5 sposobów na dotarcie do osób podejmujących decyzje w procesie sprzedaży 

Jak oceniasz swoją determinację i siłę przebicia w sprzedaży? A jak wygląda Twoja skuteczność w docieraniu do osób decyzyjnych? Jeśli czujesz, że potrzebujesz dodatkowych wskazówek, poznaj 5 sposobów na dotarcie do osób, które stoją za sterami i są odpowiedzialne za podejmowanie decyzji w organizacjach.

Problemy z dotarciem do osób podejmujących decyzje

Dlaczego handlowcy mają trudności z dotarciem do osób podejmujących decyzje w firmach? Kiedy nie mają bezpośredniego numeru telefonu, próbują „przedrzeć się” przez sekretariat w nadziei, że uda im się połączyć z właściwą osobą.

Zdarza się też, że wybierają numery telefonów do innych działów, aby zwiększyć szansę na przekierowanie do właściwego działu. Na szczęście pozyskiwanie nowych klientów nie zawsze musi przebiegać w ten sposób.

Czy wiesz, że istnieje 5 sposobów na zwiększenie szansy dotarcia do potencjalnego klienta i osób podejmujących decyzje?

Zanim jednak zapoznasz się z tymi metodami i zaczniesz myśleć o przygotowaniu skutecznej oferty handlowej, dowiedz się najpierw, z kim w ogóle warto się skontaktować.

Z kim należy porozmawiać w organizacji?

Dobre przygotowanie w pracy sprzedawcy to podstawa. Zanim zaczniesz myśleć o ofercie handlowej, najpierw dowiedz się wszystkiego o osobie, do której chcesz ją skierować.

Ostatecznie może się okazać, że Twoje początkowe założenia okażą się błędne. Warto też uzbroić się w cierpliwość, ponieważ proces podejmowania decyzji po stronie klienta często się przedłuża.

Przede wszystkim sprawdź, czym dokładnie zajmuje się dana firma, jaka jest jej konkurencja, jakie mogą być tzw. punkty newralgiczne Twojego potencjalnego klienta.

Określenie grupy docelowej sprawi, że nie będziesz wysyłać ofert handlowych na oślep, a co za tym idzie – nie będziesz postrzegany jako osoba, której e-maile regularnie zapychają skrzynkę odbiorczą i pozostają bez odpowiedzi.

Kolejnym krokiem jest dokładne zapoznanie się z funkcjami w organizacji. Zastanów się, czym dokładnie powinna zajmować się osoba, z którą chcesz porozmawiać, oraz jakie uprawnienia powinna posiadać. Sprawdź, czy w Internecie znajdziesz informacje na temat konkretnych podejmowanych decyzji i działań. Upewnij się, kto za nimi stoi.

Jeśli jest to np. dyrektor działu, a Ty wiesz, że wprowadzenie Twojego produktu lub usługi usprawniłoby funkcjonowanie organizacji lub przyczyniło się do wzrostu sprzedaży, to już wiesz, jakie elementy swojej oferty warto podkreślić podczas rozmowy.

Sprawdź też w mediach społecznościowych, czy nie znasz pracowników z najbliższego otoczenia osób decyzyjnych. Jeśli tak, zwiększysz w ten sposób swoje szanse na nawiązanie kontaktu.

Jeśli masz już pewną wiedzę na temat przyszłego rozmówcy, zapoznaj się z poniższymi punktami i poznaj 5 sposobów na dotarcie do osoby podejmującej decyzje.

1. Kontakt telefoniczny – postaw na sprawdzony i skuteczny scenariusz rozmowy

Załóżmy, że udało Ci się zdobyć numer telefonu do osoby podejmującej kluczowe decyzje dotyczące zakupu produktu lub usługi. Masz niewiele czasu, aby zwrócić uwagę rozmówcy na ofertę handlową Twojej firmy i wzbudzić jego zainteresowanie tym, co chcesz mu przekazać.

Na co warto zwrócić uwagę podczas rozmowy?

• Określ cel, który chcesz osiągnąć.
• Nie bój się rozpocząć rozmowy w niecodzienny sposób, aby wzbudzić zainteresowanie rozmówcy.
• Przygotuj się wcześniej, korzystając ze sprawdzonego scenariusza. Staraj się jednak zachowywać naturalnie i elastycznie – nie czytaj z kartki.
• Kieruj rozmową, zadawaj pytania, staraj się poznać potrzeby klienta, aby następnie przygotować skuteczną i spersonalizowaną ofertę handlową.
• Jeśli wcześniej dobrze się przygotowałeś(-aś), daj klientowi do zrozumienia, że wiesz, z jakimi trudnościami może się obecnie borykać jego firma. Słuchaj aktywnie, aby poznać jego oczekiwania.

2. Kontakt poprzez osobistą rekomendację

Nie bez powodu mówi się, że Zadowolony klient to Twoja najlepsza reklama. W branży powszechnie przytacza się twierdzenie, że zadowolony klient opowie o Twojej firmie trzem znajomym, a niezadowolony – opowie o Tobie dwunastu bliskim mu osobom.

Możesz wykorzystać tę zależność przy nawiązywaniu relacji z klientami oraz w kontaktach z osobami podejmującymi decyzje. Jeśli czujesz, że kontrahent jest zadowolony, a nawet skłonny podzielić się efektami współpracy w studiach przypadków, poproś o rekomendację. W zamian zaoferuj np. zniżki na dodatkowe elementy usługi lub inne rodzaje bonusów.

Kontakt na podstawie osobistej rekomendacji z dużym prawdopodobieństwem okaże się bardziej skuteczny. Po pierwsze, otrzymasz bezpośredni numer do osoby decyzyjnej. Po drugie, możesz od razu powołać się na źródło, z którego uzyskałeś(-aś) kontakt, i powiedzieć, że dana osoba jest klientem, który już korzysta z Twoich produktów lub usług.

Taka argumentacja sprawia, że stajesz się bardziej wiarygodnym rozmówcą, a Twoja pozycja już na samym początku jest lepsza niż w przypadku innych konsultantów i konsultantek.

3. Kontakt w mediach społecznościowych za pośrednictwem serwisu LinkedIn

Przeprowadzając rozeznanie i nawiązując kontakt z osobą decyzyjną za pośrednictwem serwisu LinkedIn, masz większe szanse na sukces, zwłaszcza jeśli jesteś już w pewnym stopniu znany(a) w branży.

Z pewnością łatwiej będzie Ci dotrzeć do osoby decyzyjnej za pośrednictwem LinkedIn, jeśli Twoi potencjalni klienci będą mieli okazję poznać Cię tam jako eksperta. Jeśli regularnie poszerzasz sieć kontaktów, dbasz o swój wizerunek, bierzesz udział w firmowych webinariach jako ekspert(-ka), publikujesz merytoryczne wpisy i artykuły – budujesz w ten sposób swoją markę osobistą.

Wysyłając wiadomość przez LinkedIn (w przeciwieństwie do poczty elektronicznej), masz pewność, że informacja na pewno dotrze do potencjalnego klienta i nie zostanie usunięta przez jego asystentkę.

4. Bezpośredni kontakt podczas wydarzeń branżowych lub po godzinach pracy

Praca handlowca jest wymagająca, a zarządzanie relacjami z klientami nie ogranicza się do sztywnych ram czasowych – rzadko zdarza się, by wydarzenia branżowe organizowano w godzinach od 9:00 do 17:00.

Jednak nawiązywanie kontaktów z klientami na targach, pokazach, otwarciach salonów i innych wydarzeniach branżowych to jedno. Lepsze wyniki można osiągnąć, nawiązując znajomości na neutralnym terenie, np. na korcie tenisowym, podczas treningu squasha czy na ściance wspinaczkowej.

Oczywiście nawiązywanie relacji i docieranie w ten sposób do osób decyzyjnych to prawdziwa sztuka. Trzeba mieć pewne predyspozycje, żeby robić to z wyczuciem. Jeśli nie masz pewności co do swoich umiejętności w tym zakresie, efekt Twoich starań może być odwrotny do zamierzonego.

5. Nawiąż współpracę z kimś, kto ma dostęp do osób podejmujących decyzje

Nie udało Ci się skontaktować bezpośrednio z dyrektorem działu, ale być może uda Ci się dotrzeć do kilku osób z jego otoczenia. Ponownie – sprawdź sieć kontaktów na LinkedIn oraz strukturę organizacyjną firmy. Zastanów się, od czego zacząć i z kim warto się skontaktować.

Następnie skontaktuj się z osobą, np. menedżerem, która Twoim zdaniem może mieć cel, do którego realizacji przyczynia się Twój produkt lub usługa. Przygotuj przekonującą argumentację i przekonaj menedżera, że przekonanie osób podejmujących decyzje będzie również dla niego/niej opłacalne. Nadszedł czas, aby opowiedzieć o zaletach Twojego rozwiązania i przygotować profesjonalny wzór oferty handlowej, którą będziesz wysyłać.

Przyjrzyj się krytycznie swojej ofercie handlowej

Załóżmy, że udało Ci się nawiązać kontakt z osobą decyzyjną, a kolejnym krokiem będzie przygotowanie spersonalizowanej oferty handlowej.

Zanim zaczniesz wysyłać e-maile, zastanów się, czy Twoja oferta handlowa jest naprawdę skuteczna. Czy to, co do tej pory wysyłałeś(-aś) potencjalnemu klientowi, pokazuje Twoją przewagę nad konkurencją? Czy na pewno poznałeś(-aś) potrzeby klienta?

Każda oferta handlowa to zaproszenie do współpracy i wizytówka firmy. Czy wiesz jednak, jak napisać ofertę handlową, która zachęca do zakupu, zawiera niezbędne informacje, a jednocześnie wyróżnia się na tle innych? To dobry moment, aby krytycznie przyjrzeć się również materiałom reklamowym i katalogowi produktów, z którymi do tej pory zapoznawali się Twoi klienci.

Czy wiesz, jakie cechy powinna mieć oferta handlowa dostosowana do współczesnych realiów, skoro – jak wynika z różnych badań – czytamy zaledwie 20% tekstu na stronie internetowej?

Jak powinien wyglądać wzór oferty handlowej?

Wielu sprzedawców zadaje sobie to samo pytanie: „Jak napisać skuteczną ofertę handlową”?

Z pewnością dobra oferta handlowa powinna zawierać takie podstawowe informacje, jak m.in..: nagłówek, opis asortymentu, cena zakupu czy warunki płatności. Nie można również zapomnieć o takich elementach, jak bezpośrednie zwrócenie się do adresata czy termin ważności oferty handlowej.

Jednak aby przygotować dobry wzór oferty handlowej, potrzeba znacznie więcej. Magazyn „Sprawny Marketing” przeprowadził w 2021 r. analizę ofert handlowych, wyciągając przy tym ciekawe wnioski.

Oto, czego dowiadujemy się o ofertach handlowych z artykułu Marcina Zaborowskiego:

1. Oferty handlowe są zbyt długie – liczą nawet 9,5 strony.
2. Odbiorca spędza na każdej stronie 42 sekundy.
3. 68% ofert handlowych jest otwieranych na komputerze.
4. 23% przeanalizowanych ofert handlowych zawiera co najmniej jeden załącznik.
5. Wskaźnik otwarcia ofert handlowych osiągnął najwyższy poziom w czwartek.
6. Warto skontaktować się ponownie w ciągu 48 godzin od wysłania oferty handlowej. Ponadto potrzeba aż 5 takich kontaktów, aby doprowadzić do sfinalizowania transakcji.

Jak sporządzić ofertę handlową?

W dużej mierze wiesz już, jak dotrzeć do swoich klientów. Masz też świadomość, że klient, zapoznając się z Twoją ofertą handlową, powinien wiedzieć, że zrozumiałeś(-aś) jego problem i możesz mu pomóc.

Co jeszcze należy wziąć pod uwagę, przygotowując skuteczną ofertę handlową?

• Używaj prostego języka – Oferta handlowa powinna być napisana prostym językiem. Klient nie może mieć trudności ze zrozumieniem treści. Używaj też terminów branżowych, których posługuje się Twój kontrahent. Dzięki temu zyska on poczucie, że wiesz, o czym mówisz.
• W Twojej ofercie handlowej nie ma przypadkowych elementów – potrafisz uzasadnić, dlaczego wybrałeś właśnie te, a nie inne usługi lub produkty, oraz w jaki sposób rozwiązują one problemy klienta.
• Informacje zawarte w ofercie powinny być konkretne – Twoja oferta handlowa zawiera cenę, a Ty jasno wyjaśniasz, z czego ona wynika. To bardzo ważna informacja dla klienta.

• Używaj języka korzyści – odwołuj się do faktów, liczb i konkretnych obliczeń; w prosty sposób pokaż, jakie konkretne korzyści odniesie klient, korzystając z Twojej oferty handlowej.
• Dostosuj ofertę do konkretnego klienta – spraw, by rozmówca poczuł, że naprawdę słuchałeś(-aś) tego, co mówił, i że możesz zaproponować mu realne rozwiązanie problemów oraz pomoc w osiągnięciu zamierzonego celu.

Wydaje się, że tworzenie tego rodzaju dokumentów nie jest trudnym zadaniem – w końcu pracując jako sprzedawca, znasz produkty i usługi firmy, w której pracujesz. Mimo to wzory ofert handlowych często są pełne błędów i nie wyróżniają się niczym szczególnym.

Błędy popełniane przez sprzedawców podczas tworzenia ofert handlowych

• Przygotowują niezrozumiałe i przeładowane tekstem oferty handlowe.
• Oferty nie mają zbyt wiele wspólnego z identyfikowaniem problemów i wsłuchiwaniem się w potrzeby klientów.
• Korzystają ze starego wzoru oferty handlowej, niezmienionego od lat, który jest nieczytelny dla klienta i nie wygląda atrakcyjnie pod względem wizualnym.
• Wysyłają ofertę handlową, której nie można podpisać online, co wydłuża cały proces.
• W ofercie handlowej brakuje konkretnych informacji na temat produktów, usług lub różnych form płatności.
• Wysyłają oferty handlowe na ogólny adres firmy, a nie do osoby podejmującej decyzje.

Teoria to teoria, ale jak pogodzić te wszystkie wymagania i jednocześnie znaleźć czas na wszystko?

Praca handlowca wymaga wsparcia w wielu dziedzinach

Rozwiązaniem może okazać się narzędzie, które kompleksowo podejdzie do pracy handlowca – pomagając w kwestiach administracyjnych jako CRM (skrót od Customer Relationship Management, czyli w języku polski – zarządzania relacjami z klientami), ale także w zakresie typowo sprzedażowym, odpowiedzialnym za prezentację oferty.

Takim narzędziem jest Salesbook, który wspiera sprzedawcę w całym procesie sprzedaży, w tym podczas kontaktu z klientem, prezentacji firmy oraz oferty.

Szybciej docierasz do osób podejmujących decyzje

Zacznijmy od tego, że korzystając z systemu CRM firmy Salesbook, możesz zaplanować całą komunikację z klientem – częstotliwość wysyłanych e-maili, działań następczych, wykonywanych połączeń czy planowanych spotkań. Krótko mówiąc, dzięki CRM zawsze będziesz na bieżąco z tym, co dzieje się u Twoich klientów.

Salesbook posiada również moduł „Klienci referencyjni”, który pomoże Ci zbierać rekomendacje od zadowolonych kontrahentów. Przyda Ci się to, aby wykorzystywać te rekomendacje i szybciej docierać do osób podejmujących kluczowe decyzje.

Dzięki temu modułowi przedstawiciel handlowy ma od razu dostęp m.in. do podobnych realizacji, kluczowych klientów z tej samej branży oraz map z lokalizacjami inwestycji. Dzięki temu podczas spotkania ma pod ręką najważniejsze argumenty sprzedażowe.

Ponadto, Salesbook CRM analizuje zarówno dane jakościowe, a także dane ilościowe dotyczące pracy sprzedawców. Oznacza to, że na tej podstawie możesz opracować skuteczny scenariusz rozmowy i po prostu stosować go w codziennej pracy.

Zyskujesz przewagę nad konkurencją

Twój klient (osoba podejmująca decyzje, czyli najprawdopodobniej dyrektor lub kierownik działu) dysponuje ograniczonym czasem na spotkania, a zazwyczaj jest go zbyt mało. Przedstawiając usługę lub produkt tak zabieganej i zajętej osobie, musisz to wziąć pod uwagę.

Twoja oferta musi przyciągać uwagę od samego początku i wyróżniać się już na starcie. Właśnie dlatego Salesbook udostępnia handlowcom aplikację na tablety, z której mogą korzystać podczas spotkań.

Po pierwsze, sprzedawca może za pomocą aplikacji zaprezentować firmę klientom. To ogromna różnica w porównaniu z konkurencją, która korzysta z papierowych katalogów reklamowych.

Sprzedawca może opowiedzieć o największych i najbardziej znanych realizacjach firmy, pokazać film, zdjęcia lub makiety dopiero co zaplanowanych projektów. Słowa poparte konkretnymi przykładami i obrazami mają większy wpływ na osoby podejmujące decyzje.

Tworzysz spersonalizowaną i automatyczną ofertę

Po drugie, Salesbook to doskonałe narzędzie, które pozwoli Ci dokładniej przyjrzeć się potrzebom klientów i dogłębnie je przeanalizować.

Wszystko to dzięki kalkulatorowi potrzeb, z którego sprzedawca korzysta podczas spotkania, aby poznać oczekiwania swojego kontrahenta, a następnie zaprezentować odpowiednie produkty lub usługi. Kiedy sprzedawca rozmawia z klientem i zaznacza odpowiednie pola, wszystkie informacje trafiają automatycznie do systemu.

Wystarczy kilka kliknięć, aby sprzedawca wygenerował automatyczną ofertę i przesłał ją (a nawet kilka jej wariantów) na adres e-mail klienta. Gdy kontrahent otworzy wiadomość e-mail, handlowiec otrzyma o tym powiadomienie, dzięki czemu nie musi niepotrzebnie dzwonić do rozmówcy. Handlowiec wysyła również automatycznie podsumowania po spotkaniach, nie tracąc czasu na ręczne pisanie podsumowań.

Podsumowanie

Z naszych ustaleń wynika, że Salesbook usprawnia pracę handlowców, zwiększając ich efektywność o ponad 50%. Podczas gdy inni sprzedawcy marnują czas na powtarzalne czynności, Salesbook pozwala pracownikom Twojego działu sprzedaży skupić się w większym stopniu na kluczowych klientach oraz ułatwia dotarcie do decydentów.

Wypróbuj Salesbooka i dotrzyj do osób podejmujących decyzje!

Jeśli chcesz przekonać się, jak Salesbook działa w praktyce, zapisz się na bezpłatna wersja demonstracyjna.