CRM jako wirtualny asystent handlowca

System CRM – przez jednych zachwalany, przez drugich uważany za zło konieczne. Może być cichym bohaterem w Twojej codziennej pracy i wirtualnym asystentem, którego niełatwo byłoby znaleźć i zatrudnić. Jest jeden warunek – musisz znać jego przydatne funkcje i pozwolić mu działać. Jak się okazuje aż 75% jego użytkowników nie potrafi docenić zalet systemu CRM.

Na czym polega filozofia customer relationship management (CRM)?

Skrót CRM pochodzi od słów customer relationship management, co tłumacząc z języka angielskiego, oznacza – zarządzanie relacjami z klientami. Filozofia CRM to sposób myślenia o tym, jak w Twojej firmie chcesz komunikować się z najbliższym otoczeniem biznesowym. Ta idea zarządzania obejmuje różne etapy kontaktu z odbiorcą usług – od pierwszego spotkania, przez analizę potrzeb, przedstawienie oferty, aż do obsługi posprzedażowej.

Filozofia CRM nie mówi jednak tylko o sztywnych ramach zachowań i procedurach. Ta koncepcja zarządzania relacjami z klientami niesie ze sobą głębszą myśl. Chodzi o to, aby handlowiec, który zajmuje się konkretnym leadem, nie traktował go tylko jak kolejnego zadania do wykonania.

W myśl idei CRM sprzedawca powinien w pierwszej kolejności myśleć o satysfakcji kontrahentów, z którymi współpracuje. Wszystkie działania zarówno podjęte przez niego, jak i inne działy firmy mają prowadzić do dobrego zarządzania relacjami z klientami.

W zbudowaniu wartościowych kontaktów może pomóc odpowiednie narzędzie – i tym właśnie jest oprogramowanie CRM.

Jak działa system CRM?

Kolejna definicja CRM (z j. angielskiego, customer relationship management), z którą też można się spotkać, opisuje CRM nie jako filozofię, a jako narzędzie, które wspomaga codzienne zarządzanie relacjami z klientami. To system informatyczny lub aplikacja CRM, która gromadzi i organizuje dane potencjalnych klientów oraz obecnych kontrahentów.

Podstawowe funkcjonalności CRM to korzystanie z poczty elektronicznej, a także przechowywanie i aktualizowanie informacji o kontaktach oraz ofertach. System CRM pozwala też monitorować jakość obsługi klienta.

Na wdrożenie systemu CRM decydują się zarówno właściciele dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw. Jak podają różne serwisy informacyjne, aż 91% organizacji zatrudniających więcej niż 10 pracowników ma oprogramowanie CRM.

Przedsiębiorcy decydują się na ten krok ze względu na zalety wdrożenia systemu CRM, wśród których wymienia się m.in. usprawnienie pracy, poprawę komunikacji czy wzrost efektywności.

Jednak jak wynika z danych firmy HubSpot z 2021 r. – tylko 45% organizacji wykorzystuje systemy CRM jako bazy danych. Reszta sprzedawców nadal korzysta z plików typu Excel, dokumentów Google lub po prostu zapisuje informacje na kartkach.

Dobry system klasy CRM może wspomóc handlowców na wielu płaszczyznach. Stanie się Twoim nieocenionym wirtualnym asystentem, jeżeli tylko dasz mu szansę.

Do czego może przydać się Ci oprogramowanie CRM?

Praca sprzedawcy to działanie na najwyższych obrotach. Niezależnie od tego, czy pracujesz w mniejszej firmie, czy dla dużego gracza, na pewno nie możesz narzekać na brak zajęć.

Dziesiątki telefonów do zapisania, setki kontaktów do obdzwonienia, mnożące się spotkania, dojazdy do kontrahentów, e-maile ciągle wpadające do skrzynki – można by tak wymieniać bez końca. Musisz też zajęć się bieżącą obsługą klientów i przygotować nowe oferty firmy.

Na dodatek Twój manager chce dostać raport na czas, więc wypadałoby zebrać dane i opracować dokument na akceptowalnym poziomie.

Tylko kiedy to zrobić? Czy na pewno nie potrzebujesz pomocy systemu CRM? A może jesteś jednym z tych sprzedawców, którzy uważają program CRM za zło konieczne i narzędzie do bezlitosnej kontroli ich pracy?

Czy na pewno system CRM to jedynie bat na Ciebie i Twoich kolegów oraz koleżanki z działu? Masz aż tyle czasu wolnego, aby odrzucić wsparcie nowoczesnego asystenta, który pomoże Ci uporać się z chaosem?

Jak wynika z danych firmy HubSpot, 76% użytkowników systemu CRM nie korzysta z większości funkcji, jakie oferuje oprogramowanie CRM. Czy na pewno chcesz być jednym z nich?

Sprawdź, co może dać Ci korzystanie z systemu CRM i nie traktuj go tak zero-jedynkowo. To może Ci się po prostu opłacać.

CRM jako Twój wirtualny asystent

Jak już wspomnieliśmy, dobry system CRM zbiera informacje na temat klientów i wspiera proces zarządzania relacjami z kontrahentami.

To, w jakim stopniu możesz wykorzystać jego zalety, zależy od tego, jak bardzo nowoczesne oprogramowanie CRM ma Twoja firma. Dowiedz się, co znajdziesz w programie CRM i co ten system może Ci zaoferować.

Przeczytaj o kilku funkcjach w systemach CRM, z których warto korzystać.

System CRM w firmie – jak może Ci pomóc?

Ułatwia przepływ informacji i stanowi dobre wsparcie techniczne

Baza CRM to nie tylko baza kontrahentów. Wszystkie informacje, które się tam znajdują, ułatwiają komunikację między różnymi działami w firmie. Możesz dowiedzieć się, np. ile nowych leadów pozyskał do systemu CRM dział marketingu i co będzie oznaczało to dla Ciebie w praktyce.

Organizuje pracę w obszarze obsługi klienta

To jedna z funkcji programu CRM, która powinna bardzo Cię zainteresować. Dzięki niej na bieżąco monitorujesz wszystkie swoje interakcje z klientami: e-maile, telefony, czaty czy spotkania. System CRM umożliwi Ci też planowanie zadań i mądre rozłożenie ich w czasie.

Jeżeli w Twojej firmie działa nowoczesny system CRM, możesz też wysyłać powiadomienia, aby nie zapomnieć o ważnych sprawach lub zintegrować z nim swój kalendarz. Dobra organizacja pracy przełoży się na lepsze doświadczenia Twoich klientów, ponieważ będziesz mieć dla nich po prostu więcej czasu.

Automatyzuje powtarzalne czynności

Ta funkcja w systemie CRM ma po części związek z poprzednią, co oznacza, że również dobrze wpłynie na Twoją pracę i znacznie ją przyspieszy.Systemy typu CRM umożliwiają automatyzację rutynowych czynności, np. zbierają e-maile z wielu skrzynek, generują raporty, wysyłają przypomnienia o zadaniach lub SMS-y do klientów.Program CRM pracuje za Ciebie i wpływa na zwiększenie efektywności, a Ty w tym czasie możesz odezwać się do obecnych kontrahentów lub dbać o zarządzanie relacjami z potencjalnymi klientami.

Zawiera historię współpracy z klientami

To bardzo pomocne, jeżeli odświeżasz kontakt z klientem lub przejmujesz go po innym handlowcu. Program CRM będzie w tym przypadku źródłem wiedzy m.in. o tym, jak układała się współpraca wcześniej, dlaczego klient ją zawiesił, z jakich produktów korzystał, czym był zainteresowany. Wszystkie te informacje znajdziesz w programie CRM.

Pozwala na analizę i śledzenie sprzedaży

System CRM to kopalnia wiedzy. Jeżeli procesy sprzedażowe w Twojej firmie są uporządkowane i masz czas na to, aby rzetelnie wprowadzać wszystkie dane do systemu CRM, możesz analizować to, jak Ci idzie i zmienić to, co wymaga jeszcze poprawy.Po prostu wykorzystujesz zgromadzone dane i sprawdzasz, jak w programie CRM wyglądają Twoje szanse sprzedażowe, jak przebiega konwersja, a także ile trwa sam proces i jaki jest koszt pozyskania leada. Dzięki swojemu asystentowi trzymasz zawsze rękę na pulsie. Wyznaczasz cele pośrednie i konsekwentnie je realizujesz. System CRM to Twoje narzędzie do zrealizowania planów sprzedażowych.

Generuje raporty

Korzystanie z dobrodziejstw systemu CRM ma więcej plusów – jeżeli potrzebujesz raportu dotyczącego Twoich działań sprzedażowych, możesz go w prosty sposób pobrać. Nie musisz opracowywać go samodzielnie i wklepywać danych z tabeli do systemu. Oszczędzasz czas, który możesz wykorzystać na budowanie bazy potencjalnych klientów.

Wybierz najlepszego asystenta dla siebie

Na wdrożenie CRM decyduje się bardzo wiele firm, jednak nie wszystkie są zadowolone z tego, jak system CRM umożliwia im zarządzanie relacjami z klientami oraz wspomaga codzienną pracę. Aż 47% sprzedawców nie wierzy w to, że ich CRM w firmie jest w stanie sprostać wszystkim wyzwaniom i pomóc osiągnąć cele sprzedażowe (dane firmy HubSpot z 2021 r.).

Być może wynika to z faktu, że wiele starszych systemów CRM gromadzi jedynie deklaratywne dane ilościowe, które każdy sprzedawca powinien ręcznie wpisywać do systemu.

W takich sytuacjach część wartościowych informacji ginie, zapomniana na kartkach papieru zostawionych w samochodzie po spotkaniu lub pozostaje na zawsze w pamięci handlowca. Z tego powodu oraz innych względów, o których pisaliśmy wcześniej na naszym blogu, program CRM może nie być wystarczającym narzędziem.

Jeżeli jako sprzedawcy zależy Ci na tym, aby Twój asystent w postaci systemu CRM, naprawdę wywiązywał się ze swoich zadań, przyjrzyj się nowoczesnym rozwiązaniom typu sales automation, czyli służącym automatyzacji sprzedaży. Przemyśl to, jaka jest Twoja strategia CRM, czy na pewno dobrze analizujesz procesy sprzedażowe, jak to się ma do Twoich wyników i potrzeb przedsiębiorstwa?

Nowoczesna aplikacja od Salesbooka nie tylko zbierze dla Ciebie dane jakościowe, ale też kompleksowo wesprze w całym procesie sprzedażowym.

Twój system CRM zintegrowany z Salesbookiem

Już wiesz, że CRM w firmie może być Twoim potężnym sojusznikiem w codziennej walce o efekty sprzedażowe. System CRM zintegrowany z Salesbookiem pozwoli Ci zwiększyć szanse sprzedaży i jeszcze lepiej organizować swoją pracę na każdym etapie spotkania z klientem.

Salesbook to platforma SaaS (w j. angielskim – software as a service), co w tłumaczeniu oznacza oprogramowanie jako usługę. Działa jak chmurowy system, który nie jest skomplikowany w obsłudze. Jest zainstalowany na serwerach dostawcy, co sprawia, że nie trzeba inwestować w dodatkowy sprzęt, aby z niego korzystać.

Salesbook ma o wiele więcej zalet, którym warto się przyjrzeć.

Co może zrobić dla Ciebie Salesbook?

Chciałbyś mieć asystenta, który zaplanuje całą podróż do klienta, umówi spotkanie i ustali szczegóły?

Wyobrażasz sobie asystenta, który zawsze będzie Ci przypominał o najważniejszych zadaniach, wyśle e-maile z podsumowaniami do klientów, a potem przygotowuje ciekawą prezentację dla nowego kontrahenta?

Poza tym bez zbędnego ponaglania opracuje za Ciebie raporty na podstawie danych, które sam zbierze. Czy można chcieć więcej? Można!

Twój asystent wesprze rozwiązania CRM, z których już korzystasz i podpowie Ci, co robisz najlepiej, a nad czym warto jeszcze popracować.

Trudno w to uwierzyć? Sprawdź, na ile to możliwe.

Praca w dowolnym miejscu na świecie

Mając Salesbooka, nie zawsze musisz podróżować, aby porozmawiać z klientem lub dostarczyć mu dokumenty. Korzystanie z programu CRM w chmurze umożliwi Ci kontakt z kontrahentem z dowolnej lokalizacji na świecie. Wystarczy, że po prostu zalogujesz się do systemu.

Poza tym Salesbook jest dostępny na iOS, co umożliwia dostęp do jego najważniejszych funkcji (np. kontakty, organizacje, kalendarz, spotkania, zadania, dostęp do lejków i wątków) za pomocą Twojego smartfona.

Jednak, jeżeli planujesz bezpośrednie spotkania – Salesbook też może Ci pomóc. Aplikacja zintegrowana z Twoim kalendarzem pokaże Ci, jakie w danym dniu masz spotkania, a dzięki funkcji GPS zaplanuje dla Ciebie optymalną trasę dojazdu i będzie pełnić funkcję nawigacji.

Planowanie dnia pracy

Planowanie dnia pracy przez handlowca nie jest łatwe, ponieważ musi wziąć pod uwagę wiele różnych czynności. Jeżeli system CRM, którego używasz, jest przestarzały, może nie pomóc Ci w tym tak, jak tego oczekujesz.

Systemy CRM mają różne interfejsy – mniej lub bardziej przyjazne dla użytkownika. Panel administracyjny Salesbooka jest czytelny i uporządkowany, co pomaga organizować sobie typowy dzień pracy. Używanie go nie sprawi Ci problemu, nawet jeśli nie masz dużego doświadczenia z programami CRM.

Korzystając z Salesbooka, możesz zaplanować swoje codzienne zadania i wysyłać na maila przypomnienia o tym, co warto zrobić w pierwszej kolejności. Łatwo jest zacząć dzień, gdy wiesz, na czym się skupić.

Na pewno pomoże Ci w tym też opcja synchronizacji kalendarza Salesbooka z Twoimi kalendarzami zewnętrznymi, a także możliwość udostępniania planera innym handlowcom. Łatwiej jest coś ustalić, gdy wszyscy mają dostęp do takich samych informacji.

Czytelna baza danych

W codziennej pracy przydaje się też dobrze zorganizowana baza klientów. Panel administracyjny Salesbooka jest przejrzysty i funkcjonalny, a co za tym idzie, zawsze wiesz, na jakim etapie lejka jest Twoja szansa sprzedażowa.

Bardzo ważną zaletą jest też możliwość dodawania do wątków takich danych, na jakich najbardziej Ci zależy. W wątkach danych klientów możesz uzupełniać najważniejsze informacje: robić dodatkowe notatki, dodawać pliki i warianty ofert. Zawsze masz dostęp do pełnej historii i bazy danych. W zależności od potrzeb możesz też zmieniać statusy szans sprzedażowych, co sprawia, że stale monitorujesz to, jak idzie Ci sprzedaż.

Atrakcyjna prezentacja firmy

Sprzedaż polega na tym, aby się wyróżnić. Mimo wszystkich swoich zalet program CRM nie pomoże Ci w przygotowaniu ciekawej prezentacji na spotkanie sprzedażowe. Na tym polu Salesbook też wyprzedza wiele systemów CRM o krok.

Dzięki aplikacji nie musisz przeszukiwać szafek biurka w poszukiwaniu ulotek, które możesz wykorzystać w czasie spotkania. Nie musisz też zabierać folderów reklamowych i katalogów z realizacjami firmy ze sobą.

Wystarczy, że zabierzesz ze sobą tablet, a wcześniej wgrasz do niego wszystkie potrzebne materiały: logo, zdjęcia z realizacji czy filmy wideo. Salesbook jako Twój asystent zadba o naprawdę estetyczną oprawę wizualną. Twój następny krok to prezentacja firmy klientowi za pomocą nowoczesnego narzędzia.

Analiza potrzeb

Co może zrobić dla Ciebie Twój asystent, gdy po prezentacji, przystępujesz do rozmowy z kontrahentem?

Dzięki Salesbookowi nie musisz na spotkaniu z klientem skupiać się na wielu rzeczach jednocześnie – słuchaniu, analizowaniu i zapisywaniu najważniejszych informacji. Masz do dyspozycji tablet oraz kalkulator potrzeb, które wyręczą Cię w wielu kwestiach.

Możesz skoncentrować się na spokojnej rozmowie z kontrahentem, aby dowiedzieć się jak najwięcej o jego problemach i oczekiwaniach. To ważny element zarządzania relacjami z klientami. Pamiętaj, że wszystko to, czego się dowiadujesz, trafia automatycznie do systemu w Twojej firmie. Nie tracisz czasu po spotkaniu na to, aby uporządkować notatki i wpisywać je do odpowiednich folderów w komputerze.

Spersonalizowana oferta

Informacje o Twoim kliencie, które zebrałeś za pomocą Salesbooka, są już w systemie CRM. Nie musisz samodzielnie analizować tego, co udało Ci się dowiedzieć. Aplikacja w kilka chwil przygotuje dla Ciebie automatyczną i spersonalizowaną ofertę, którą możesz przedstawić lub wysłać klientowi. Nie musisz też dzwonić do kontrahenta, aby upewnić się, czy zapoznał się ze szczegółami – otrzymasz powiadomienie, jak tylko otworzy ofertę.

Szybki follow-up do klientów

Wiadomości follow-up po spotkaniu to ważny element w zarządzaniu relacjami z klientami. Mówi się, że chcąc doprowadzić do skutecznej sprzedaży, trzeba zrobić nawet od 8 do 12 follow upów. Wyobrażasz sobie ciągłe podsumowywanie spotkań oraz telefonów i zapisywanie wszystkiego ręcznie? Dzięki Salesbookowi nie musisz tego robić. Twój system CRM ma już wszystkie najważniejsze ustalenia, więc pozostaje Ci tylko wysłać follow-up. Jeżeli wszystko pójdzie z planem, czeka Cię podpisywanie umowy.

Bezproblemowe podpisywanie umów

Korzystając z Salesbooka, możesz w szybki sposób podpisać umowę z klientem. Wystarczy, że na spotkaniu bezpośrednim używasz iPada, a klient może podpisać umowę rysikiem. Dokument po podpisaniu trafi natychmiast do Twojego firmowego systemu. Inny sposób polega na wysłaniu do kontrahenta unikalnego kodu SMS. Niezależnie od tego, co wybierzesz, unikasz dojeżdżania do klientów, za każdym razem, gdy zechcą coś dodać lub zmienić w zapisie umowy.

Automatyczne raportowanie

Twój asystent może zrobić dla Ciebie znacznie więcej niż wsparcie na każdym etapie sprzedaży.

Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu efektywności swojej pracy, przyjrzyj się raportom. W Salesbooku możesz pobrać je automatycznie, bez konieczności ręcznego uzupełniania tabel i wyliczeń.

Z raportów dowiesz się m.in.: jak szybko zdobywasz nowych klientów, który ze skryptów rozmów jest najskuteczniejszy i jak reagowali na to kontrahenci. Sprawdzisz też, jak długo zajmuje Ci przejście między poszczególnymi etapami lejka sprzedażowego. Zobaczysz też, jak wypadasz na tle innych osób z zespołu.

Możesz też porównać czasy trwania spotkań i wysnuć wnioski na temat tego, jakie praktyki sprzedażowe sprawdzają się najlepiej w Twoim przypadku.

Kompleksowa analiza sprzedaży

Jak wspomnieliśmy wcześniej, system klasy CRM, którego używasz, prawdopodobnie nie zawiera wszystkich potrzebnych Ci informacji. Są to bardziej deklaratywne informacje niż wiarygodne dane jakościowe. Wszystko zależy od tego, czy Ty lub inni sprzedawcy mieliście czas na to, aby poza obsługą klienta znaleźć moment na wpisanie danych do systemu.

Dzięki temu, że Salesbook samodzielnie zbiera dane w trakcie trwania spotkania i automatycznie przekazuje je do programu CRM, masz pewność, że otrzymasz rzetelną analizę sprzedaży.

Jakie elementy procesu sprzedaży możesz zanalizować?

• Liczbę i efektywność spotkań.
• Średni czas trwania spotkań.
• Czas między kolejnymi kontaktami.
• Liczbę i rodzaj dalszych kroków w procesie sprzedaży.
• Rodzaj produktów, które są najczęściej wybierane.
• Co i w jakim czasie spowodowało wzrost lub spadek liczby klientów.

To tylko niektóre przykłady czynników, które możesz brać pod uwagę. Salesbook jako CRM może pomóc Ci ulepszyć skuteczność całego procesu zarządzania sprzedażą, a Ty jesteś w stanie reagować, gdy zobaczysz niepokojące sygnały.

Gotowe scenariusze – automatyzacja sprzedaży

Skoro możesz zanalizować sprzedaż i korzystać z automatyzacji, jesteś w stanie wybrać te scenariusze sprzedaży, które przynoszą największe zyski. Automatyzując powtarzalne czynności, Twój wirtualny asystent zapewnia Ci dodatkowy czas, który możesz wykorzystać na budowanie relacji z kontrahentami lub doszkalanie umiejętności.

Podsumowanie

Według firmy HubSpot aż 97% sprzedawców uważa, że stosowanie dobrych rozwiązań CRM ma sens, jeżeli są łatwe w użyciu. Salesbook to prosta i intuicyjna aplikacja, która może być dopasowana do potrzeb każdej firmy. Doskonale wesprze każdego handlowca, niezależnie od jego stażu pracy oraz doświadczenia.

Salesbook CRM może być niezastąpionym wirtualnym asystentem, który uporządkuje, zorganizuje i zautomatyzuje pracę sprzedawcy, zwiększając jego efektywność nawet o ponad 50%.

Czy jesteś w stanie znaleźć asystenta, który wspierałby Cię w tak skuteczny sposób?

Sprawdź, jak Salesbook pomaga organizować pracę handlowca – umów się na demo CRM

Masz w firmie system CRM, ale chciałbyś sprawdzić, jak Salesbook może go wesprzeć?

W Twojej firmie działa CRM, ale nie chcesz korzystać z dwóch systemów? W Salesbooku działa też funkcjonalność CRM, które eliminuje taką konieczność.

Umów się na bezpłatne demo CRM i przekonaj się, która opcja jest dla Ciebie lepsza.