Puls AI w Salesbooku. Jak ocenić potencjał szansy sprzedażowej na podstawie danych

Szansa sprzedażowa ma status „oferta wysłana”. Handlowiec ocenia ją pozytywnie. W systemie CRM wszystko wygląda prawidłowo.

Ale czy klient rzeczywiście jest bliski podjęcia decyzji?

Sam etap lejka nie mówi zbyt wiele o tym, co działo się pomiędzy kolejnymi zmianami. Nie pokazuje, jak przebiegały spotkania, jak zachowywał się klient, jakie działania podjął sprzedawca, czy proces przebiega we właściwym tempie ani czy po drodze nie pojawiły się sygnały ryzyka.

Właśnie z tego powodu w Salesbooku powstał Puls AI – inteligentny wskaźnik kondycji szansy sprzedażowej. Z oficjalnych materiałów Salesbooka wynika, że funkcja ta analizuje zachowania klientów, działania handlowców, jakość spotkań, skuteczność materiałów, ryzyko w lejku sprzedażowym, tempo procesów oraz ewentualne opóźnienia.

Puls AI ma zatem udzielić odpowiedzi na pytanie, na które sam proces nie odpowiada:

Co tak naprawdę dzieje się z konkretną szansą sprzedażową?

Czym jest Puls AI?

Puls AI to funkcja analityczna działająca w środowisku CRM Salesbooka. Jej zadaniem jest ocena kondycji prowadzonej szansy sprzedażowej na podstawie informacji zawartych w procesie.

Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie aktualnego statusu wątku.

Puls AI analizuje również sygnały powstające w trakcie procesu sprzedaży. Salesbook gromadzi dane dotyczące przebiegu spotkań, prezentacji i innych działań podejmowanych przez handlowców, a jego funkcje oparte na sztucznej inteligencji wykorzystują dane o interakcjach między sprzedawcą a klientem w celu wspierania procesu podejmowania decyzji.

To ważne, ponieważ w klasycznym systemie CRM obraz szansy bardzo często zależy od tego, co pracownik wprowadził do systemu.

Jeśli inwestor ustalił odpowiedni etap, prawdopodobieństwo, datę zamknięcia i dodał optymistyczną notatkę, szansa może wyglądać obiecująco.

Puls AI uzupełnia ten obraz o analizę tego, co tak naprawdę dzieje się w trakcie tego procesu.

Etap sprzedaży i stan szansy to dwie różne informacje

Warto rozróżnić te dwa pojęcia.

Ten etap sprzedaży odpowiada przede wszystkim na pytanie:

Na jakim etapie procesu znajduje się klient?

Może to być ocena kwalifikacyjna, analiza potrzeb, spotkanie, przygotowanie oferty, negocjacje lub inny etap określony w danej organizacji.

Kondycja odpowiada na inne pytanie:

Jak wygląda ta konkretna okazja?

Dwie szanse mogą znajdować się dokładnie na tym samym etapie lejka, a jednocześnie wyglądać zupełnie inaczej.

W pierwszym przypadku klient jest zaangażowany, proces przebiega sprawnie, spotkanie przebiegło pomyślnie, a kolejne działania są realizowane zgodnie z planem.

W tej drugiej od pewnego czasu niewiele się działo, kolejne etapy są opóźniane, a aktywność klienta spada.

W raporcie obie szanse mogą nadal znajdować się w tej samej kolumnie procesu. Z punktu widzenia menedżera ich stan jest jednak zupełnie inny. I właśnie tę dodatkową warstwę informacji ma dostarczać Puls AI.

Jakie dane analizuje Puls AI?

Zgodnie z aktualnymi materiałami Salesbooka analiza Puls AI obejmuje kilka grup sygnałów powstających w trakcie procesu sprzedaży.

Są to:

• zachowania klientów,
• działania podejmowane przez handlowców,
• jakość spotkań,
• skuteczność stosowanych materiałów,
• ryzyka występujące w lejku,
• tempo prowadzenia postępowania,
• opóźnienia.

Dzięki połączeniu tych elementów charakter szansy nie musi wynikać wyłącznie z jednej zmiennej.

Ma to szczególne znaczenie w sprzedaży B2B, gdzie pojedyncza transakcja może trwać tygodnie lub miesiące i obejmować wiele spotkań, materiałów, ofert, działań oraz osób uczestniczących w tym procesie.

Zachowanie klienta

W procesie sprzedaży liczy się nie tylko to, co robi sprzedawca. Znaczenie ma również sposób, w jaki klient reaguje na podejmowane działania.

Salesbook analizuje interakcje klientów z procesem i treściami sprzedażowymi, dzięki czemu sztuczna inteligencja może wykorzystywać sygnały wynikające z rzeczywistego przebiegu relacji, zamiast opierać swoją ocenę wyłącznie na oświadczeniach pracownika.

W praktyce pozwala to spojrzeć na tę szansę również z perspektywy odbiorcy.

Sam fakt, że sprzedawca wykonał określoną czynność, nie oznacza jeszcze, że proces przebiega prawidłowo. Znaczenie ma reakcja klienta oraz kontekst kolejnych interakcji.

Działania handlowca

Drugim aspektem analizy jest aktywność osoby prowadzącej sprzedaż.

Salesbook rejestruje działania w ramach procesu, dzięki czemu Puls AI może analizować szansę w szerszym kontekście niż tylko pojedynczy status.

Pozwala to odróżnić projekty, nad którymi faktycznie trwają prace, od tych, które formalnie nadal pozostają otwarte, ale ich przebieg zaczyna odbiegać od oczekiwań.

Dla menedżera ma to szczególne znaczenie. Brak sfinalizowania sprzedaży nie zawsze wynika z jakości samego leadu. Czasami źródłem problemu jest sposób prowadzenia procesu.

Jakość spotkania również ma znaczenie

Jednym z elementów wymienionych w analizie Puls AI jest jakość spotkań.

To naturalna kontynuacja sposobu działania Salesbooka.

Platforma nie rozpoczyna gromadzenia danych dopiero w momencie, gdy handlowiec wraca do systemu CRM. Aplikacja sprzedażowa jest wykorzystywana już podczas samego spotkania, dzięki czemu system może dysponować informacjami dotyczącymi przebiegu procesu sprzedaży znacznie wcześniej niż tradycyjne narzędzie oparte głównie na ręcznym raportowaniu.

Ma to znaczenie dla oceny szansy.

Dwie firmy mogą zorganizować spotkanie dotyczące produktu i otrzymać ofertę, ale samo odnotowanie tego wydarzenia jako „spotkanie zrealizowane” nie odzwierciedla jego jakości.

Puls AI ma umożliwić uwzględnienie tego szerszego kontekstu podczas oceny stanu realizowanego procesu.

Czy materiały sprzedażowe pomagają w poszerzaniu możliwości?

Kolejnym analizowanym obszarem jest skuteczność materiałów.

Salesbook umożliwia prowadzenie prezentacji i korzystanie z materiałów sprzedażowych bezpośrednio podczas spotkań. Dzięki temu system dysponuje danymi, które w tradycyjnym procesie często pozostają niewidoczne dla systemu CRM.

To ważne, ponieważ prezentacja, kalkulacja, studium przypadku czy inny materiał nie powinny być oceniane wyłącznie przez specjalistę ds. marketingu lub handlowca na podstawie subiektywnych wrażeń.

Ważna jest również ich rola w procesie sprzedaży. Jeśli określone treści regularnie pojawiają się w skutecznych procesach, stanowi to cenną informację. Jeśli nie pomagają one w posuwaniu rozmowy do przodu, również warto o tym wiedzieć.

Puls AI wykorzystuje skuteczność materiałów jako jeden z elementów analizy stanu szansy.

Tempo procesu: sygnał, którego nie widać w samym statusie

Szansa może pozostawać aktywna w systemie CRM przez bardzo długi czas. Nie oznacza to jednak, że przez cały ten czas rozwija się we właściwym kierunku.

Dlatego serwis Puls AI analizuje również tempo postępowania i ewentualne opóźnienia.

To jeden z najbardziej praktycznych elementów całej funkcji.

W lejku bardzo łatwo gromadzą się szanse, które formalnie nie zostały przegrane, więc nadal zwiększają wartość lejka. Z czasem zaczynają jednak bardziej przypominać archiwum nierozstrzygniętych spraw niż przyszły przychód.

Samo przesunięcie terminu zamknięcia nie rozwiązuje tego problemu.

Potrzebna jest informacja, czy dynamika procesu nadal odpowiada temu, czego można oczekiwać od obiecującej szansy sprzedażowej.

Puls AI właśnie wnosi właśnie taką perspektywę.

Ryzyko powinno być widoczne, zanim szansa zostanie zaprzepaszczona

W klasycznym raportowaniu informacja o problemie często pojawia się dopiero na końcu. Szansa zostaje uznana za straconą i dopiero wtedy rozpoczyna się analiza.

Dlaczego klient zrezygnował? Czy konkurencja oferowała niższe ceny? Czy zabrakło kontaktu? Czy oferta została wysłana zbyt późno? Czy proces utknął na wcześniejszym etapie?

Z punktu widzenia poprawy wyniku znacznie większą wartość ma sygnał pojawiający się zanim szansa zostanie uznana za straconą.

Właśnie dlatego Puls AI analizuje ryzyka występujące w lejku sprzedażowym. Oficjalne materiały dotyczące sztucznej inteligencji w Salesbooku wskazują również na rolę systemu w identyfikowaniu momentów ryzyka w trakcie procesu oraz we wspieraniu decyzji sprzedawców.

Nie oznacza to jednak, że sztuczna inteligencja podejmuje decyzję za handlowca.

Daje dodatkową informację, na podstawie której można z wyprzedzeniem ocenić szanse i zdecydować, czy konieczna jest interwencja.

Puls AI działa w ramach procesu, a nie poza nim

To jedna z najważniejszych różnic między funkcją wbudowaną w system CRM a zewnętrznym narzędziem opartym na sztucznej inteligencji.

Handlowiec nie musi eksportować historii szansy, kopiować notatek, opisywać spotkań w osobnym oknie ani pytać modelu językowego:

„Jak oceniasz tę sprzedaż?”.

Sztuczna inteligencja ma już dostęp do kontekstu wynikającego z pracy wykonywanej w Salesbooku.

Najnowsze materiały Salesbooka opisują sztuczną inteligencję jako element codziennego środowiska pracy handlowców i menedżerów, a sam system CRM obejmuje m.in. proces sprzedaży, automatyzację, prognozowanie i raportowanie.

Dzięki temu analiza szansy może stanowić część procesu, a nie odrębne zadanie administracyjne.

Puls AI a deklaratywne prawdopodobieństwo sprzedaży

W wielu procesach CRM szansie przypisuje się określone prawdopodobieństwo zamknięcia. Czasami wynika ono automatycznie z etapu. Czasami jest ustalane ręcznie. Problem pojawia się wtedy, gdy liczba ta zaczyna być traktowana jak fakt.

Jeśli prawdopodobieństwo wynosi 80 procent, łatwo uznać, że sprawa jest praktycznie rozstrzygnięta. Jednak sama wartość procentowa nie daje odpowiedzi na pytania dotyczące tempa procesu, jakości interakcji czy sygnałów ryzyka.

Dlatego Warto traktować Puls AI jako ocenę stanu szansy, a nie jako kolejną deklarację prawdopodobieństwa.

To rozróżnienie ma również znaczenie funkcjonalne. Na aktualnej stronie Salesbooka Puls AI jest definiowany właśnie jako inteligentny wskaźnik kondycji szansy, podczas gdy prognozowanie jest wymienione osobno wśród funkcji systemu CRM.

Wskaźnik „Puls” odnosi się zatem przede wszystkim do jakości i dynamiki przebiegu konkretnego procesu. Wskaźnik „Forecast” odpowiada na szersze pytanie dotyczące oczekiwanych wyników sprzedaży. Obie informacje mogą się wzajemnie uzupełniać, ale nie są tym samym.

Co oferuje Co Puls AI handlowcowi?

Z punktu widzenia sprzedawcy Puls AI może służyć jako dodatkowy sygnał pomagający zdecydować, na co zwrócić uwagę. Przeciętny sprzedawca B2B nie zajmuje się tylko jedną szansą. Ma ich wiele.

Każda z nich znajduje się na innym etapie, wymaga innych działań i rozwija się w innym tempie. W takiej sytuacji łatwo jest poświęcać czas klientom, z którymi najłatwiej się kontaktować, albo tym, których sprawę po prostu najlepiej pamiętamy.

Puls AI wzbogaca tę decyzję o dodatkowy poziom danych.

Jeśli sytuacja związana z ważną szansą zaczyna się pogarszać, handlowiec może sprawdzić, co się wydarzyło w trakcie procesu, zamiast odkrywać problem dopiero wtedy, gdy klient zdecyduje się na konkurencję.

Jeśli inna szansa rozwija się prawidłowo, to również jest to informacja przydatna przy ustalaniu priorytetów.

Nie chodzi o to, żeby inwestor przestał oceniać swoje szanse, ale o to, żeby jego doświadczenie można było zestawić z informacjami wynikającymi z danych.

Co oferuje menedżerowi ds. sprzedaży Co Puls AI?

Dla menedżera różnica ta jest jeszcze większa.

Wyobraźmy sobie zespół dziesięciu handlowców, z których każdy prowadzi po kilkadziesiąt aktywnych szans sprzedaży.

Ręczna analiza każdego procesu jest praktycznie niemożliwa.

W rezultacie przegląd potoku danych bardzo często wygląda następująco:

• „Co z tym klientem?”

• „No dobrze, czekamy na decyzję.”

• „A ta oferta?”

• „Też dobrze, trzeba to zamknąć.”

• „A tutaj?”

• „Klient wciąż to rozważa.”

Kierownik otrzymuje interpretację sprzedawcy. Jest ona potrzebna, ale nadal pozostaje jedynie interpretacją.

Puls AI pozwala wzbogacić rozmowę o perspektywę opartą na danych pochodzących z procesu.

Zamiast analizować każdą szansę równie dokładnie, menedżer może skupić się na tych, w których pojawia się ryzyko, spowolnienie lub inne sygnały wymagające analizy.

W praktyce oznacza to przejście od zarządzania całym potokiem danych, rekord po rekordzie, do zarządzania wyjątkami.

Właśnie w przypadku dużych zespołów taka zmiana ma największe znaczenie.

Rurociąg może być duży, a jednocześnie słaby

Wartość pipeline’u sama w sobie stanowi kuszący wskaźnik KPI. Jeśli firma ma w lejku 10 mln zł potencjalnej sprzedaży, wynik wygląda dobrze. Dopóki nie zaczniemy pytać o jakość tych 10 mln.

• Jakie szanse ma to rzeczywiście na rozwój?

• Od ilu tygodni nic się nie dzieje?

• U ilu klientów pojawiły się sygnały ryzyka?

• Które procesy zapewniają odpowiednie tempo?

• W jakich sytuacjach sprzedawca podejmuje działania, a klient nie wykazuje podobnego poziomu zaangażowania?

Puls AI powstał właśnie po to, by uzupełnić ilościowy obraz lejka o informacje dotyczące jego stanu.

Salesbook oferuje rozbudowaną analitykę procesu, a Puls AI uzupełnia ją o interpretację sygnałów pojawiających się podczas sprzedaży. Dzięki temu menedżer nie musi skupiać się wyłącznie na tym, plik znajduje się w potoku. Może również analizować, co się dzieje w tych szansach.

Puls AI może pomóc w przeprowadzaniu lepszej oceny procesów

Dobre spotkanie poświęcone przeglądowi potencjalnych klientów nie powinno polegać na odczytywaniu na głos danych z systemu CRM.

Dane są już w systemie. Czas menedżera i handlowca warto poświęcić na podejmowanie decyzji.

• Która z tych szans wymaga dodatkowego wsparcia?
• W jakich sytuacjach konieczny jest udział kierownika?
• Czy warto zmienić sposób prowadzenia postępowania?
• Czy trzeba zwrócić się do klienta z innym argumentem?
• Czy szansa powinna nadal figurować w prognozie?

Puls AI może stanowić dodatkowy punkt odniesienia podczas takich rozmów, ponieważ pozwala skupić uwagę na kondycji szans, a nie wyłącznie na ich etapie czy deklarowanej wartości.

W rezultacie przegląd procesu może mniej przypominać sporządzanie raportów dotyczących wydarzeń, które już miały miejsce w systemie CRM, a bardziej pracę nad tym, co należy zrobić dalej.

Dane zamiast rekonstrukcji przebiegu wydarzeń po fakcie

Największym problemem wielu systemów CRM nie jest brak danych. Problemem jest sposób, w jaki powstają.

Jeśli większość informacji trafia do systemu dopiero wtedy, gdy handlowiec ręcznie opisuje spotkanie, ocena tego procesu zależy od jego pamięci, czasu oraz sposobu sporządzania raportów.

Salesbook od samego początku został zaprojektowany inaczej.

Aplikacja dla handlowca działa na każdym etapie procesu sprzedaży: wspiera spotkania, prezentacje, przygotowywanie ofert i kolejne działania, a system CRM tworzy historię relacji oraz ścieżkę sprzedaży. Obecna oferta platformy łączy te elementy w jednym środowisku.

Dzięki temu Puls AI może opierać się na większej liczbie sygnałów niż sam status szansy. Jest to szczególnie ważne w analizie kondycji. Im więcej danych powstaje automatycznie podczas rzeczywistej pracy, tym mniej trzeba polegać na późniejszej rekonstrukcji wydarzeń.

Sztuczna inteligencja nie podejmuje decyzji w imieniu menedżera

Puls AI nie powinien być traktowany jak wyrocznia.

Sprzedaż B2B jest zbyt złożona, by pojedynczy wskaźnik mógł zastąpić wiedzę handlowca, kontekst biznesowy i ocenę kierownika.

• Klient może nagle zmienić budżet.
• Może zmienić się osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji.
• Projekt może zostać wstrzymany z przyczyn, które nie są jeszcze widoczne w systemie CRM.
• Może też pojawić się bardzo dobra okazja, która z przyczyn proceduralnych przez kilka tygodni wydaje się mało dynamiczna.

Dlatego wartość Puls AI leży gdzie indziej. System zapewnia inny punkt widzenia.

• Handlowiec zna tę historię.
• Kierownik zna proces i zespół.
• Puls AI analizuje dane związane z daną szansą.

Dopiero połączenie tych trzech punktów widzenia pozwala podejmować lepsze decyzje.

Takie podejście jest również zgodne z kierunkiem działania sztucznej inteligencji opisanym przez Salesbook: system ma sygnalizować sytuacje ryzyka i wspierać podejmowanie decyzji, pozostawiając kontrolę w rękach użytkowników.

Puls AI jako część większego systemu informacji o sprzedaży

Puls AI nie działa w oderwaniu od pozostałych elementów Salesbooka.

System CRM przechowuje historię klienta oraz informacje o potencjalnych transakcjach. Aplikacja sprzedażowa dostarcza informacje z spotkań i prezentacji. System rejestruje przebieg procesu. Analizy pozwalają śledzić wyniki zespołu. Funkcje sztucznej inteligencji wykorzystują zgromadzone dane kontekstowe do dalszej interpretacji danych.

W tym układzie Puls AI pełni bardzo konkretną rolę. Ma na celu przedstawienie stanu danej szansy sprzedażowej.

Discovery AI szybciej odpowiada na pytania dotyczące firmy, jej potencjału i osób podejmujących decyzje.

Puls AI skupia się na tym, co dzieje się w trakcie realizacji konkretnego procesu.

Dzięki temu sztuczna inteligencja nie jest jedną funkcją, która próbuje zajmować się wszystkim. Poszczególne narzędzia odpowiadają na różne pytania pojawiające się na kolejnych etapach sprzedaży.

Podsumowanie. Pipeline wskazuje możliwości. Puls AI pomaga ocenić ich stan

System CRM może wskazać, że firma posiada 120 aktywnych szans o łącznej wartości kilku milionów złotych. To ważna informacja.

Jednak dla osoby zarządzającej sprzedażą znacznie ważniejsze jest kolejne pytanie:

Jakie są szanse na to?

Puls AI analizuje zachowania klientów, działania handlowców, jakość spotkań, skuteczność materiałów, ryzyko w lejku sprzedażowym, tempo procesów oraz opóźnienia. Na tej podstawie dostarcza dodatkowych informacji na temat stanu danej szansy sprzedażowej.

Dla handlowca oznacza to możliwość wcześniejszego zauważenia, że ważny proces wymaga uwagi.

Dla menedżera stanowi to dodatkową podstawę do pracy z procesem rekrutacyjnym i zespołem.

Dla zarządu oznacza to możliwość spojrzenia na sprzedaż nie tylko przez pryzmat sumy wartości wprowadzonych do systemu CRM, ale także przez pryzmat jakości procesów, z których ta przyszła sprzedaż ma wynikać.

Może się zdarzyć, że szansa sprzedażowa jest otwarta. Może mieć wysoką wartość. Może nawet znajdować się na końcu lejka. A mimo to jej „puls” może mówić o czymś zupełnie innym.