Wie unterzeichnet man einen Vertrag per E-Mail?

Die Unterzeichnung eines Vertrags muss nicht mehr zwangsläufig mit dem Ausdrucken von Dokumenten und dem Austausch von Scans verbunden sein. Immer mehr Unternehmen schließen Vereinbarungen per E-Mail ab – schnell und ohne unnötigen bürokratischen Aufwand. Dabei stellt sich jedoch die Frage: Wie unterzeichnet man einen Vertrag per E-Mail, damit er gültig und sicher ist?

Vertragsunterzeichnung per E-Mail – ist das rechtmäßig?

Die Unterzeichnung eines Vertrags per E-Mail ist rechtswirksam, sofern für den betreffenden Rechtsakt keine besondere Form vorgeschrieben ist. In vielen Fällen sehen die gesetzlichen Bestimmungen keine Nichtigkeitsklausel für die Schriftform vor, was bedeutet, dass ein in elektronischer Form abgeschlossener Vertrag rechtswirksam ist.

Wenn der Vertrag jedoch unter Androhung der Nichtigkeit der Schriftform bedarf oder eine notarielle Beurkundung erfordert – wie dies bei einem Kaufvertrag über eine Immobilie der Fall ist –, reicht die Unterzeichnung des Vertrags per E-Mail nicht aus. In solchen Fällen ist es erforderlich, die notarielle Form einzuhalten oder das Dokument mit notariell beglaubigten Unterschriften zu unterzeichnen.

In den übrigen Fällen des Vertragsabschlusses ist die Verwendung von Dokumenten in Form eines elektronischen Dokuments möglich, das als Informationsträger dient und es ermöglicht, dessen Inhalt einzusehen. Um mehr über Online-Vertragsunterzeichnung Lesen Sie unseren Artikel: Verträge aus der Ferne unterzeichnen – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wie kann man einen Vertrag per E-Mail unterzeichnen?

Unterschriftsabdruck und schriftliche Form

Eine der am häufigsten genutzten Methoden ist es, einen Vertrag auszudrucken, eigenhändig zu unterzeichnen und einen Scan davon zurückzusenden. Diese Vorgehensweise mag zwar die Anforderungen an die Schriftform erfüllen, lässt sich in der Praxis jedoch oft nur schwer eindeutig überprüfen.

In vielen Fällen wird die Unterzeichnung eines Vertrags in dieser Form im Geschäftsverkehr akzeptiert, gewährleistet jedoch nicht immer die volle Rechtswirksamkeit – insbesondere bei anspruchsvolleren Dokumenten.

Die elektronische Signatur in der Praxis

Eine Alternative ist die Unterzeichnung des Vertrags mit einer elektronischen Signatur. In diesem Fall liegt das Dokument ausschließlich in elektronischer Form vor, und die Unterzeichnung erfolgt, ohne dass ein Ausdruck erforderlich ist.

Es können sowohl einfache Lösungen – z. B. eine gewöhnliche elektronische Signatur – als auch komplexere Methoden zum Einsatz kommen. In der Praxis beschleunigt die Unterzeichnung eines Vertrags auf diese Weise den Vertragsabschluss erheblich und verringert die Fehlerquote.

Man sollte jedoch bedenken, dass nicht jede elektronische Signatur das gleiche Maß an Sicherheit bietet. Bei weniger formellen Handelsverträgen reicht oft eine einfache Signatur aus, während es bei komplexeren Dokumenten sinnvoll ist, Lösungen einzusetzen, die eine bessere Kontrolle über den Prozess gewährleisten.

Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur

Ein Höchstmaß an Sicherheit wird durch die Unterzeichnung des Vertrags mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gewährleistet. Eine solche Signatur basiert auf einem Zertifikat und ermöglicht es, die Identität der Vertragsparteien eindeutig zu bestätigen.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Unterzeichnung eines Vertrags mittels einer qualifizierten Signatur die Anforderungen an die Schriftform erfüllt und volle Rechtswirksamkeit entfaltet. Dies ist insbesondere in Fällen von Bedeutung, in denen ein Dokument formelle Konformität erfordert oder finanzielle Verpflichtungen betreffen kann.

Wann ist die Verwendung einer qualifizierten Signatur erforderlich?

Die Unterzeichnung eines Vertrags mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ist überall dort erforderlich, wo gesetzliche Vorschriften eine bestimmte Form vorschreiben, deren Erfüllung jedoch in digitaler Form zulässig ist.

Dies gilt unter anderem für Fälle, in denen ein Dokument volle Rechtswirksamkeit haben muss und die Parteien es vermeiden möchten, Dokumente physisch unterzeichnen zu müssen. Bei einer qualifizierten Signatur haben wir die Gewissheit, dass ein in dieser Form abgeschlossener Vertrag einer eigenhändigen Unterschrift gleichwertig ist.

Die häufigsten Fehler beim Abschluss von Verträgen per E-Mail

Die häufigsten Probleme treten dann auf, wenn die Vertragsparteien die formalen Anforderungen nicht prüfen. Es ist ein Irrtum anzunehmen, dass jeder per E-Mail abgeschlossene Vertrag automatisch gültig ist.

Ein Risiko besteht auch dann, wenn keine eindeutige Bestätigung der Willenserklärung vorliegt oder wenn das Dokument keine eindeutige Identifizierung der Vertragsparteien zulässt. In solchen Fällen führt die Unterzeichnung des Vertrags möglicherweise nicht zu den erwarteten rechtlichen Folgen.

Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, Lösungen einzusetzen, die einen transparenten Prozess bei der Unterzeichnung von Dokumenten gewährleisten und eine vollständige Kontrolle darüber bieten, wann und von wem ein bestimmter Vertrag abgeschlossen wurde.

Salesbook eSign – So vereinfachen Sie die Vertragsunterzeichnung per E-Mail

In der Praxis besteht die größte Herausforderung nicht darin, den Vertrag selbst zu unterzeichnen, sondern den gesamten Prozess des Vertragsabschlusses zu strukturieren. Die Dokumente werden per E-Mail, über Instant-Messaging-Dienste und in sozialen Netzwerken ausgetauscht, wodurch die Vertragsparteien den Überblick über die verschiedenen Versionen und den Status verlieren.

Lösungen wie Salesbook eSign Sie ermöglichen es, die Vertragsunterzeichnung in eine einzige Umgebung zu verlagern. Das elektronische Dokument wird in elektronischer Form erstellt, versendet und unterzeichnet, und jeder Rechtsakt wird sofort gespeichert und kann überprüft werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass für die Unterzeichnung eines Vertrags weder das Versenden von Dateien noch die Arbeit über mehrere Kanäle hinweg erforderlich ist. Die Vertragsparteien haben Zugriff auf eine zentrale Plattform, auf der sie den Inhalt des Dokuments einsehen und die entsprechende Erklärung abgeben können. Das System gewährleistet zudem die Überprüfung der formalen Anforderungen und gibt an, ob der auf diese Weise abgeschlossene Vertrag die Anforderungen an die Schriftform erfüllt.

In vielen Fällen erfolgt die Vertragsunterzeichnung mittels einer elektronischen Signatur, wodurch der Verkaufsprozess zügig abgeschlossen werden kann. Erfordert das Dokument jedoch höhere Standards, ist die Verwendung einer qualifizierten Signatur möglich, die die Anforderungen an die Schriftform erfüllt.

Zusammenfassung – So unterzeichnen Sie einen Vertrag sicher per E-Mail

Die Unterzeichnung eines Vertrags per E-Mail ist heutzutage Standard, allerdings nur, wenn sie bewusst erfolgt. Entscheidend ist dabei die Unterscheidung, ob der jeweilige per E-Mail abgeschlossene Vertrag einer besonderen Form bedarf oder ob die elektronische Form ausreicht.

In den meisten Fällen reicht die Unterzeichnung eines Vertrags in elektronischer Form aus, sofern das Dokument die Identifizierung der Vertragsparteien ermöglicht und einen dauerhaften Datenträger darstellt, der es ermöglicht, sich mit seinem Inhalt vertraut zu machen. Ein solcher Vertrag ist wirksam und entfaltet Rechtswirkungen.

Die Situation ändert sich jedoch, wenn die gesetzlichen Bestimmungen eine notarielle Beurkundung oder eine bestimmte Form vorschreiben – z. B. bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder bei Dokumenten, die notariell beglaubigte Unterschriften erfordern. In solchen Fällen reicht die Unterzeichnung des Vertrags per E-Mail nicht aus.

Daher ist es am besten, die Art der Signatur an den jeweiligen Einzelfall anzupassen. Wo es auf Schnelligkeit ankommt – elektronische Signatur. Wo höchste Standards erforderlich sind – qualifizierte Signatur.

Unternehmen, die diese Grundsätze verstehen, vermeiden nicht nur formale Probleme, sondern beschleunigen vor allem den Vertragsabschluss und steigern die Effizienz ihrer geschäftlichen Aktivitäten.