Zarządzanie sprzedażą. Definicja, podstawowe metody i narzędzia

Daria Olech

2025-09-08

Zarządzanie sprzedażą to temat, o którym napisano już wiele. Czym jednak tak naprawdę jest ten złożony proces? Jak pogodzić bycie dobrym managerem, dbającym o zespół, z potrzebą używania systemu CRM oraz kontrolowania wskaźników? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj podstawowe metody oraz narzędzia przydatne w obszarze obsługi klienta i sprzedaży.

Zasada 75 procent

Kiedy na początku lat 90. koncern IBM popadł w problemy finansowe, powołano nowego prezesa, a ten natychmiast skontaktował się z McKinsey & Company, jedną z bardziej znanych firm zajmujących się doradztwem strategicznym.

Firma IBM starała się dowiedzieć, co jest głównym czynnikiem sprawiającym, że sprzedaż tak mocno spada. Konsultanci po kilku miesiącach analizy sytuacji w firmie doszli do wniosku, że powodem topniejących zysków, jest niewłaściwe zarządzanie czasem.

Okazało się, że zarówno managerowie, jak i inni pracownicy spędzali 75% czasu za biurkiem, wypełniając formularze. Za rzadko spotykali się z potencjalnymi klientami poza siedzibą firmy. Nie byli aktywni w terenie.

Konsultanci zalecili odwrócenie proporcji – po zmianach 75% czasu pracownicy powinni spędzać, spotykając się z klientami i prezentować im korzyści produktów oraz usług. Poza tym zaangażowano też managerów – przedtem wertowali setki kartek i tonęli w stosach papierów, a odtąd mieli brać aktywny udział w spotkaniach z kluczowymi klientami.

Rezultat zmian był zadziwiający – ogromne straty finansowe zmieniły się w spektakularne zyski. To tylko jeden z przykładów, jak wiele czynników należy brać pod uwagę, zarządzając sprzedażą. Czym jednak tak naprawdę jest ten proces?

Zarządzanie sprzedażą, wyniki i tygiel osobowości

Zarządzanie sprzedażą obejmuje ustalenie taktycznych celów, opracowanie strategii, realizowanie i monitorowanie bieżących działań sprzedażowych, a także planowanie zadań oraz motywowanie handlowców do osiągania jeszcze lepszych wyników.

„Zarządzanie sprzedażą nie jest dyscypliną ścisłą, ponieważ sprzedawcy zdecydowanie różnią się od większości pozostałych pracowników. Manager sprzedaży musi być jednocześnie przyjacielem, doradcą, powiernikiem, surowym przełożonym i skutecznym człowiekiem interesu. Sprzedawcy przechodzą emocjonalne wzloty i upadki, odnotowują zarówno wzrost, jak i obniżenie poziomu sprzedaży. Każdy z nich ma też swoje dziwactwa, które wymagają od managera ogromnych pokładów cierpliwości i ponadprzeciętnych zdolności interpersonalnych. Wybitny menedżer sprzedaży potrafi z tygla osobowości stworzyć zgrany, skuteczny zespół, który miesiąc w miesiąc będzie konsekwentnie osiągał przewidywalne wyniki” – tak definiuje ten proces Brian Tracy.

W związku z tym na managerze spoczywa nie tylko obowiązek myślenia o realizowaniu planów sprzedażowych, ale też zbudowania zespołu grającego do jednej bramki. Według Tracy’ego aż 95% sukcesu zależy od tego, jakich manager dobierze sobie współpracowników.

Jak zbudować skuteczny zespół sprzedażowy?

Jak zbudować skuteczny zespół sprzedażowy?

Efektywne zarządzanie sprzedażą zaczyna się od stworzenia solidnych fundamentów – a tym fundamentem jest dobrze dobrany, zmotywowany i zorganizowany zespół. Każdy kierownik działu sprzedaży wie, że w praktyce oznacza to połączenie umiejętności strategicznych, wiedzy o rynku i zdolności do pracy z ludźmi o różnych temperamentach.

Poniższe zasady i narzędzia mogą okazać się pomocne, jeśli Twoim celem jest efektywne zarządzanie zespołem sprzedaży i zarządzaniu procesem sprzedaży w taki sposób, aby prowadziło to do generowania przychodów oraz budowania relacji z klientami.

Wybierz odpowiednich ludzi

Zanim zdecydujesz, kto będzie tworzył zespół sprzedażowy, zastanów się, jakich cech szukasz. W procesie planowania rekrutacji wielu managerów korzysta z tzw. „Prawa trzech”. Polega ono na tym, by porozmawiać z co najmniej trzema kandydatami, a z najlepszymi przeprowadzić trzy spotkania w różnych okolicznościach. Pozwala to dostrzec niuanse w zachowaniu i komunikacji.

Warto również, aby kandydat porozmawiał z kilkoma osobami z firmy – daje to szerszy obraz jego kompetencji. Im staranniej dobierzesz przedstawicieli handlowych, tym mniej ryzyka rozczarowania w przyszłości.

Bądź liderem, nie tylko przełożonym

W roli lidera zarządzanie zespołem sprzedażowym to coś więcej niż wydawanie poleceń. Kierownik działu sprzedaży jest mentorem, wzorem do naśladowania i punktem odniesienia dla całego działu sprzedaży. W sytuacjach wątpliwych to właśnie do niego zwrócą się przedstawiciele handlowi, oczekując wsparcia i jasnych wskazówek.

Wyznaczaj realne cele i słuchaj zespołu

Cele muszą być ambitne, ale osiągalne. W planowaniu sprzedaży uwzględnij zarówno doświadczonych, jak i nowych pracowników, a przy ustalaniu targetów pamiętaj, że monitorowanie wyników sprzedaży jest równie ważne jak samo ich osiąganie. To właśnie analiza danych pokazuje, gdzie należy wzmocnić działania i jak dopasować strategię sprzedaży do zmieniających się warunków rynkowych.

Postaw na otwartą komunikację

W zgranym zespołem sprzedaży nie ma miejsca na niedomówienia. Jasne zasady i transparentny proces obsługi klienta sprawiają, że każdy wie, czego się od niego oczekuje. To klucz w budowaniu relacji zarówno wewnątrz zespołu, jak i z klientami.

Zainwestuj w rozwój – szkolenia i wsparcie

Według badań opisanych przez Briana Tracy, ROI z inwestycji w szkolenia sprzedażowe może być nawet trzydziestokrotnie wyższe niż poniesione koszty. Inwestując w rozwój kompetencji, zwiększasz motywację i skuteczność, co bezpośrednio przekłada się na celu zwiększenie efektywności i generowanie przychodów. Dobrze przeszkolony zespół lepiej radzi sobie w kontakcie z klientem i w działaniach obsługi posprzedażowej.

Zarządzaj czasem i procesem

Dobrze zorganizowany procesem sprzedaży wymaga odpowiedniego podziału zadań. Wdrożenie systemu CRM wspiera zarządzaniu procesem sprzedaży oraz umożliwia automatyzację powtarzalnych czynności, dzięki czemu dział sprzedaży może skupić się na tym, co naprawdę ważne – na kontaktach z klientami i finalizacji transakcji.

Optymalnie przypisuj role

Znając mocne strony członków zespołu sprzedażowego i mając dane z CRM, możesz lepiej przydzielać zadania – jedni przedstawiciele handlowi lepiej radzą sobie w prospectingu, inni w negocjacjach lub obsłudze posprzedażowej. Taka specjalizacja w zespole jest kolejnym krokiem do efektywnego zarządzania.

Doceniaj najlepszych

Motywacja to nie tylko premie finansowe. Pochwały, wyróżnienia i publiczne docenienie pracy potrafią znacząco wpłynąć na morale i wyniki zespołem sprzedaży. Pamiętaj, że budowanie relacji w zespole jest tak samo ważne, jak relacje z klientami.

Wielka trójka, czyli zarządzanie poprzez cele sprzedażowe

Znasz już zasady mające wpływ na skuteczne budowanie zespołu, ale proces zarządzania sprzedażą nie kończy się na rekrutacji czy motywowaniu ludzi. Kluczem jest umiejętne planowanie, egzekwowanie i rozliczanie celów sprzedażowych w taki sposób, aby wspierały wszystkie procesy sprzedażowe – od pierwszego kontaktu z nowym klientem, aż po finalizację transakcji i obsługę posprzedażową.

Jedną z najbardziej sprawdzonych metod jest koncepcja zarządzania poprzez cele (Management by Objectives). Powstała w latach 50. w Stanach Zjednoczonych i do dziś znajduje zastosowanie zarówno w małych firmach, jak i globalnych korporacjach. To podejście pozwala kierownikom sprzedaży jasno komunikować oczekiwania klientów do zespołu, a także skutecznie łączyć indywidualne ambicje z długofalowymi planami sprzedażowymi firmy.

Brian Tracy przytacza wyniki badań 150 naukowców w 10 tysiącach organizacji z 20 krajów, które pokazują, że trzy filary sukcesu sprzedażowego to:

1. Ustalanie celów sprzedażowych – firmy osiągające najlepsze wyniki wyznaczają swoim członkom zespołu sprzedaży jasne cele tygodniowe lub miesięczne. Cele te uwzględniają m.in. docelowy współczynnik konwersji, liczbę nowych klientów, a także maksymalny czas trwania cyklu sprzedaży.
2. Precyzyjne określenie zasad i terminów – każdy powinien wiedzieć, jakie działania sprzedażowe wykonać i do kiedy. Obejmuje to harmonogram spotkań sprzedażowych, sposób badania potrzeb klienta oraz realizację kluczowych procesów w ustalonym czasie.
3. Nagradzanie wyników – jasne zasady premiowania motywują zespół i pomagają utrzymać wysoki poziom efektywności.

Dzięki temu metoda MBO staje się kompleksowym procesem, który ułatwia monitorowanie postępów i ocenę zgodności działań pracowników z przyjętą strategią. W praktyce oznacza to, że proces zarządzania sprzedażą staje się przewidywalny, skalowalny i oparty na twardych danych, a nowi pracownicy od początku rozumieją, jak ich praca przekłada się na cele firmy.

Złota zasada zarządzania

Wśród metod zarządzania wymienia się również:

• zarządzanie przez wyniki – nazywane też zarządzaniem przez rezultaty, charakterystyczne dla organizacji mocno nastawionych na wyniki finansowe, to skupianie się na osiąganiu konkretnych celów i zadań przez działy firmy, które przynoszą największe zyski. Bardziej liczą się wyniki, niż to, w jaki sposób zespół realizuje cele,
• zarządzanie przez wyjątki – to metoda, w myśl której managerowie powinni opracowywać plan działania tylko dla sytuacji odbiegającej od standardowych zysków, zamiast analizować każdy element działania biznesowego.

Niezależnie od tego, na jakiej metodzie skupisz się bardziej, pamiętaj o „Złotej zasadzie zarządzania”, która brzmi (i jest jednocześnie cytatem Jacka Welcha, dyrektora General Electric):

„Zarządzajcie swoimi ludźmi tak, jakbyście spodziewali się, że sytuacja się odwróci i za rok to właśnie wy będziecie pracować dla nich”.

Oznacza to, aby być takim liderem, z jakim samemu chciałoby się pracować. To znaczy również, aby zapewnić sprzedawcom swobodę działania, dopóki spełniają stawiane im wymagania i osiągają cele.

System CRM (Customer Relationship Management) a zarządzanie sprzedażą

Łatwiej będzie handlowcom realizować kluczowe wskaźniki efektywności (w j. angielskim – KPI – Key Performance Indicators), jeżeli mogą korzystać z nowoczesnych technologii wspierających sprzedaż oraz automatyzujących powtarzalne czynności.

Najważniejszym krokiem jest wdrożenie systemu CRM – w j. angielskim – Customer Relationship Management, czyli systemu do zarządzania relacjami z klientami. Definicja CRM podkreśla to, jak bardzo ważne jest budowanie wartościowych kontaktów i relacji z kontrahentami.

Poza tym filozofia CRM zakłada, że nadrzędnym celem w Twojej firmie jest dbanie o zadowolenie klientów, w związku z tym system CRM ma wiele przydatnych narzędzi wspomagających ten proces. Z jednej strony narzędzia CRM pomagają sprzedawcom lepiej zorganizować swoją pracę i kontakty z kontrahentami, z drugiej strony – porządkują i układają procesy sprzedażowe.

Ponadto jedną z zalet wdrożenia systemu CRM jest też możliwość analizy danych i generowania raportów potrzebnych managerowi do monitorowania procesu.

Jednak zanim wdrożysz system klasy CRM, dowiedz się, co jeszcze tego rodzaju oprogramowanie może zrobić dla Ciebie i Twojego zespołu.

System CRM zbiera dane Twoich klientów

Po pierwsze, oprogramowanie CRM w firmie pozwala na gromadzenie i porządkowanie informacji o klientach. Baza CRM to baza kontrahentów zawierająca najważniejsze dane, takie jak np. nazwa organizacji, adres, dane kontaktowe do przedstawiciela, preferencje zakupowe czy cała historia kontaktów.

Za pomocą jasnej struktury danych i uporządkowania informacji system CRM wspomaga zarządzanie relacjami z klientami od samego początku. Zakłada dostęp użytkowników systemu CRM do tych samych danych o kontrahentach.

W nowoczesnym systemie CRM handlowiec ma dostęp również do całego pakietu narzędzi ułatwiających codzienny kontakt. Jest to przykładowo planowanie zadań i wysyłanie przypomnień na maila, automatyzacja wysyłki SMS-ów, zapisywanie spotkań w kalendarzu, dodawanie notatek i dodatkowych plików.

Dzięki systemowi CRM sprzedawca zarządza obsługą klientów, a Ty jako manager jesteś na bieżąco z tym, co zostało zrobione oraz jakie elementy procesu warto ulepszyć.

Oprogramowanie CRM i proces zarządzania sprzedażą dopasowany do Twoich potrzeb

System CRM to jednak znacznie więcej. Nie tylko ułatwia obsługę potencjalnych klientów, ale jest również systemem do zarządzania sprzedażą. Możesz korzystać z wielu funkcjonalności CRM i w zależności od tego, jaki system wybierzesz, dopasować program CRM do swoich potrzeb.

Zacznijmy od tego, że procesy sprzedażowe wiążą się z lejkiem sprzedażowym, czyli z działaniami, jakie prowadzą sprzedawcy. Korzystając z systemu CRM, możesz dopasować strukturę lejka do tego, jak rzeczywiście działa sprzedaż w Twojej firmie. Ustalasz dzięki temu przepływ pracy. W każdym momencie wiesz, jakie szanse sprzedaży mogą być wygrane.

Poza tym definiując i analizując kolejne kroki sprzedawców w systemie CRM, zyskujesz pełny obraz o procesie. Jesteś w stanie uzupełnić luki, zmodyfikować działania i dodać elementy, na które wskazuje analiza danych.

Czas na to, aby przemyśleć to, jakie funkcjonalności są dla Ciebie najważniejsze, aby osiągnąć to, na czym Ci zależy i jakie elementy powinna uwzględniać strategia CRM. Na pewno warto skupić się na zaletach automatyzacji sprzedaży.

System CRM a efektywne zarządzanie czasem i automatyzacja

Powtarzanie monotonnych czynności w pracy, które można zautomatyzować, jest w stanie doprowadzić do zniechęcenia nawet najbardziej zaangażowanego handlowca. Wklepywanie danych, robienie podsumowań, wysyłanie maili, opracowywanie raportów – to żmudne zajęcia, na które sprzedawcy mogą poświęcać nawet 2/3 swojego dnia.

Przypominasz sobie zasadę 75%? Brzmi trochę znajomo prawda? Na szczęście CRM to system informatyczny, który automatyzuje wiele procesów na linii obecny i potencjalny klient – Twoja firma. Wpływa też na budowanie długotrwałych relacji z kontrahentami.

Kiedy system CRM wysyła automatyczne maile, follow-upy, SMS-y, czy planuje dzień pracy, sprzedawcy mają więcej czasu na utrzymywanie kontaktów z klientami.

Salesbook – system CRM i aplikacja, które wspierają zespół sprzedaży

W tym przypadku na tle innych rozwiązań CRM wyróżnia się Salesbook, który poza opisanymi wyżej zaletami programu CRM, oferuje znacznie więcej.

Salesbook to chmurowy system CRM zlokalizowany na serwerach dostawcy. To sprawia, że handlowcy mogą pracować z dowolnej lokalizacji, a także korzystać z systemu CRM na iOS.

Salesbook to aplikacja, CRM i wirtualny asystent handlowca w jednym. Jak to działa? W czasie spotkania sprzedawca, korzystając z aplikacji na tablecie, zaznacza najważniejsze informacje o kliencie, dokonując analizy potrzeb.

W tym samym czasie wszystkie informacje otrzymuje też oprogramowanie CRM, co oznacza, że handlowiec nie wprowadza danych ręcznie po spotkaniu. Sprzedawca może szybciej przekonać nowych klientów do proponowanych rozwiązań, ponieważ może przygotować nawet kilka wariantów oferty do wyboru.

Jak możesz zarządzać sprzedażą, mając system klasy CRM od Salesbooka?

Salesbook, tak jak inne systemy typu CRM, ułatwia zarządzanie relacjami z klientami. Jednak wyróżnia się na tle innych systemów CRM tym, że zbiera również dane jakościowe na temat pracy handlowców.

Oznacza to, że analizując dane, możesz sprawdzić, jakie zachowania sprzedawców wobec klientów powodują wzrost sprzedaży. Będziesz wiedzieć, które skrypty warto upowszechnić w całej organizacji, a z czego lepiej zrezygnować.

Nie gromadzisz tylko liczb, zyskujesz również wiedzę na temat jakości pracy Twojego zespołu. Korzyści z wdrożenia programu CRM od Salesbooka jest więcej.

Jakie jeszcze narzędzia i funkcje ma oprogramowanie CRM od Salesbooka?

1. Możliwość analizowania procesu sprzedaży tu i teraz – jako manager możesz wspierać handlowców nawet w trakcie spotkania, otrzymując zgromadzone dane i widząc kroki, jakie podejmuje sprzedawca. Wszystkie dane ma system CRM.

2. Moduł KPI – to moduł, który pozwoli Ci wyznaczać, kontrolować i osiągać zamierzone kluczowe wskaźniki efektywności.

3. Moduł Prowizji – dzięki niemu automatycznie i rzetelnie rozliczysz sprzedawców z wygranych szans sprzedażowych.

4. Generator ofert – możesz dodawać ofertę do systemu CRM na 3 różne sposoby – za pomocą dokumentu PDF, na bazie produktów dodanych do modułu Sklepu lub za pomocą kalkulatora potrzeb, którego sprzedawca używa podczas spotkania.

5. Analiza rozmów oraz efektywności spotkań – wzmacniaj procesy sprzedażowe, wybierając tylko te elementy rozmów i spotkań, które prowadzą do finalizacji transakcji.

6. Automatyczne generowanie raportów – jeżeli musisz przedstawić wyniki sprzedaży na spotkaniu, możesz w dowolnym miejscu włączyć laptopa, a program CRM wygeneruje automatyczny raport, którego potrzebujesz.

7. Prognoza sprzedaży – możesz śledzić poziom sprzedaży i sprawdzać, czy prognozy dotyczące transakcji przebiegają zgodnie z zamierzeniami.

Podsumowanie

Wdrożenie CRM i używanie systemu do kontrolowania sprzedaży oraz zarządzania nią przynosi wiele korzyści. Program CRM od Salesbooka gwarantuje kompleksową analizę działań handlowych, jednocześnie zapewniając wiele narzędzi pomocnych w zarządzaniu relacjami z klientami.

Sprawdź rozwiązania CRM od Salesbooka w praktyce

Sprawdź, jak działa Salesbook CRM i umów się na bezpłatne demo. Współczesne zarządzanie sprzedażą wymaga narzędzi, które nie tylko porządkują dane, ale także aktywnie wspierają wszystkie etapy pracy handlowców – od pierwszego kontaktu z klientem, przez negocjacje, aż po finalizację transakcji. Wdrożenie systemu CRM pozwala na skuteczne zarządzanie sprzedażą w oparciu o rzetelne dane, stałe monitorowanie procesem sprzedaży oraz analizę działań zespołu w czasie rzeczywistym.

Program CRM od Salesbooka to rozwiązanie, które łączy zaawansowaną analitykę z intuicyjnym interfejsem. Dzięki niemu możesz precyzyjnie sterować procesem sprzedaży, eliminować wąskie gardła, optymalizować pracę zespołu i podnosić skuteczność działań. System wspiera zarówno codzienne obowiązki handlowców, jak i strategiczne decyzje menedżerów odpowiedzialnych za zarządzanie sprzedażą na poziomie całej organizacji.

Jeśli zależy Ci na tym, aby procesem sprzedaży zarządzać w sposób uporządkowany, skalowalny i nastawiony na wyniki, sprawdź możliwości Salesbook CRM w praktyce.

Sprawdź, jak działa Salesbook CRM i umów się na bezpłatne demo.