 

W ubezpieczeniach jedna osoba może występować w kilku rolach. Może kupować ochronę dla siebie, prowadzić firmę i zajmować się polisami innych członków rodziny. Sam zestaw danych kontaktowych niewiele mówi o tym, jak ją obsługiwać. 

Dlatego karta klienta w Salesbooku zbiera jego polisy, kalkulacje i oferty, dokumenty, zadania, uwagi oraz historię spraw. Agent może sprawdzić wcześniejsze działania i przejść do konkretnej polisy bez ponownego wyszukiwania klienta w innym module. 

Może też zapisać relacje między klientami. Jeżeli małżonkowie są osobnymi osobami w bazie, ale jedno z nich zajmuje się kontaktem z agencją, ta informacja pomaga właściwie skierować kolejną rozmowę. Zespół nie musi polegać wyłącznie na pamięci agenta, który prowadził sprawę wcześniej. 

Podobne powiązania występują przy polisach. System uwzględnia osoby i przedmioty związane z ubezpieczeniem, na przykład ubezpieczającego, ubezpieczonego, pojazd i jego współwłaścicieli. Dzięki temu agent widzi, kogo i czego dotyczy ochrona. 

Polisa ma własną kartę z terminami, ryzykami i płatnościami 

Nowy moduł polis pozwala pracować na danych ubezpieczenia bez każdorazowego otwierania dokumentu. Karta zawiera rodzaj polisy, towarzystwo, numer, okres ochrony, informacje o wznowieniu, objęte ochroną ryzyka oraz płatności i raty. 

Jeśli klient pyta o termin kolejnej płatności albo zakres zapisany przy polisie, agent ma dostęp do tych informacji w jej szczegółach. Powiązania prowadzą do właściwych osób i przedmiotów ubezpieczenia, co ułatwia obsługę klientów z większą liczbą polis. 

Dla ubezpieczeń komunikacyjnych przygotowaliśmy także bazę pojazdów. Można w niej przechowywać między innymi numer rejestracyjny, VIN i datę pierwszej rejestracji oraz powiązać samochód z osobami i polisami. Dane pojazdu mogą później posłużyć do przygotowania kalkulacji. 

Trzy sposoby dodania polisy do portfela 

Nie każda polisa trafia do agencji tą samą drogą. Dlatego Salesbook umożliwia jej zapisanie na trzy sposoby: 

• Z kalkulacji – po wyborze oferty i wygenerowaniu polisy w zintegrowanym procesie jej dane trafiają do systemu. 

• Ręcznie – agent rejestruje polisę, uzupełniając formularz. 

• Z dokumentu PDF – system odczytuje dane z polisy za pomocą OCR i dopasowuje je do pól formularza. 

OCR to rozpoznawanie tekstu w dokumencie, także w jego skanie. W tym zastosowaniu pozwala ograniczyć przepisywanie danych z otrzymanej polisy. Źródłowy dokument pozostaje dostępny przy zapisanej pozycji, więc agent może do niego wrócić i porównać informacje. 

Te trzy ścieżki pomagają prowadzić wspólny portfel także wtedy, gdy część polis powstała poza procesem kalkulacji w Salesbooku. Wcześniejszy sposób wystawienia dokumentu nie musi oznaczać osobnej ewidencji jego obsługi. 

Od analizy potrzeb do porównania ofert 

APK, czyli analiza potrzeb klienta, służy ustaleniu, jakiej ochrony klient szuka i jakie ryzyka chce objąć ubezpieczeniem. W Salesbooku agent wybiera klienta, określa zakres analizy i przechodzi przez odpowiednie pytania. Formularz można dostosować do sposobu pracy agencji. 

Gotową analizę można pobrać jako PDF, wysłać e-mailem lub przekazać do podpisu elektronicznego. Dokument jest powiązany ze sprawą klienta, co ułatwia późniejsze odszukanie ustaleń z rozmowy. 

Przy ubezpieczeniach komunikacyjnych agent może następnie skorzystać ze zintegrowanego kalkulatora dostarczanego przez partnera zewnętrznego. Dane klienta i pojazdu zapisane w Salesbooku są przekazywane do kalkulacji. Jeżeli dane towarzystwo wymaga dodatkowych informacji, agent uzupełnia je na tym etapie. 

Na podstawie kalkulacji może przygotować ofertę lub zestawienie kilku propozycji i wysłać je klientowi. Gdy klient podejmie decyzję, w obsługiwanej ścieżce można przejść do wygenerowania polisy, która trafia do Salesbooka. 

Agent wykorzystuje więc dane zebrane wcześniej, zamiast zaczynać przygotowanie oferty od pustego formularza. Po sprzedaży zachowuje powiązanie między klientem, ofertą i polisą potrzebną do dalszej obsługi. 

Wznowienie staje się zadaniem do wykonania 

Data końca ochrony powinna uruchamiać kontakt z klientem z odpowiednim wyprzedzeniem. Salesbook może automatycznie utworzyć zadanie dotyczące wznowienia – na przykład 30 dni przed wygaśnięciem polisy. 

Agent otrzymuje sprawę do obsłużenia, powiązaną z klientem i jego ubezpieczeniem. Może sprawdzić dotychczasową polisę, wrócić do historii kontaktów i przygotować się do rozmowy o kolejnej ofercie. Nie musi pamiętać o ręcznym wpisaniu przypomnienia dla każdego sprzedanego ubezpieczenia. 

Dla multiagencji oznacza to możliwość prowadzenia wznowień jako stałej części pracy zespołu. Informacje zgromadzone przy sprzedaży są dostępne także wtedy, gdy nadchodzi termin kolejnego kontaktu. 

Dane do zarządzania całą multiagencją 

Salesbook obejmuje również pracę agentów i oddziałów, prowizje oraz raportowanie. Właściciel lub manager może monitorować sprzedaż, portfel polis, wznowienia i zadania. Rozliczenia prowizji mogą korzystać z danych importowanych od towarzystw ubezpieczeniowych. 

Platforma służy też do przekazywania sieci informacji o produktach, procedurach i materiałach sprzedażowych. Procesy, automatyzacje i strukturę systemu można konfigurować zgodnie z organizacją pracy agencji. 

Połączenie tych obszarów daje osobie zarządzającej dostęp do danych o obsłudze portfela obok informacji o sprzedaży i rozliczeniach. Ułatwia sprawdzenie, co dzieje się z klientami także po wystawieniu polis. 

Zobacz obsługę sprawy od początku do końca 

Przy wyborze systemu dla multiagencji warto prześledzić jedną sprawę: od wyszukania klienta, przez analizę potrzeb i kalkulację, po zapisanie polisy i zadanie dotyczące wznowienia. Wtedy widać, które dane przechodzą do kolejnego etapu i ile czynności agent musi wykonać samodzielnie. 

Na demo Salesbooka pokażemy, jak ten proces może wyglądać w Twojej agencji. Przyjrzymy się pracy agentów, obsłudze portfela i informacjom potrzebnym do zarządzania zespołem. 

Umów bezpłatne demo Salesbooka dla multiagencji.