Czym są wskaźniki KPI i jak je wykorzystać do zwiększenia sprzedaży?

Nie da się prowadzić działalności gospodarczej w oderwaniu od danych liczbowych i innych informacji dotyczących zachodzących w niej procesów. Sprawdź, czym są kluczowe wskaźniki efektywności (kluczowe wskaźniki efektywności) oraz w jaki sposób mogą one bezpośrednio wpływać na skuteczność sprzedaży w Twojej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wskaźnikach KPI – przeczytaj nasz artykuł.

KPI – co oznacza ten skrót?

KPI to skrót od kluczowe wskaźniki efektywności, czyli terminów, które w tłumaczeniu na język polski oznaczają kluczowe wskaźniki efektywności.

Krótko mówiąc, są to dane, dzięki którym możesz sprawdzić, czy działania sprzedażowe przekładają się na wyniki finansowe i jaki mają wpływ na Twoją firmę.

Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, powinien zapoznać się z tematem wskaźników KPI i wiedzieć, jak je ustalić. Ma to znaczenie niezależnie od wielkości firmy, liczby klientów czy branży.

Na pewno chcesz się dowiedzieć, czy działania podejmowane przez Ciebie i Twój zespół są skuteczne i zmierzają we właściwym kierunku. Niestety nie ma uniwersalnego zestawu wskaźników KPI, który byłby idealny dla każdej branży.

Niektóre wskaźniki KPI sprawdzają się w takich dziedzinach jak marketing treści, a inne w sprzedaży. Można jednak wskazać pewne cechy, które powinny charakteryzować wskaźniki KPI.

Jakie powinny być wskaźniki KPI?

• Przede wszystkim wskaźniki KPI muszą być precyzyjnie zdefiniowane i odzwierciedlać etap, na jakim znajduje się Twoja firma. Dzięki temu na ich podstawie będziesz mógł/mogła zidentyfikować pewne tendencje w organizacji, wykryć powtarzające się schematy i prawidłowości. Takie podejście do wskaźników zapewni Ci informacje zwrotne, na których naprawdę Ci zależy.
• Każdy jasno określony wskaźnik pozwoli Ci dowiedzieć się więcej na temat przebiegu procesu sprzedaży konkretnego produktu, który ma znaczenie dla Twojej firmy.
• Kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI, powinny zostać dokładnie określone, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek działania. Dzięki temu łatwo zorientujesz się, czy podejmowane decyzje przynoszą organizacji takie efekty, jakich oczekujesz.
• Wskaźniki KPI muszą mieć przypisaną wartość liczbową, aby w każdej chwili można było sprawdzić, na jakim etapie realizacji znajduje się strategia przedsiębiorstwa.

Dlaczego KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, są tak ważne?

Świat biznesu ceni sobie twarde, konkretne i wartościowe dane. „Jeśli nie da się czegoś zmierzyć, nie da się tym zarządzać” – to stwierdzenie Petera Druckera, eksperta ds. zarządzania i badacza procesów biznesowych, wiele mówi o sensie i skuteczności wskaźników KPI.

KPI (kluczowe wskaźniki efektywności) są bardzo ważnymi wskaźnikami, których bieżąca analiza pozwala na monitorowanie postępów organizacji. Istotne jest to, że możesz uzyskać dużą ilość informacji i odnieść je do swoich planów. Każdy wskaźnik ma swoje znaczenie.

Wskaźniki KPI to również szansa na skuteczną kontrolę procesów w firmie oraz możliwość zmiany decyzji, gdy okaże się, że osiągnięcie wyników finansowych jest zagrożone.

Przykłady wskaźników KPI w różnych dziedzinach

Jak już wspomnieliśmy, nie ma uniwersalnego zestawu wskaźników KPI, który pasowałby do każdej branży. Określenie wskaźników KPI zależy od wielkości przedsiębiorstwa, jego specyficznych cech, rodzaju produktu oraz strategicznych decyzji dotyczących jego przyszłości.

Na przykład w marketingu kluczowe wskaźniki efektywności to m.in..: koszty pozyskania potencjalnego klienta czy liczba zapytań ze strony internetowej. Wskaźniki KPI w branży e-commerce to m.in..: współczynnik konwersji, czas spędzony na stronie oraz ruch związany z tą stroną.

Z kolei wskaźniki dotyczące obsługi klienta przez telefon to np. liczba wykonanych połączeń, liczba kontaktów zakończonych sukcesem czy średni czas trwania połączenia. Jeśli natomiast chodzi o wskaźniki KPI dotyczące sprzedaży, do najbardziej oczywistych należą: m.in..: wielkość sprzedaży i liczba odbytych spotkań.

W jaki sposób wskaźniki KPI wpływają na motywację pracowników?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, skąd biorą się narzekania osób, które na co dzień pracują w oparciu o wskaźniki KPI? Jakie wyzwania stanowią dla nich liczby i cele, które muszą osiągnąć? Przykłady wskaźników KPI, tak nielubianych przez pracowników, można mnożyć.

Zazwyczaj wynika to z tego, że organizacja wyznacza im cele niemożliwe do osiągnięcia. Jeśli do tego dochodzi fakt, że są to liczby niepoparte rzetelną analizą, skutek może być tylko jeden – frustracja i coraz gorsze wyniki. To po prostu efekt złego planowania.

Naprawdę, nie trzeba wiele, żeby wskaźniki KPI, kluczowe wskaźniki efektywności, które służyły zarówno Twojej firmie, jak i zapewniły komfort pracy zespołowi.

Dobrze zdefiniowane i jasno określone kluczowe wskaźniki efektywności mają pozytywny wpływ na poziom satysfakcji pracowników, o czym za chwilę będziesz mógł przeczytać.

Wskaźnik KPI – szansa czy zmora sprzedawców?

Sprzedawcy to jedna z głównych grup, które odczuwają presję wywieraną przez KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności. Każdy z nas zresztą czuje się dość niekomfortowo w sytuacjach, gdy jego działania są poddawane szczegółowej ocenie.

Poza tym większość osób z zasady dość krytycznie podchodzi do wszelkich systemów oceny. Jesteśmy nieufni i uważamy, że nie damy rady zmierzyć się ze sztywno ustalonymi liczbami, które mają określać naszą skuteczność.

Istnieje jednak kilka powodów, dla których pracownicy działów sprzedaży powinni podchodzić do wskaźników KPI z otwartym umysłem. Wskaźniki efektywności mogą bowiem naprawdę stać się ich sprzymierzeńcami w pozyskiwaniu klientów.

Wskaźniki KPI a efektywność pracowników

• Jeśli realistycznie określisz wskaźniki KPI, sprzedawcy będą mieli świadomość, że mogą faktycznie wpływać na wyniki finansowe firmy.
• Wyróżnisz się jako dobry analityk, a handlowcy zyskają pewność co do mierzalności wyników swojej pracy.
• Będą mogli dostosować codzienne zadania do celów, które chcą osiągnąć.
• Dysponując dokładnymi danymi, będą w stanie poprawić jakość swojej pracy.

Od czego zacząć, czyli wskaźniki KPI w strategii rozwoju Twojej firmy

Czy przekonałeś się już, że warto przemyśleć wskaźniki KPI w Twojej firmie? Zastanawiasz się, od czego zacząć?

Najważniejsze powinno być wyznaczenie celu biznesowego. To, co chcesz osiągnąć, musi być realistyczne, ale też na tyle szczegółowe, aby można było przeanalizować poszczególne etapy procesu.

Często zdarza się, że właściciele firm wpadają w pułapkę utartych rozwiązań i powtarzają dobrze znane schematy, które do tej pory napędzały dynamikę sprzedaży i marketingu. Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie uważasz, że nadszedł czas, aby poznać nowe metody działania.

Co może pomóc Ci w określeniu wskaźników KPI dla Twojej firmy? Rozwiązaniem jest skorzystanie z nowoczesne aplikacje typu Przyspieszenie sprzedaży, co w tłumaczeniu na język polski oznacza przyspieszenie sprzedaży.

Jak określić wskaźniki KPI i skąd czerpać dane?

Sprzedaż to proces, na który składa się wiele aspektów i zmiennych. Samo porównanie wielkości sprzedaży i liczby odbytych spotkań nie wystarczy, aby uzyskać rzetelny obraz sytuacji w firmie, a tym samym ustalić cel i wskaźniki KPI.

Czas, który poświęcisz na rozmowę z menedżerami i uzyskanie odpowiedzi na nurtujące Cię pytania dotyczące wskaźników KPI, możesz wykorzystać w bardziej produktywny sposób.

Salesbook to pierwsza na polskim rynku aplikacja typu Przyspieszenie sprzedaży, która pomoże Ci dokładnie określić kluczowe wskaźniki efektywności dla Twojej firmy.

A ona to za Ciebie zbierze m.in.. dane dotyczące skuteczności procesu i pozwoli na lepsze dostosowanie ofert do potrzeb klientów. To, co powinieneś/powinnaś zrobić, to odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące planów, celów strategicznych czy wyników finansowych.

Jakie wskaźniki KPI warto mierzyć w dziale sprzedaży?

Pierwszą myślą, która przychodzi nam do głowy, gdy myślimy o procesie sprzedaży, jest realizacja celu. Jednym z podstawowych wskaźników, na podstawie których rozliczani są sprzedawcy, jest wielkość sprzedaży.

Jednak to tylko jeden z wskaźników KPI, na którym powinieneś się skupić. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę, aby określić kluczowe wskaźniki efektywności? Z pewnością takie podstawowe informacje, jak:

• średnia wielkość sprzedaży,
• skuteczność sprzedaży,
• liczba odbytych spotkań,
• liczba zakończonych procesów.

Czas realizacji, czyli czas to pieniądz

Elementy procesu sprzedaży wymienione powyżej to tylko niektóre przykłady wskaźników KPI, które powinny Cię zainteresować. Czas realizacji, czyli tzw. czas przejścia, to kolejny z nich.

Jest to czas mierzony na przykład od momentu nawiązania kontaktu z klientem lub otrzymania zapytania od klienta do momentu przedstawienia mu oferty przez sprzedawcę. Jakie ma to znaczenie dla ustalenia wskaźników KPI?

Znając czas realizacji w Twojej firmie, możesz usprawnić cały proces, zwiększając wydajność zespołu.

Kluczowe wskaźniki efektywności, które zmierzysz za pomocą Salesbooka

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, Salesbook to aplikacja typu Przyspieszenie sprzedaży. Gromadzi dane dotyczące działań sprzedawców i automatycznie sporządza z nich raporty.

Salesbook ułatwia pracę zarówno handlowcom, jak i menedżerom, którzy na podstawie zebranych informacji będą ustalać wskaźniki KPI.

System CRM Salesbooka zawiera wiele modułów niezbędnych do usprawnienia pracy zarówno jednych, jak i drugich.

Jak działa moduł KPI?

Ten moduł to rozwiązanie, dzięki któremu możesz samodzielnie zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), obliczyć je, dostosować do swoich potrzeb i skonfigurować plan działania w Salesbooku.

W załączonym przykładzie wskaźniki KPI określają takie czynniki, jak m.in. wysokość marży, liczba złożonych ofert czy wartość umów.

Każdy współczynnik, który zaplanowałeś, ma również przypisaną wartość. O tym, jakie to ma znaczenie, pisaliśmy już wcześniej.

Co jeszcze możesz zrobić dzięki temu modułowi? Możesz m.in. określić liczbę transakcji oraz nowych klientów przypisaną do danego sprzedawcy, a także przypisać te dane do wybranego okresu.

Dowiesz się również, który sprzedawca realizuje wskaźniki KPI w danym okresie oraz na jakim poziomie mu się to udaje.

Ogromną zaletą tego modułu jest również możliwość korzystania z pulpitu KPI, który przedstawia zebrane dane w formie graficznej.

Znaczenie modułu „Wątki” dla wskaźników KPI

Z kolei w module „Wątki” sprzedawca może umieścić wszelkie informacje określające KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, a także istotne dane dotyczące klientów.

Sprzedawca może uzupełnić m.in.. oferty, notatki ze spotkań, a także przesyłać niezbędne pliki i wyznaczać sobie kolejne zadania do wykonania.

Znajdują się tu również takie informacje związane z wskaźnikami KPI, jak m.in..:

• dane dotyczące utworzenia kontaktu oraz czas trwania całego procesu,
• wartość umowy,
• liczba klientów,
• liczba odbytych spotkań,
• liczba zaplanowanych spotkań,
• statusy szans sprzedażowych oraz przyczyny ich zamknięcia.

Ogromne znaczenie, jeśli chodzi o kluczowe wskaźniki efektywności, ma również moduł „Raporty”. Zawiera on istotne zestawienie wszystkich danych zebranych na temat spotkań z klientami.

Jakie informacje dotyczące wskaźników KPI można znaleźć w module „Raporty”?

Dzięki modułowi Raporty możesz przeanalizować sprzedaż w odniesieniu do konkretnych produktów, czasu potrzebnego na dopracowanie szczegółów i podpisanie umowy, a także dowiedzieć się, który z handlowców działa najskuteczniej. Moduł ten wspiera również Twoje działania marketingowe.

Co znajdziesz w module „Raporty”:

• przyjęte oferty w odniesieniu do liczby spotkań,
• liczbę wątków sprzedażowych w danym okresie,
• wartość sprzedaży w podziale na produkty i użytkowników,
• spotkania skuteczne i nieskuteczne,
• przyczyny odwołanych spotkań,
• zalecenia zebrane podczas spotkań,
• prognozę sprzedaży w podziale na produkty.

To tylko niektóre z danych, które Salesbook może Ci zaoferować, aby zwiększyć przychody ze sprzedaży w Twojej firmie.

Czy wskaźniki KPI można przedstawić w formie graficznej?

Chociaż o KPI powiedzieliśmy już niemal wszystko, może nasuwać Ci się jeszcze jedno pytanie. Czy taką informację, jak kluczowy wskaźnik efektywności, który jest przecież tylko suchym faktem, można przedstawić wizualnie w atrakcyjny sposób podczas spotkania?

Dzięki aplikacji Salesbook jest to jak najbardziej możliwe. Poniżej znajdziesz tylko jeden z możliwych sposobów wizualizacji danych.

W jaki sposób analiza kluczowych wskaźników efektywności (KPI) może przyczynić się do wzrostu sprzedaży?

Po zapoznaniu się z taką ilością informacji na pewno masz już własne przemyślenia na temat wskaźników KPI, realizacji planów firmy i zarządzania wskaźnikami. Przejdźmy do podsumowania.

Co zyskujesz, analizując wskaźniki KPI?

• Dysponujesz istotnymi, dokładnymi danymi, zebranymi w sposób szczegółowy. Możesz opierać się na liczbach i faktach, wyznaczając główny cel i dbając o kondycję firmy.
• Nie tracisz czasu na planowanie, żmudne spotkania i samodzielną analizę wskaźników KPI – wszystko to zrobi za Ciebie Salesbook.
• Możesz określić najbardziej skuteczne elementy procesu i wdrożyć je w całej firmie. Osiągnięcie takich zysków, o jakie Ci chodzi, stanie się realne.
• Wyznaczając jasne wskaźniki KPI, możesz skupić się na najbardziej dochodowych obszarach działalności, a także zrezygnować z tego, co nie daje satysfakcji.
• Dzięki wskaźnikom na bieżąco monitorujesz wyznaczone cele organizacji i możesz je dostosowywać w zależności od sytuacji. Wskaźniki stanowią ważny element łączący cele z marketingiem.
• Wyznaczając wskaźniki KPI w oparciu o statystyki, motywujesz handlowców do pracy, a oni, widząc konkretne dane, czują się bardziej odpowiedzialni za swoją pracę.

Sprawdź, jak Salesbook pomaga zwiększyć sprzedaż nawet o 53%

Jeśli chcesz poznać możliwości Salesbooka, zapisz się na bezpłatne wersja demonstracyjna, a nasz specjalista pokaże Ci, jak działa to narzędzie oraz jak wykorzystać je do skutecznej analizy wskaźników KPI.