Puls AI in Salesbook. Wie lässt sich der Status einer Verkaufschance anhand von Daten bewerten?

Die Verkaufschance hat den Status „Angebot versendet”. Der Vertriebsmitarbeiter bewertet sie positiv. Im CRM sieht alles korrekt aus.

Aber steht der Kunde tatsächlich kurz vor einer Entscheidung?

Ein einzelner Schritt im Trichter sagt jedoch wenig darüber aus, was zwischen den einzelnen Phasen passiert ist. Er gibt keinen Aufschluss darüber, wie die Besprechungen verliefen, wie sich der Kunde verhielt, welche Maßnahmen der Vertriebsmitarbeiter ergriff, ob der Prozess im richtigen Tempo voranschreitet und ob dabei keine Risikosignale auftraten.

Genau aus diesem Grund wurde bei Salesbook Puls AI – ein intelligenter Indikator für den Zustand einer Verkaufschance. Aus den offiziellen Unterlagen von Salesbook geht hervor, dass die Funktion das Kundenverhalten, die Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter, die Qualität der Termine, die Wirksamkeit der Materialien, Risiken im Verkaufstrichter, das Tempo der Prozesse sowie eventuelle Verzögerungen analysiert.

Puls AI soll also die Frage beantworten, die die Pipeline selbst nicht beantwortet:

Was passiert eigentlich mit einer bestimmten Verkaufschance?

Was ist Puls AI?

Puls AI ist eine Analysefunktion, die in der CRM-Umgebung von Salesbook läuft. Ihre Aufgabe ist es, den Status einer laufenden Verkaufschance anhand der im Prozess enthaltenen Informationen zu bewerten.

Es geht nicht nur darum, den aktuellen Status des Threads zu überprüfen.

Puls AI analysiert zudem Signale, die während des Verkaufsprozesses entstehen. Salesbook erfasst Daten zum Verlauf von Besprechungen, Präsentationen und anderen Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter, und seine KI-Funktionen nutzen die Daten zu den Interaktionen zwischen Vertriebsmitarbeiter und Kunde, um Entscheidungen zu unterstützen.

Das ist wichtig, denn in einem klassischen CRM hängt die Darstellung einer Verkaufschance sehr oft davon ab, was der Mitarbeiter in das System eingegeben hat.

Wenn der Händler die entsprechende Phase festgelegt, die Wahrscheinlichkeit und das Abschlussdatum angegeben sowie eine optimistische Anmerkung hinzugefügt hat, könnten die Aussichten gut aussehen.

Puls AI ergänzt dieses Bild um eine Analyse dessen, Was passiert eigentlich in diesem Prozess?.

Die Verkaufsphase und der Stand der Verkaufschancen sind zwei unterschiedliche Informationen.

Es lohnt sich, diese beiden Begriffe voneinander zu unterscheiden.

Die Verkaufsphase beantwortet in erster Linie folgende Frage:

An welcher Stelle des Prozesses befindet sich der Kunde?

Das kann eine Qualifizierung, eine Bedarfsanalyse, ein Gespräch, die Erstellung eines Angebots, Verhandlungen oder eine andere in der jeweiligen Organisation festgelegte Phase sein.

Kondycja beantwortet eine andere Frage:

Wie sieht diese konkrete Chance aus?

Zwei Leads können sich genau in derselben Phase des Trichters befinden und dennoch völlig unterschiedlich aussehen.

Im ersten Fall ist der Kunde engagiert, der Prozess verläuft zügig, das Treffen verlief gut und die nächsten Schritte werden planmäßig umgesetzt.

Im zweiten Bereich hat sich seit einiger Zeit nicht viel getan, die nächsten Schritte verzögern sich, und die Aktivität des Kunden lässt nach.

Im Bericht können beide Chancen weiterhin in derselben Spalte der Pipeline aufgeführt sein. Aus Sicht des Managers ist ihr Status jedoch völlig unterschiedlich. Und genau diese zusätzliche Informationsebene soll Puls AI liefern.

Welche Daten analysiert Puls AI?

Laut den aktuellen Unterlagen von Salesbook umfasst die Analyse von Puls AI mehrere Gruppen von Signalen, die während des Verkaufsprozesses entstehen.

Das sind:

• Kundenverhalten,
• von Vertriebsmitarbeitern durchgeführte Tätigkeiten,
• Qualität der Treffen,
• die Wirksamkeit der verwendeten Materialien,
• Risiken, die im Trichter auftreten,
• Tempo der Prozessabwicklung,
• Verzögerungen.

Durch die Kombination dieser Elemente muss die Wahrscheinlichkeitsfunktion nicht ausschließlich von einer einzigen Variablen abhängen.

Dies ist besonders wichtig im B2B-Vertrieb, wo eine einzelne Transaktion Wochen oder Monate dauern und zahlreiche Besprechungen, Unterlagen, Angebote, Maßnahmen sowie am Prozess beteiligte Personen umfassen kann.

Kundenverhalten

Im Verkaufsprozess kommt es nicht nur darauf an, was der Verkäufer tut. Von Bedeutung ist auch, wie der Kunde auf die durchgeführten Maßnahmen reagiert.

Salesbook analysiert die Interaktionen der Kunden mit den Vertriebsprozessen und -inhalten, sodass die KI Signale aus dem tatsächlichen Verlauf der Kundenbeziehung nutzen kann, anstatt sich bei der Bewertung ausschließlich auf die Angaben der Mitarbeiter zu stützen.

In der Praxis bietet dies die Möglichkeit, eine Chance auch aus der Perspektive des Empfängers zu betrachten.

Die bloße Tatsache, dass ein Vertriebsmitarbeiter eine bestimmte Aktivität durchführt, bedeutet noch nicht, dass der Prozess ordnungsgemäß verläuft. Entscheidend sind die Reaktion des Kunden und der Kontext der nachfolgenden Interaktionen.

Tätigkeiten eines Handelsmitarbeiters

Ein weiterer Aspekt der Analyse ist die Aktivität des Verkäufers.

Salesbook erfasst die Aktivitäten im Rahmen des Prozesses, weshalb Puls AI die Verkaufschance in einem breiteren Kontext analysieren kann als nur anhand eines einzelnen Status.

Dadurch lassen sich die Fälle, in denen tatsächlich noch gearbeitet wird, von denen unterscheiden, die zwar formal noch offen sind, deren Verlauf jedoch allmählich von den Erwartungen abweicht.

Für den Manager ist dies besonders wichtig. Dass ein Verkauf nicht zustande kommt, liegt nicht immer an der Qualität des Leads selbst. Manchmal liegt die Ursache des Problems in der Art und Weise, wie der Prozess abgewickelt wird.

Auch die Qualität des Treffens spielt eine Rolle

Einer der in der Analyse von „Puls AI“ genannten Aspekte ist die Qualität der Besprechungen.

Das ist eine natürliche Weiterentwicklung der Funktionsweise von Salesbook.

Die Plattform beginnt nicht erst mit der Datenerfassung, wenn der Vertriebsmitarbeiter zum CRM zurückkehrt. Die Vertriebsanwendung wird bereits während des Gesprächs genutzt, sodass das System deutlich früher über Informationen zum Verlauf des Vertriebsprozesses verfügt als herkömmliche Tools, die hauptsächlich auf manueller Berichterstellung basieren.

Das ist für die Einschätzung der Chancen von Bedeutung.

Zwei Unternehmen können ein Produktgespräch führen und ein Angebot erhalten, doch die bloße Erfassung des Ereignisses als „Gespräch stattgefunden” sagt nichts über dessen Qualität aus.

Puls AI soll es ermöglichen, diesen umfassenderen Kontext bei der Beurteilung des Zustands des laufenden Prozesses zu berücksichtigen.

Tragen Vertriebsunterlagen dazu bei, den Verkaufsprozess voranzubringen?

Ein weiterer untersuchter Bereich ist die Wirksamkeit der Materialien.

Mit Salesbook können Sie direkt während von Besprechungen Präsentationen durchführen und Vertriebsmaterialien nutzen. Dadurch verfügt das System über Daten, die im herkömmlichen Prozess für das CRM oft nicht sichtbar sind.

Das ist wichtig, denn Präsentationen, Kalkulationen, Fallstudien oder andere Unterlagen sollten nicht nur von der Marketingabteilung oder einem Vertriebsmitarbeiter anhand ihres Eindrucks bewertet werden.

Auch ihre Rolle im Verkaufsprozess spielt eine Rolle. Wenn bestimmte Inhalte regelmäßig bei erfolgreichen Verkaufsprozessen auftauchen, ist das eine wertvolle Information. Wenn sie nicht dazu beitragen, das Gespräch voranzubringen, ist es ebenfalls gut, das zu wissen.

Puls AI nutzt die Leistungsfähigkeit von Materialien als einen der Faktoren bei der Analyse des Zustands einer Chance.

Prozessverlauf: Ein Signal, das im Status selbst nicht sichtbar ist

Eine Verkaufschance kann sehr lange im CRM aktiv bleiben. Das bedeutet jedoch noch nicht, dass sie sich die ganze Zeit über in die richtige Richtung entwickelt.

Deshalb analysiert Puls AI auch Ablauf des Verfahrens und mögliche Verzögerungen.

Das ist eines der praktischsten Elemente der gesamten Funktion.

In der Pipeline lassen sich sehr leicht Chancen ansammeln, die formal noch nicht verloren sind und somit den Wert des Trichters weiterhin steigern. Mit der Zeit ähneln sie jedoch eher einem Archiv offener Themen als zukünftigen Einnahmen.

Allein die Verschiebung des Abschlussdatums löst dieses Problem nicht.

Es muss geklärt werden, ob die Dynamik des Prozesses weiterhin den Erwartungen entspricht, die man an eine vielversprechende Verkaufschance stellen kann.

Puls AI bringt genau diese Perspektive ein.

Das Risiko sollte erkennbar sein, bevor die Chance vertan wird.

In der klassischen Berichterstattung taucht die Information über ein Problem oft erst am Ende auf. Die Chance wird als verloren markiert, und erst dann beginnt die Analyse.

Warum hat der Kunde abgesagt? War die Konkurrenz günstiger? Hat es an Kontakt gemangelt? Wurde das Angebot zu spät verschickt? Ist der Prozess schon früher ins Stocken geraten?

Aus Sicht der Ergebnisverbesserung ist das Signal, das auftritt, wesentlich wertvoller bevor die Chance als verloren gilt.

Genau aus diesem Grund analysiert Puls AI die Risiken, die im Verkaufstrichter auftreten. Die offiziellen Unterlagen zu KI im Salesbook weisen zudem auf die Rolle des Systems hin, wenn es darum geht, Risikomomente im Prozess aufzuzeigen und die Entscheidungen der Vertriebsmitarbeiter zu unterstützen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die KI die Entscheidung für den Händler trifft.

Es liefert zusätzliche Informationen, anhand derer man die Erfolgsaussichten im Voraus einschätzen und entscheiden kann, ob ein Eingreifen erforderlich ist.

Puls AI arbeitet am Prozess mit und nicht nur daneben

Das ist einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einer im CRM integrierten Funktion und einem externen KI-Tool.

Der Vertriebsmitarbeiter muss weder den Verlauf einer Verkaufschance exportieren, noch Notizen kopieren, noch Besprechungen in einem separaten Fenster beschreiben und noch das Sprachmodell befragen:

„Wie bewertest du diesen Verkauf?”.

Die KI hat bereits Zugriff auf den Kontext, der sich aus der in Salesbook durchgeführten Arbeit ergibt.

Die aktuellen Materialien von Salesbook beschreiben KI als Bestandteil des Arbeitsalltags von Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften, während das CRM selbst unter anderem die Pipeline, Automatisierungen, Prognosen und das Berichtswesen umfasst.

Dadurch kann die Analyse des Status einer Verkaufschance Teil des Prozesses sein und muss nicht als separate Verwaltungsaufgabe behandelt werden.

Puls AI – eine deklarative Verkaufswahrscheinlichkeit

In vielen CRM-Prozessen wird einer Verkaufschance eine bestimmte Wahrscheinlichkeit für den Abschluss zugewiesen. Manchmal ergibt sich diese automatisch aus der jeweiligen Phase. Manchmal wird sie manuell festgelegt. Ein Problem entsteht dann, wenn diese Zahl als Tatsache betrachtet wird.

Wenn die Wahrscheinlichkeit bei 80 Prozent liegt, kann man leicht davon ausgehen, dass die Sache so gut wie unter Dach und Fach ist. Doch der Prozentsatz allein gibt keinen Aufschluss über das Tempo des Prozesses, die Qualität der Interaktion oder mögliche Risikosignale.

Deshalb Puls AI sollte als Einschätzung der Chancen und nicht als weitere Angabe der Wahrscheinlichkeit betrachtet werden..

Diese Unterscheidung ist auch in funktionaler Hinsicht von Bedeutung. Auf der aktuellen Salesbook-Website wird „Puls AI“ eben als intelligenter Indikator für den Status einer Verkaufschance definiert, während die Prognose separat unter den CRM-Funktionen aufgeführt wird.

„Puls“ sagt also in erster Linie etwas über die Qualität und Dynamik eines bestimmten Prozesses aus. „Forecast“ beantwortet die allgemeinere Frage nach dem erwarteten Verkaufsergebnis. Beide Informationen können sich ergänzen, sind aber nicht dasselbe.

Was bietet Co Puls AI dem Händler?

Aus Sicht eines Vertriebsmitarbeiters kann Puls AI als zusätzliches Signal dienen, das dabei hilft zu entscheiden, worauf man seine Aufmerksamkeit richten sollte. Ein durchschnittlicher B2B-Vertriebsmitarbeiter verfolgt nicht nur eine einzige Verkaufschance. Er hat viele davon.

Jede befindet sich in einer anderen Phase, erfordert andere Maßnahmen und entwickelt sich in einem anderen Tempo. In einer solchen Situation neigt man leicht dazu, Zeit für jene Kunden aufzuwenden, mit denen der Kontakt am einfachsten ist oder deren Anliegen einem einfach am besten im Gedächtnis geblieben sind.

Puls AI fügt dieser Entscheidung eine zusätzliche Datenebene hinzu.

Wenn sich die Aussichten einer vielversprechenden Geschäftsmöglichkeit zu verschlechtern beginnen, kann der Vertriebsmitarbeiter nachprüfen, was im Ablauf schiefgelaufen ist, anstatt das Problem erst dann zu entdecken, wenn der Kunde sich für die Konkurrenz entscheidet.

Wenn sich eine andere Chance positiv entwickelt, ist auch dies eine nützliche Information für die Festlegung von Prioritäten.

Es geht nicht darum, dass der Händler aufhört, seine eigenen Chancen einzuschätzen, sondern darum, dass seine Erfahrung mit den aus den Daten gewonnenen Erkenntnissen abgeglichen werden kann.

Was bietet Co Puls AI dem Vertriebsleiter?

Für den Manager ist der Unterschied sogar noch größer.

Stellen wir uns ein Team aus zehn Vertriebsmitarbeitern vor, von denen jeder mehrere Dutzend aktive Verkaufschancen betreut.

Eine manuelle Analyse jedes einzelnen Prozesses ist praktisch unmöglich.

Im Ergebnis sieht eine Pipeline-Prüfung sehr oft so aus:

• „Was ist mit diesem Kunden?”

• „Gut, wir warten auf die Entscheidung.”

• „Und dieses Angebot?”

• „Na gut, dann sollte man es schließen.”

• „Und hier?”

• „Der Kunde prüft das noch.”

Der Manager erhält die Interpretation des Vertriebsmitarbeiters. Diese ist zwar notwendig, bleibt aber dennoch eine Interpretation.

Mit Puls AI lässt sich eine auf Prozessdaten basierende Perspektive in das Gespräch einbringen.

Anstatt jede Chance gleichermaßen gründlich zu prüfen, kann sich der Manager auf diejenigen konzentrieren, bei denen Risiken, Verzögerungen oder andere Signale auftreten, die einer Analyse bedürfen.

In der Praxis bedeutet dies den Übergang von einer Verwaltung der gesamten Pipeline Datensatz für Datensatz hin zu Ausnahmebehandlung.

Gerade bei großen Teams ist eine solche Veränderung am wertvollsten.

Eine Pipeline kann groß und gleichzeitig schwach sein

Der Wert der Pipeline an sich ist ein verlockender KPI. Wenn ein Unternehmen potenzielle Umsätze in Höhe von 10 Millionen Zloty in der Pipeline hat, sieht das Ergebnis gut aus. Solange wir nicht nach der Qualität dieser 10 Millionen fragen.

• Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Sache tatsächlich weiterentwickelt?

• Seit wie vielen Wochen steht es still?

• Bei wie vielen Kunden sind Risikohinweise aufgetreten?

• Welche Prozesse sorgen für das richtige Tempo?

• In welchen Fällen unternimmt der Verkäufer Schritte, ohne dass der Kunde ein vergleichbares Maß an Engagement zeigt?

Puls AI wurde genau zu diesem Zweck entwickelt: um die quantitative Darstellung des Trichters durch Informationen zu dessen Zustand zu ergänzen.

Salesbook verfügt über umfassende Prozessanalysen, und Puls AI ergänzt diese um die Interpretation der Signale, die während des Verkaufsprozesses entstehen. Dadurch muss sich der Manager nicht ausschließlich darauf konzentrieren, Datei befindet sich in der Pipeline. Es kann außerdem analysieren, Was geschieht im Inneren dieser Chancen?.

Puls AI kann dabei helfen, die Überprüfung der Pipeline zu verbessern

Ein gutes Pipeline-Review-Meeting sollte nicht darin bestehen, den CRM-Eintrag laut vorzulesen.

Die Daten sind bereits im System. Manager und Vertriebsmitarbeiter sollten ihre Zeit lieber für Entscheidungen nutzen.

• Welche Chance benötigt zusätzliche Unterstützung?
• Wo ist die Mitwirkung eines Managers erforderlich?
• Lohnt es sich, die Vorgehensweise bei der Prozessführung zu ändern?
• Muss man mit einem anderen Argument noch einmal auf den Kunden zugehen?
• Sollte die Wahrscheinlichkeit weiterhin in der Prognose berücksichtigt werden?

Puls AI kann bei solchen Gesprächen als zusätzlicher Anhaltspunkt dienen, da es ermöglicht, den Fokus auf den Zustand der Chancen zu richten und nicht ausschließlich auf deren Stadium oder den angegebenen Wert.

Im Ergebnis könnte die Pipeline-Überprüfung weniger einer Berichterstattung über bereits im CRM erfolgte Vorgänge ähneln, sondern vielmehr einer Arbeit daran, Was ist als Nächstes zu tun?.

Fakten statt nachträglicher Rekonstruktion des Vorgangs

Das größte Problem vieler CRM-Systeme ist nicht der Mangel an Daten. Das Problem liegt vielmehr darin, wie diese Daten entstehen.

Wenn der Großteil der Informationen erst dann in das System gelangt, wenn der Vertriebsmitarbeiter das Gespräch manuell erfasst, hängt die Bewertung des Prozesses von seinem Gedächtnis, der dafür aufgewendeten Zeit und der Art der Berichterstattung ab.

Salesbook wurde von Anfang an anders aufgebaut.

Die App für Vertriebsmitarbeiter begleitet den gesamten Verkaufsprozess: Sie unterstützt Besprechungen, Präsentationen, die Angebotserstellung und die nachfolgenden Schritte, während das CRM die Kundenbeziehungshistorie und die Pipeline aufbaut. Das aktuelle Angebot der Plattform vereint diese Elemente in einer einzigen Umgebung.

Dadurch kann sich Puls AI auf eine größere Anzahl von Signalen stützen als nur auf den Status einer Chance. Dies ist besonders wichtig bei der Zustandsanalyse. Je mehr Daten während des tatsächlichen Betriebs automatisch erfasst werden, desto weniger muss man sich auf eine nachträgliche Rekonstruktion der Ereignisse verlassen.

Die KI trifft keine Entscheidungen anstelle des Managers.

Puls AI sollte niemals als Orakel betrachtet werden.

Der B2B-Vertrieb ist zu komplex, als dass ein einzelner Indikator das Fachwissen des Vertriebsmitarbeiters, den geschäftlichen Kontext und die Einschätzung des Vorgesetzten ersetzen könnte.

• Der Kunde kann sein Budget plötzlich ändern.
• Möglicherweise ändert sich die für die Entscheidung zuständige Person.
• Ein Projekt kann aus Gründen, die im CRM noch nicht sichtbar sind, auf Eis gelegt werden.
• Es könnte sich auch um eine sehr gute Gelegenheit handeln, die aus verfahrenstechnischen Gründen einige Wochen lang wenig vielversprechend erscheint.

Deshalb liegt der Wert von Puls AI woanders. Das System bietet eine weitere Sichtweise.

• Der Verkäufer kennt den Sachverhalt.
• Der Manager kennt den Prozess und das Team.
• Puls AI analysiert die Daten, die im Zusammenhang mit der Geschäftsmöglichkeit entstehen.

Erst die Verbindung dieser drei Perspektiven ermöglicht es, bessere Entscheidungen zu treffen.

Dieser Ansatz steht auch im Einklang mit der von Salesbook beschriebenen Ausrichtung der KI-Funktionen: Das System soll Risikomomente aufzeigen und Entscheidungen unterstützen, wobei die Kontrolle bei den Nutzern verbleibt.

Puls AI als Teil eines umfassenderen Vertriebsinformationssystems

Puls AI funktioniert nie losgelöst von den übrigen Komponenten des Salesbooks.

Das CRM speichert die Kundenhistorie und die Pipeline. Die Vertriebsanwendung liefert Informationen aus Besprechungen und Präsentationen. Das System protokolliert den Prozess. Mithilfe von Analysen lassen sich die Ergebnisse des Teams einsehen. KI-Funktionen nutzen den gesammelten Kontext zur weiteren Auswertung der Daten.

In diesem Zusammenhang spielt Puls AI eine ganz bestimmte Rolle. Und den Status der aktuellen Verkaufschance anzeigen.

Discovery AI beantwortet Fragen zum Unternehmen, zu dessen Potenzial und zu den Entscheidungsträgern bereits im Vorfeld.

Puls AI konzentriert sich auf das, was bereits während der Durchführung eines bestimmten Prozesses geschieht.

Dadurch ist die KI nicht eine einzige Funktion, die versucht, alles zu leisten. Die einzelnen Tools beantworten unterschiedliche Fragen, die in den jeweiligen Phasen des Verkaufsprozesses auftauchen.

Zusammenfassung. Die Pipeline zeigt Chancen auf. „Puls AI“ hilft dabei, deren Zustand einzuschätzen.

Sam CRM kann anzeigen, dass das Unternehmen über 120 aktive Verkaufschancen mit einem Gesamtwert von mehreren Millionen Zloty verfügt. Das ist eine wichtige Information.

Für eine Führungskraft im Vertrieb ist jedoch die folgende Frage wesentlich wichtiger:

Wie stehen diese Chancen?

Puls AI analysiert das Kundenverhalten, die Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter, die Qualität der Termine, die Wirksamkeit der Materialien, Risiken im Verkaufstrichter, das Tempo der Prozesse und Verzögerungen. Auf dieser Grundlage liefert es zusätzliche Informationen zum Status der jeweiligen Verkaufschance.

Für den Händler bedeutet dies, dass er frühzeitig erkennen kann, dass ein wichtiger Prozess seine Aufmerksamkeit erfordert.

Für den Manager bietet dies eine zusätzliche Grundlage für die Arbeit mit der Pipeline und dem Team.

Für die Geschäftsführung bietet dies die Möglichkeit, den Umsatz nicht nur anhand der im CRM erfassten Gesamtwerte zu betrachten, sondern auch anhand der Qualität der Prozesse, aus denen dieser zukünftige Umsatz entstehen soll.

Aber eine Verkaufschance kann sich bieten. Sie kann einen hohen Wert haben. Sie kann sich sogar am Ende des Trichters befinden. Und dennoch kann ihr „Puls“ etwas ganz anderes aussagen.