Wie misst man die Verkaufseffizienz?

Der Verkaufsprozess sollte analysiert werden, um beispielsweise zu erkennen, wo ein Rückgang zu verzeichnen ist, und um reagieren zu können, bevor es zu spät ist. Schlüsselkennzahlen für die Effizienz (KPIs) sind Messgrößen, die Ihnen helfen können, die Effizienz des Verkaufs eines bestimmten Produkts oder einer gesamten Gruppe zu bewerten. Wie aber können Händler in der Praxis ihre Effektivität messen und die Verkaufszahlen auswerten?

Was ist die Effektivität des Verkaufsprozesses?

Bevor Sie mit der Messung der Verkaufseffektivität beginnen, sollten Sie sich zunächst damit beschäftigen, was eine solche Effektivität eigentlich ist und warum sie nicht mit Leistung verwechselt werden darf.

Beispielsweise sagen wir bei einer höheren Produktivität im Vertrieb, wenn die Verkäufer in einer bestimmten Woche 30 Anrufe mehr abwickeln als bisher. Ein effektiver Verkäufer hingegen, im Gegensatz zu einem weniger effektiven Kollegen, verwertet diese 30 Anrufe in 7 sehr erfolgreichen Verkaufschancen.

Effizienz bedeutet, dass man die gleichen Dinge macht, aber dabei weniger Ressourcen verwendet. In diesem Fall könnte die Ressource Zeit sein, da die Händler eine größere Anzahl von Vorgängen in kürzerer Zeit durchgeführt haben.

Effizienz hingegen bedeutet, dass die Verkäufer besser und effizienter arbeiten, was sich in einem höheren Umsatzwachstum niederschlägt. Beispiele für Effizienzindikatoren sind die Anzahl der effektiven Besprechungen und die Anzahl der effektiven Verkaufsgespräche.

„Was Leistung und Effizienz betrifft, beginne ich immer mit der Effizienz. Ich interessiere mich für das Erreichen eines bestimmten Ergebnisses. Erst danach mache ich mir Sorgen um die Leistung”, sagte P. Kotler in einem Interview mit B. Morris im Jahr 1995.

Wie misst man die Verkaufseffizienz?

Die Effizienz im Vertrieb wird durch wichtige Kennzahlen bestimmt, KPI (engl. Key Performance Indicators). Die Definition von KPI besagt, dass jeder KPI einen Hinweis auf die Effizienz einer einzelnen Maßnahme gibt.

Es sind genau diese KPI-Kennzahlen, die es ermöglichen, sich in der Unternehmenssituation zurechtzufinden. Sie messen und zeigen deutlich, wie weit die geschäftlichen und Marketingziele erreicht wurden.

Die indirekten und direkten Ziele können unterschiedlich sein. Zum Beispiel sind für 64% Manager die Erhöhung der Kundenzahl oder der Umsatzwachstum das Ziel laut dem Magazin „Marketer+” und dem Bericht „European Marketing 2020 Survey”.

Nur 33% von ihnen halten es für ebenso wichtig, die Kundinnen und Kunden über die Existenz eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung zu informieren.

Unabhängig vom gewählten Ziel beschreibt die Definition von KPI (Key Performance Indicators), also den Schlüsselindikator für die Leistungsfähigkeit, einfach, dass die Rolle dieser Kennzahlen darin besteht, die Effektivität der Unternehmensaktivitäten zu messen.

Leider geschieht es, dass die Auswahl eines geeigneten KPI-Indikators durch ein Unternehmen mithilfe der Auswahl nur scheinbar geeigneter statistischer Daten erfolgt.

Warum geschieht dies? Diese Art von Daten scheint einfacher zu messen und zu bestimmen. Doch diese Art von Verhalten wird in Zukunft wahrscheinlich durch falsche Entscheidungen aufgrund zufälliger KPIs deutlich werden. Überlegen Sie sich genau, bevor Sie einen bestimmten KPI auswählen.

Wie wählen Sie die wichtigsten Kennzahlen zur Leistungssteigerung aus?

Was also zu tun ist mit den KPI-Kennzahlen? Wie wählt man den richtigen Kennwert aus? Leider gibt es keine universellen KPI-Kennzahlen. Die Beispiele für KPI-Kennzahlen variieren je nach Branche, Unternehmensgröße, Geschäftsziele sowie dem Entwicklungsstadium der jeweiligen Organisation.

Wenn man sich die KPI-Maßstäbe im Marketing ansehen möchte, handelt es sich um: den durchschnittlichen Kosten für die Gewinnung von Leads, die Anzahl der Anfragen nach Angeboten auf der Website oder die Anzahl der Kunden, die durch eine Kampagne gewonnen werden.

Im Vergleich dazu sind die KPI-Kennzahlen für den Umsatz beispielsweise folgende: Nettoumsatz, durchschnittliche Sitzungsdauer oder der Wert der verlorenen Verkaufschancen. Für die Finanzbranche sind hingegen die Umsätze, die Nettomarge und die Bruttoergebnismarge die wichtigsten Kennzahlen zur Effizienz.

Über das, Wie man wichtige Kennzahlen für die Effizienz misst, Wir haben bereits auf unserem Blog darüber geschrieben. Daher möchten wir nur die wichtigsten Fakten wiederholen.

Welche Kennzahlen zur Leistungssteigerung (KPI) sollten wichtig sein?

Wenn Sie die zukünftige Umsatzsteigerung und die Zuverlässigkeit der Verkaufsergebnisse im Auge haben, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen festgelegten KPI (Key Performance Indicators) SMART sind:

• S – Spezifisch (konkret): Sie müssen präzise definiert sein, um den Entwicklungsstadium Ihrer Firma zu widerspiegeln,
• M – Messbar (mierzbar), was bedeutet, dass die KPI eine numerische Angabe enthalten müssen,
• A – Erreichbar (attainable), sie dürfen nicht von den realen Zielen der Organisation abgelöst werden; es spielt keine Rolle, ob es sich um mittelbare oder strategische Ziele handelt,
• R – Relevant (relevant), d. h. abgestimmt auf die Bedürfnisse der Organisation und konzentriert sich auf die wichtigsten Bereiche des Unternehmens,
• T – Zeitbasiert (zeitlich begrenzt): Es muss eine Zeitspanne festgelegt werden, in der die KPI-Kennzahlen erreicht werden sollen.

Beispiele für KPIs im Vertrieb

Wie bereits erwähnt, gibt der spezifische KPI-Wert an, ob ein bestimmter Zielwert in einem Bereich oder in einem Unternehmen erreicht wurde.

Die Analyse der Leistungsindikatoren ist von großer Bedeutung, denn anhand dieser Indikatoren treffen Unternehmer ihre Geschäftsentscheidungen oder ändern ihre Strategien und Ziele.

Beispiele für KPI-Indikatoren für den Umsatz sind::

• Konversionsrate – ist der Verhältnis der Anzahl der abgeschlossenen Angebote zu den abgeschlossenen Transaktionen,
• Durchschnittswert der Bestellung – man kann sie berechnen, indem man den gesamten Umsatz durch die Anzahl der Bestellungen dividiert,
• Laufzeit des Verkaufsprozesses – Zahlen darüber, wie viel Zeit es dem Verkäufer dauert, vom Kontaktstadium bis zur Vertragsabschlussphase zu gelangen,
• Die Anzahl der gewonnenen und verlorenen Verkaufschancen – dadurch wissen Sie, wie viele wertvolle Leads in Kunden umgewandelt wurden und wie viele Chancen noch nicht genutzt werden können,

• Lebenszykluswert des Kunden (CLV) – übersetzt ins Deutsche – „Customer Lifetime Cycle“ ist ein KPI, der die durchschnittliche Kundenanzahl bzw. die Einnahmen anzeigt, die ein Kunde im Laufe des gesamten Kontakts mit dem Unternehmen erzielen kann, in historischer Hinsicht betrachtet.,
• Die Anzahl der Verkäufer, die die wichtigsten Leistungsindikatoren erfüllen – zu den Kennzahlen und KPI-Indikatoren, die zeigen, wer in der Vertriebsabteilung am effektivsten ist,
• Die Anzahl der neuen Verkaufschancen im Regal – die Daten, die zeigen, wie viele Verkaufschancen in einem bestimmten Zeitraum entstanden sind,
• Umwandlung des Umsatzes je nach Methode der Erzielung des Leads – diese Art von Daten zeigen an, wie viele Leads durch beispielsweise Google- oder Facebook-Werbung in den nächsten Schritt des Verkaufsprozesses gelangt sind,
• Kundenbindungskoeffizient – Der KPI-Indikator „ten“ beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Kunden zu binden. Dies ist sehr wichtig, da laut dem Harvard Business Review die Gewinnung eines neuen Kunden die Kosten für das Unternehmen bis zu 25 Mal höher als die Erhaltung eines bestehenden Kunden kostet.,
• Kosten für die Kundenakquise (CAC) – das ist der Kostenfaktor für die Gewinnung eines Kunden, also die Mittel, die ein Unternehmen investieren muss, um in Zukunft zu einer Vertragsabschluss zu gelangen.

Die Erreichung der KPI-Kennzahlen hat eine direkte Auswirkung auf die Verkaufszahlen. Um zu überprüfen, inwieweit die KPI-Kennzahlen der Effizienz entsprechen, empfiehlt es sich, auf die Verkaufsberichte zuzugreifen.

Was ist ein Verkaufsbericht?

Der Verkaufspapier ist eine Zusammenstellung von Daten, die nicht nur für den Vertrieb wichtig sind, da sie in gewissem Sinne seine Arbeit zusammenfassen. Diese Art von Dokument enthält je nach dem, worum es genau geht, viele wertvolle Informationen, die das vollständige Bild der Situation ergeben, z. B. in einem bestimmten Sektor oder in Schlüsselbereichen.

Die Berichterstattung über die Verkaufszahlen ist auch für das gesamte Unternehmen von großer Bedeutung. Die Verkaufsdaten geben unter anderem Aufschluss über die allgemeine Finanzlage Ihres Unternehmens, organisatorische Probleme, die Beteiligung und Motivation der Mitarbeiter, das Interesse der Interessenten an Ihrem Angebot sowie dessen Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden.

Die Umsatzberichterstattung kann verschiedene Elemente umfassen, wie z. B. Umsatz, Nettoumsatz, durchschnittliche Verkaufswert eines bestimmten Produkts, die Anzahl der Kontaktaufnahmen, die durch bestimmte Verkaufsaktivitäten erzielt wurden, sowie die Effektivität und das Engagement der Mitarbeiter.

Was ein Verkaufspapier enthalten kann und wie er aussehen kann, hängt in der Tat von den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Warum ist die Erstellung von Verkaufsberichten so wichtig?

• Die Datenanalyse ist ein wichtiger Bestandteil der Umsetzung von Geschäftszielen und Verkaufsstrategien. Jeder Indikator gibt an, inwieweit und ob überhaupt das Ziel erreicht wird. Die Informationen ermöglichen es, Schlüsse zu ziehen und weitere Schritte zu planen.
• Regelmäßige Umsatzberichte beeinflussen die Motivation der Mitarbeiter. Wenn Sie die Ergebnisse klar darstellen und besprechen, weiß Ihr Vertriebsteam, welche konkreten Umsatzziele erreicht wurden und was dazu beigetragen hat. Sie können auch erreichbare KPI-Kennzahlen als Ansporn für eine effizientere Arbeit nutzen. Vertriebspersonen, die mit ihrer Arbeit zufrieden sind, werden effektiver arbeiten.

• Ein Verkaufspapier, das auf gut definierten Schlüsselkennzahlen der Effizienz basiert, ist zuverlässig und verlässlich. Das bedeutet, dass Sie auf der Grundlage eines verlässlichen Reports fundierte geschäftliche und investitionsbezogene Entscheidungen treffen können.
• Wenn der Fortschritt bei den KPI-Kennzahlen oder den Umsatzzahlen in Ihrem Unternehmen stark von den Erwartungen abweicht, können Sie rechtzeitig reagieren und das Ziel ändern oder die Strategie und die Investition überdenken.

Wie melde ich die Verkaufszahlen an?

KPI-Indikatoren, Daten und Kennzahlen sind eine Fülle von Informationen, in die sich die meisten Mitarbeiter im Vertrieb und nicht nur sie verunsichern können. Die Erstellung eines Berichts ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe, noch mehr, wenn man diese Art von Dokument selbst erstellt, muss man viele Faktoren berücksichtigen, wie z. B.:

• Aktuelle und vollständige Daten,
• die korrekte Gestaltung des Berichts – er sollte für alle verständlich und klar sein,
• Ansprechende Form – Es lohnt sich, Daten und KPI-Kennzahlen auf eine ansprechende Weise darzustellen, damit die Leser des Berichts nicht in lange Textabschnitte und unübersichtliche Zahlen eingreifen müssen,
• definierter Zeitraum – es lohnt sich, Daten bezüglich eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen, z. B. durch die Erstellung eines Wochen-, Monats- oder Jahresberichts.

Jedoch, um die Berichterstattung über die Verkaufszahlen als vollständig zu betrachten, darf man sich nicht nur auf die quantitativen Daten konzentrieren, die in der Tabelle meistens von dem Verkäufer selbst ergänzt werden. Es lohnt sich außerdem, sich auf qualitative Daten zu konzentrieren, die es ermöglichen, z. B. zu messen, ob das jeweilige Verkaufsgespräch erfolgreich war.

Warum sind qualitative Daten auch wichtig? Stellen Sie sich vor, aus dem Bericht geht hervor, dass ein bestimmter Verkäufer sehr aktiv ist: er führt viele Telefonate ab, vereinbart häufig Termine und spricht mit Kunden. In diesen Gesprächen stellt er jedoch keine wesentlichen Fragen, um herauszufinden, welche Bedürfnisse die Kunden haben. Infolgedessen bringen seine Bemühungen keine Steigerung des Umsatzes mit sich.

Solche Informationen können nur ein hochentwickeltes Tool liefern, das den Verkaufsprozess in vielerlei Hinsicht analysiert. Über die Frage, wie man etwas, das man angeblich nicht messen kann, messen kann, schreiben wir bereits auf unserem Blog.. Es lohnt sich, sich diesen Artikel anzusehen.

Um sicherzustellen, dass die Daten, aus denen die Verkaufsberichte erstellt werden, die tatsächliche Situation Ihres Unternehmens wirklich widerspiegeln, sollten Sie sich auch die kompletten Tools zur Erhebung und Analyse von Daten ansehen.

Automatisierte Verkaufsberichte generiert

Salesbook ist genau dieses Tool. Zunächst einmal: Dank der in ihm eingesetzten Lösungen speichert und analysiert Salesbook selbst die quantitativen und qualitativen Daten, die während des Verkaufsgesprächs in das System gelangen.

Nach jedem Meeting erstellt Salesbook Verkaufberichte auf der Grundlage der gesammelten Daten. Der Verkäufer muss keine Daten manuell in das System eingeben und die Informationen selbst nicht systematisch strukturieren. Es genügt, dass es automatisch eine für ihn interessante Datenübersicht erstellt.

Alle Zusammenstellungen finden Sie in der Registerkarte „Berichte“, die im Back Office verfügbar ist. Zu den definierten Berichten gehören unter anderem Analysen zu:

• Analyse der Begegnungen,
• die Aktivitäten der Verkäufer basierend auf ihren Kalendern,
• Zunahme der Kundenanzahl,
• Lokalisierung der Händler,
• die Anzahl der Angebote, die von einzelnen Verkäufern erstellt werden,
• Quellen der Herkunft der Verkaufschancen,
• die Anzahl der Vertragsabschlüsse innerhalb eines bestimmten Zeitraums,
• Verkaufswerte aufgeteilt nach Produkten,
• Verkaufsprognosen,
• Der Grad der Umsetzung der KPI-Kennzahlen.

Sie können auch eigene Verkaufsberichte definieren und die am meisten nützlichen Berichte in die Registerkarte „Lieblingsberichte“ importieren.

Wie kann ein Verkaufsbericht aus Salesbook aussehen?

Salesbook hilft Ihnen, den gesamten Verkaufsprozess zu analysieren – von der Kundenbesprechung bis hin zum Transaktionswert. Je nach dem, welchen Bericht Sie erstellen, erhalten Sie Verkaufsinformationen, die in einer übersichtlichen und grafischen Weise dargestellt werden. Hier finden Sie einige Beispielberichte, die Sie erstellen können.

Berichte über Verkaufsbesprechungen

Mit den Berichten über Handelsbesuche, die Sie mit Salesbook generieren können, erhalten Sie eine vollständige Übersicht darüber, wie oft und in welchen Standorten Verkäufer mit Kunden zusammenkommen. Außerdem erfahren Sie außerdem Folgendes:

• Bei vielen Begegnungen endet die Vertragsunterzeichnung,
• Es gibt nicht viele Begegnungen, die effektiv sind,
• wie lange sie dauern,
• und aus welchen Gründen sie abgebrochen werden,
• Wie sie geplant sind
• Was ist die durchschnittliche Zeit, die für die Besprechung eines bestimmten Produktes oder Dienstleistungselements verbracht wird?.

Berichte über die Effektivität der Verkäufer

Durch Berichte über die Arbeit der Verkäufer erhalten Sie umfassende Informationen darüber, wer Ihrer Mitarbeiter die besten Ergebnisse erzielt, welche Methoden wirksam sind und wie viele Treffen mit Abschlussverhandlungen stattfinden.

Außerdem prüfen Sie auch:

• Kennzahlen zur Kundenbetreuung, z. B. die Anzahl der versendeten Angebote, der Nachfragen und der abgelegten Anrufe,
• welche Maßnahmen und Methoden der Verkäufer sind am effektivsten,
• und aus welchen Werbematerialien und Skripten die Händler Gebrauch machen,
• wie oft ändern ihre Verkaufschancen ihren Status.

Berichte über Kunden

Reports, die Kundendaten generieren, ermöglichen es, das Wissen über die Identität Ihrer Kunden und ihre Bedürfnisse zu strukturieren.

In den Berichten erfahren Sie unter anderem:

• Was sind die Herkunftsorte der Leads?,
• Wie viel Zeit verbringen Kunden in einzelnen Phasen des Liefersystems, und in welchem Stadium verlieren sie sie?,
• welche Produkte interessieren Ihre Kunden am meisten,
• In welchem Tempo und zu welchem Zeitpunkt nimmt ihre Zahl zu.

Berichte über den Verkaufswert

Diese Art von Verkaufsberichten zeigt unter anderem, welche Produkte oder Dienstleistungen am besten verkauft werden und wie hoch der durchschnittliche Verkaufswert ist.

Darüber hinaus finden Sie in den Berichten unter anderem:

• Der Wert der verlorenen Verkaufschancen nach Ursachen,
• der Wert der jährlichen Umsätze bis zum Jahresende,
• die Anzahl der Verkaufschancen in der angegebenen Zeit,
• Der Verkaufswert zum von Ihnen festgelegten Zeitpunkt.

Berichte zu Kennzahlen der Effizienz (KPI)

Auch die Berichte, die die Effektivität der Umsetzung der KPI-Indikatoren ansprechen, verdienen besondere Aufmerksamkeit. Sie vergleichen beispielsweise die geplanten Ergebnisse mit dem tatsächlichen Stand. Außerdem zeigen sie, welcher KPI von einem bestimmten Verkäufer tatsächlich umgesetzt wurde und auf welchem Niveau. In den Berichten sind außerdem wichtige Effizienzindikatoren für die gesamte Organisation sowie der Prozentsatz ihrer Umsetzung enthalten.

Zusammenfassung

Dies sind nur einige der Berichte, die Sie in Salesbook finden und die Ihnen helfen, die Effektivität des Vertriebs zu analysieren. Neben den oben genannten Beispielen bietet Salesbook außerdem Berichte zu Verkaufsprognosen, detaillierten Analysen von Themen, gesendeten Angeboten, durchgeführten Kampagnen und Call Center-Aktivitäten sowie Kundenempfehlungen.

Entdecken Sie die Möglichkeiten von Salesbook

Wenn Sie die Möglichkeiten von Salesbook ausprobieren möchten, melden Sie sich hier an. kostenlose Demo.