Zdalne podpisywanie umów – przewodnik krok po kroku

Podpis elektroniczny może mieć taką samą moc prawną jak podpis odręczny. W przypadku podpisywania umów ma on ogromną przewagę nad swoim tradycyjnym odpowiednikiem – znacznie przyspiesza całą procedurę. Sprawdź, jak korzystać ze zdalnego podpisywania umów i podpisów elektronicznych, aby szybciej finalizować transakcje.

Podpisy elektroniczne – co na to prawo?

Podpisy elektroniczne pozwalają nam oszczędzać czas, upraszczają załatwianie różnego rodzaju formalności w urzędach i ułatwiają podpisywanie dokumentów. Skracają również czas trwania wielu procesów w firmach, np. podpisywanie faktur, przedłużanie i podpisywanie nowych umów, autoryzowanie płatności czy podpisywanie dokumentów kadrowych dotyczących pracowników i zleceniobiorców.

Sposób podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego reguluje prawo. Od 2016 r. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (w języku angielskim – Electronic IDentification, Authentication and Trust Services, skrót to eIDAS), ujednolica podpisy elektroniczne w krajach Unii Europejskiej. Rozporządzenie ma również na celu zwiększenie zaufania do transakcji przeprowadzanych drogą elektroniczną.

Czym jest podpis elektroniczny?

Wiele osób używa terminów „podpis elektroniczny” i „podpis kwalifikowany” zamiennie. Jednak różnice między nimi są znaczące i warto je poznać. Zgodnie z przepisami unijnymi podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych, również w postaci elektronicznej, lub logicznie z nimi powiązane i użyte przez podpisującego jako podpis.

Mówiąc prościej, zwykły podpis elektroniczny to potwierdzenie tożsamości, ale podpisywanie nim dokumentów nie jest tak bezpieczne, jak podpisywanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dlaczego? W przypadku podpisu elektronicznego tożsamość potwierdza się jedynie oświadczeniem złożonym za pomocą adresu e-mail lub numeru telefonu. W wielu oficjalnych sytuacjach, np. w urzędach skarbowych, nie będzie to wystarczające.

Powód jest prosty: tego rodzaju podpis nie musi spełniać takich samych wymogów bezpieczeństwa jak kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z przepisami eIDAS nie jest on równoważny z podpisem własnoręcznym.

Podpis elektroniczny i jego rodzaje

Kolejnym rodzajem podpisu elektronicznego jest zaawansowany podpis niekwalifikowany. Oznacza to, że tożsamość osoby, która chce korzystać z takiego podpisu, nie jest weryfikowana tak rygorystycznie, jak w przypadku podpisu kwalifikowanego.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia eIDAS podpis zaawansowany musi spełniać następujące warunki:

• jest unikalny i przypisany do konkretnej osoby,
• pozwala zidentyfikować osobę podpisującą dokument,
• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, nad których wykorzystaniem kontrolę sprawuje osoba składająca podpis,
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest wykrywalna.

Ten rodzaj podpisu może być wykorzystywany do podpisywania umów handlowych lub umów wewnętrznych, ale nie muszą one być automatycznie uznawane na terenie całej Unii Europejskiej.

Wśród tego rodzaju podpisów wyróżnia się również podpis osobisty, z którego mogą korzystać osoby posiadające e-dowód wydawany w Polsce od 2019 r.

Jest też profil zaufany (podpis zaufany), który potwierdza tożsamość w sieci przy załatwianiu prostych spraw w administracji publicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i jego znaczenie

Na tle opisanych powyżej podpisów elektronicznych podpis kwalifikowany wyróżnia się najbardziej, ponieważ jako jedyny ma rangę podpisu własnoręcznego i taką samą moc prawną. Zgodnie z przepisami eIDAS można go składać za pomocą certyfikowanego urządzenia, a autentyczność podpisu kwalifikowanego poświadcza certyfikat kwalifikowany.

Tylko osoba, do której należy podpis i która posiada certyfikat, może korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Bardzo dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać dowolny dokument (w tym również taki, który służy do realizacji zadań publicznych), w tym umowy międzynarodowe.

Skoro wiesz już, jakie są rodzaje podpisów elektronicznych i czym się one różnią, przejdźmy więc do tego, jak z nich korzystać.

Jak założyć profil zaufany?

Jeśli posiadasz profil zaufany, możesz z niego skorzystać, aby załatwić sprawy w wielu urzędach i ministerstwach. Jest on powiązany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Uznaje certyfikat zaufany m.in.. Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Ministerstwo Rozwoju (działania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej).

Co należy zrobić, aby korzystać z profilu zaufanego i podpisu zaufanego? Profil zaufany można utworzyć na trzy sposoby:

1. Za pomocą formularza internetowego na stronie strona internetowa profilu zaufanego.
2. Za pomocą konta internetowego i Twojego banku.
3. Korzystając z e-dowodu, o którym pisaliśmy już wcześniej. W tym przypadku Twój komputer musi być wyposażony w czytnik, który odczyta Twoje dane z chipa w dowodzie. Warto również zainstalować oprogramowanie niezbędne do korzystania z e-dowodu.

Jako przedsiębiorca możesz za pomocą podpisu zaufanego załatwiać sprawy w serwisach administracji publicznej, np. zarządzać swoim kontem na stronie Biznes.gov.pl lub wprowadzać zmiany w wpisie w rejestrze CEIDG.

Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?

Jeśli chcesz wysłać dokument do urzędu, a masz go już pobrany i zapisany na dysku, wystarczy wykonać kilka czynności.

Aby podpisać dokument elektroniczny (zapisany na dysku, np. w formacie .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .doc, .xls, .ppt, .docx, .csv lub .jpg):

1. Wejdź na stronę Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego.
2. Kliknij, aby wybrać dokument z dysku twarza lub przeciągnij plik myszką w to miejsce.
3. Kliknij „Podpisz”.
4. Zaloguj się przy użyciu profilu zaufanego.
5. Kliknij „Podpisz za pomocą podpisu zaufanego”.
6. Wprowadź kod, który otrzymasz w wiadomości SMS.
7. System automatycznie wygeneruje plik .xml z Twoim podpisem.
8. Klikając przycisk „Pobierz”, zapiszesz dokument na swoim komputerze.

Zaufany profil przydaje się przy podpisywaniu dokumentów przeznaczonych dla urzędów, ale co z umowami handlowymi, które wymagają podpisu kwalifikowanego? Jak uzyskać taki podpis i jak skutecznie podpisać dokument za jego pomocą?

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

W przeciwieństwie do profilu zaufanego z podpisem kwalifikowanym, za pomocą podpisu kwalifikowanego możesz podpisywać nie tylko dokumenty urzędowe czy sprawozdania finansowe, ale także ważne umowy zawierane na odległość oraz brać udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.

Aby móc podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, musisz nabyć go u jednego z certyfikowanych dostawców tej usługi. Lista tych dostawców jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Jak podaje serwis Biznes.gov.pl, do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign, PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.

Do podpisu kwalifikowanego najczęściej dołączany jest komplet dokumentów, który składa się z:

• specjalnej karty kryptograficznej, na której znajduje się Twój certyfikat kwalifikowany,
• czytnika kart, który należy podłączyć do komputera (są też takie, które współpracują z urządzeniami takimi jak telefon komórkowy),
• oprogramowanie, które należy zainstalować.

Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?

• Jeśli masz dokument elektroniczny, który chcesz podpisać, skorzystaj z zewnętrznego programu dołączonego do Twojego podpisu kwalifikowanego.
• Jeśli nie wiesz, jaki program pobrać lub jak go skonfigurować, zajrzyj na stronę Biznes.gov.pl.
• Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w programie. W zależności od wybranego podpisu kolejne kroki mogą się różnić. Najczęściej jednak w następnej kolejności należy włożyć kartę do czytnika i uruchomić program.
• Po podpisaniu dokumentu podpisem kwalifikowanym nie otwieraj go ponownie. Może to spowodować błędy.

Wybierając dostawcę usług podpisu elektronicznego, warto zapoznać się ze szczegółami oferty. Być może w Twoim przypadku sprawdzi się aplikacja mobilna, dzięki której możesz podpisywać dokumenty służbowe i prywatne w dowolnym miejscu.

Jakie sprawy można załatwić za pomocą podpisu kwalifikowanego?

Jak już wspomnieliśmy, podpis kwalifikowany daje więcej możliwości niż na przykład zwykły podpis elektroniczny. Dzięki niemu możesz załatwić wiele formalności, takich jak:

• Składanie zeznań podatkowych w urzędach skarbowych.
• Składanie sprawozdań finansowych przekazywanych do KRS.
• Podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik.
• Zdalne zawieranie umów cywilnoprawnych.
• Przekazywanie jednolitego pliku kontrolnego.
• Przekazywanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej szczegółowych danych dotyczących transakcji finansowych.
• Podpisywanie umów kupna lub sprzedaży.
• Podpisywanie dokumentów związanych z przetargiem oraz wiele innych spraw.

Jak wynika z raportu „Trusted economy in the new reality”, opublikowanego przez Deloitte Legal po pandemii, osoby posiadające tego rodzaju podpis korzystają z niego średnio 20 razy w miesiącu, zarówno w celach prywatnych, jak i zawodowych.

Automatycznie generowane umowy dla klientów

Wiesz już, jak uzyskać potrzebny podpis elektroniczny i jak go wykorzystywać do podpisywania umów. Załóżmy, że masz profesjonalny szablon oferty handlowej, którą wysyłasz do potencjalnego klienta.

Zdajesz sobie sprawę, że Twoja oferta handlowa w formie elektronicznej okaże się skuteczna, a informacje w niej zawarte przekonają kontrahenta do podpisania umowy. Liczyłeś na szybkie sfinalizowanie transakcji.

Po zaakceptowaniu oferty handlowej przez klienta nadejdzie czas na automatyczne wygenerowanie umowy. Najlepiej byłoby, podobnie jak w przypadku ofert handlowych, załatwić formalności zdalnie. Jak jednak to zrobić?

Korzystając z Salesbooka, czyli nowoczesnego systemu CRM i aplikacji dla handlowców, możesz korzystać z gotowych szablonów umów oraz aktywnych plików PDF, a następnie wysyłać je pocztą elektroniczną do nowych klientów.

Każda podpisana umowa zostanie zapisana w systemie CRM w zakładce „Umowy”.

Zdalne podpisywanie umów za pomocą wiadomości SMS

Oczywiście, korzystając z Salesbooka, możesz podpisać dokument z klientem podczas bezpośredniego spotkania, używając iPada. Taka umowa po podpisaniu trafi od razu do systemu CRM.

Jeśli jednak nie spotykasz się z klientem osobiście, nie ma przeszkód, aby podpisał dokument za pomocą kodu otrzymanego od handlowca w wiadomości SMS. To jeszcze szybszy sposób niż korzystanie z podpisu kwalifikowanego.

• Wystarczy, aby sprzedawca automatycznie wygenerował potrzebny mu szablon umowy, który zostanie wcześniej załadowany do systemu.
• Następnie wysyła do klienta wiadomość e-mail zatytułowaną „Dokumenty do podpisania” – tytuł ten wyraźnie sugeruje, że chodzi o umowę.

Kolejne kroki wykonuje już klient; są to:

Krok 1. Pobranie dokumentów z poczty elektronicznej.

Krok 2. Podpisanie umowy za pomocą kodu.

Krok 3. Możliwość pobrania potwierdzenia podpisania umowy.

Gdy klient otrzyma dokument pocztą elektroniczną, dostanie również SMS-em unikalny kod, który musi wpisać w odpowiednie pole w umowie. Po wpisaniu kodu umowa zostaje podpisana. Jest ona traktowana jako równoważna pod względem skutków prawnych z umową podpisaną własnoręcznie.

Salesbook zintegrowany z Autenti

Nie jest to jedyna metoda podpisywania umów, jaką oferuje Salesbook.

Jeśli w Twojej firmie sprzedawcy korzystają z platformy Autenti, nic nie stoi na przeszkodzie, aby mogli korzystać z Salesbooka i podpisywać umowy tak jak dotychczas.

Autenti oferuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych do wyboru: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Dokumenty możesz podpisywać na smartfonie, tablecie lub komputerze, niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz. Wystarczy dostęp do Internetu.

Każdy podpisany dokument elektroniczny jest dostępny w archiwum Autenti. Jednocześnie, ponieważ korzystasz z Salesbooka, wszystkie podpisane umowy trafiają również do systemu CRM, do zakładki „Umowy”. Oznacza to, że najważniejsze dokumenty gromadzisz w jednym miejscu.

Dlaczego warto korzystać z podpisów elektronicznych?

Istnieje wiele argumentów przemawiających za stosowaniem podpisu elektronicznego. Klienci coraz częściej chcą otrzymywać nie tylko elektroniczne oferty handlowe, ale także umowy, które mogą podpisać w ciągu kilku chwil.

Poza tym dokument elektroniczny ma jeszcze jedną zaletę – jest to rozwiązanie ekologiczne, które nie wymaga drukowania ton papierowych umów, a następnie ich przechowywania.

Duże przedsiębiorstwa i mniejsze firmy stają się coraz bardziej zdigitalizowane. Częściowo wynika to z pandemii, a częściowo z zmian w prawie Unii Europejskiej. Od 2024 r. wszystkie firmy będą zobowiązane do stosowania faktur elektronicznych.

Z informacji podanych przez portal „Marketing i Biznes” wynika, że w 2021 r. już 600 tys. Polaków posługiwało się podpisem kwalifikowanym. Z kolei liczba profili zaufanych wzrosła z 1,3 mln w 2013 r. aż do 11 mln w maju 2021 r.

Jeszcze więcej zalet podpisu kwalifikowanego

• Szybsze i bezpieczne podpisywanie umów zarówno z kontrahentami, jak i pracownikami. Jak wynika z raportu „Trusted economy in the new reality”, opublikowanego przez Deloitte Legal, czas potrzebny na podpisanie umów może skrócić się z 7 dni do 1 dnia. Jako przykład dokument opisuje studium przypadku dotyczące wdrożenia m.in.. podpisywania umów podpisem kwalifikowanym w sektorze finansowym.
• Dokument podpisany elektronicznie podpisem kwalifikowanym przez klienta ma taki sam status prawny jak dokument podpisany własnoręcznie.
• Sprawne załatwianie formalności z podmiotami publicznymi. Możliwość składania sprawozdań finansowych oraz łatwiejszy kontakt z urzędami. Według Deloitte Legal aż 65% respondentów badania wskazało, że podpisuje sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym.
• Oszczędność czasu. Handlowcy nie tracą go na drukowanie i poprawianie treści. Automatyzacja pozwala sprzedawcom na przygotowanie nowej oferty handlowej, którą mogą wysłać do klienta. (Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak napisać skuteczną ofertę handlową, która przekona Twojego klienta, a także zaplanować cały proces sprzedaży, sprawdź, jak działa FORMUŁA SALESBOOKA).

Podsumowanie

Dysponując skuteczną ofertą handlową, chcesz sprawnie i bez problemów doprowadzić do sfinalizowania transakcji. Podpisywanie umów podpisem kwalifikowanym lub za pomocą SMS-a jest bezpieczne i znacznie przyspiesza całą procedurę.

Korzystając z Salesbooka, możesz nie tylko przygotowywać wzory ofert handlowych, które wyróżniają się na tle innych, ale także automatycznie generować umowy i podpisywać je zdalnie. Dzięki automatyzacji usprawniasz pracę działu sprzedaży o ponad 50%.

Wypróbuj Salesbooka

Aby dowiedzieć się, jak w praktyce możesz wykorzystać możliwości Salesbooka, zapisz się na bezpłatną prezentację.